A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: 2020.VII.1. -

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: 2020.VII.1. -Jogtár

6. oldal

9. Az

iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése

9. §

(1) A közlevéltár a 8. § szerinti ellenőrzés tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó iratokat keletkeztető szerv iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi.

(2) A

közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során

a) a

szerv irattári tervének figyelembevételével megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely maradandó értékű iratokat tartalmaz;

b) ha

a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége merül fel a selejtezés szabályszerűségét illetően, a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a selejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat; és

c) a

szerv által selejtezésre kijelölt iratok közül a tartalmuk alapján maradandó értékűnek ítélt ügyiratokat vagy tételeket visszatarthat abból a célból, hogy azt levéltári megőrzésre átvegye.

(3) Az

ellenőrzést követően a közlevéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát a (4) bekezdés szerint záradékolja, és egy példányát a szerv részére visszaküldi.

(4) Ha

a közlevéltár

a) a

selejtezést szabályszerűnek találta, a záradék szövege a következő: „A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők.";

b) a

selejtezés ellenőrzése során a selejtezésben hibákat talál és megállapítja, hogy

ba) az észlelt hiányosságok egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, vagy a levéltár egyes ügyiratokat, illetve tételeket maradandó értékűnek ítél, a a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, és a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a *-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők.";

bb) az észlelt hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, akkor a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szükségesnek tartja, s a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint selejtezésre javasolt iratok a **-gal jelölt tételek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, levéltári szempontból megsemmisíthetők. A **-gal jelölt tételeket újból selejtezés alá kell vonni a ... számú iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv alkalmazásával.".

(5) Ha

a közlevéltár a selejtezés ellenőrzése során a (4) bekezdés b) pont ba) vagy bb) alpontjaiban meghatározottak szerint nem kiküszöbölhető hiányosságokat tapasztal, a selejtezési jegyzőkönyvet nem záradékolja, és a selejtezési jegyzőkönyv kézhezvételétől számított 15 napon belül a szerv vezetőjét legalább 15 napos határidő tűzésével hiánypótlásra vagy a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. A szervnek küldött levélben pontosan meg kell határozni a selejtezésben észlelt hiányosságokat. A közlevéltár a hiányosságok kiküszöbölésére javaslatot tehet.

=£□(6)1 Ha a selejtezést az iratokban rendkívüli esemény következtében bekövetkezett helyrehozhatatlan károsodás miatt a levéltár rendelte el, a selejtezési jegykönyvben fel kell tüntetni a kényszerselejtezés pontos okát, a károsodást előidéző esemény leírását. Ha a levéltár meggyőződött az iratok kényszerselejtezésének indokoltságáról, a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerinti iratok károsodás miatti kényszerselejtezését megalapozottnak értékelem, azok megsemmisíthetők. Dátum, aláírás."

1 Beiktatta: 20/2020. (VI. 10.) EMMI

rendelet

1. §. Hatályos: 2020. VII. 1-től.