A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: közlönyállapot (2015.v.27.)

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: közlönyállapot (2015.V.27.)

Jogtár

14. oldal

(2) A

törzskönyvi nyilvántartást a közlevéltár elektronikusan vezeti, és adatállományát az MNL által meghatározott adatszerkezetben és formátumban évente, az előző év december 31-i állapotnak megfelelően február 28-áig az MNL részére átadja. Az MNL a közlevéltár által átadott törzskönyvi adatállományt maradandó értékű iratként kezeli, és gondoskodik megőrzéséről.

(3) A

törzskönyvi nyilvántartás tartalmazza:

a) a

fond levéltári törzsszámát, címét és évkörét;

b) a

fond állagainak levéltári törzsszámát, címét és évkörét;

c) a

fond vagy az állag adathordozójának típusát, terjedelmét

ca) iratfolyóméterben,

eb) darabszám szerint nyilvántartott iratanyag esetén annak számában,

cc) nem papír alapú adathordozó esetén az adathordozó jellegéből adódó mértékegységben,

cd) elektronikus iratok esetén a fájl méretében, formátumában és darabszámában, valamint

d) a

raktári egységeket típusában és számában.

(4) Az

új fondokat kialakításuk sorrendjében és levéltári törzsszámúk feltüntetésével folyamatosan kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni.

(5) A

törzskönyvi nyilvántartásba be kell vezetni a már nyilvántartásba vett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása során, valamint az iratátvételekkel vagy az iratátadásokkal előállt változást.

(6) A

(4) és (5) bekezdésben előírt bejegyzéseket az új fond kialakításától, illetve a változás bekövetkezésétől számított 30 napon belül a vonatkozó ügyirat iktatószámának feltüntetésével kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni.

(7) Az

MNL - a közlevéltárak által a (2) bekezdés szerint átadott törzskönyvi nyilvántartási adatok felhasználásával a (3) bekezdés a)-c) pontjaiban meghatározott adatokból - évente összeállítja a közlevéltárak egységes törzskönyvi adatbázisát, és azt a honlapján közzéteszi.

33. §

(1) A levéltár a gyarapodási naplóban tartja nyilván az általa bármely jogcímen végleges őrzésre átvett levéltári anyagot.

(2) A

gyarapodási napló az átvétel időbeli sorrendjének megfelelően, évente újrakezdődő sorszámozott tételekben tartalmazza:

a) a

sorszámot;

b) az

átvétel időpontját;

c) a

levéltári anyagot átadó szerv vagy személy nevét és postai címét;

d) az

átvétel jogcímét;

e) az

átvett anyag megnevezését, évkörét és iratfolyóméterben megadott mennyiségét, levéltári jelzetét;

f) elektronikus

iratok esetén a fájl méretét, formátumát és darabszámát;

g) az

átvétellel kapcsolatos ügyirat levéltári iktatószámát; valamint

h) elektronikus

iratátadási megállapodás alapján, hálózati úton átvett elektronikus iratok esetén azoknak az átvevő levéltárral egyeztetett módon képzett azonosítóját.

(3) A

gyarapodási naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja, a gyarapodást összesíti és a gyarapodási naplót hitelesíti.

34. §

(1) A levéltár fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából véglegesen kikerült, a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot.

(2 )

A fogyatéki napló tartalmazza:

a) a

sorszámot;

b) a

kikerülés időpontját;

c) a

kikerülés jogcímét;

d) kiadás

esetén azon szerv nevét és postacímét, ahová a levéltár az anyagot kiadta;

e) a

kikerült anyag levéltári törzsszámát;

f) a

kikerült anyag címét vagy megnevezését;

g) levéltári

jelzetét;