A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: közlönyállapot (2015.v.27.)

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak Jogtár

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: közlönyállapot (2015.V.27.) 12. oldal

(5) A

levéltári egység a levéltári jelzet mellett azonosítási adatként címmel rendelkezik. Egy adott levéltári egység címe a hierarchiában fölötte elhelyezkedő levéltári szinteken található nagyobb levéltári egységek címével együtt azonosíthatóvá teszi az adott levéltári egységet, és kifejezi annak a levéltári hierarchiában elfoglalt helyét.

(6) A

levéltári anyagot a nyilvántartás megbízhatósága és a használhatóság elősegítése érdekében legalább középszinten, a minősített adatot tartalmazó levéltári anyagot darabszinten kell rendezni.

(7) Az

(1) bekezdésben meghatározott rendezés végrehajtását követően az iratanyagban, ha ez indokolt, további feldolgozó munka keretében továbbrendezést, ellenőrző rendezést, kiegészítő rendezést kell végezni.

(8) A

rendezettség! szint az iratanyag jellegétől függően az egyes törzsegységeken belüli alacsonyabb szintű levéltári egységekben egymástól eltérhet.

19. A

levéltári selejtezés

28. §

(1) A levéltár az őrzésében lévő levéltári anyag egyes fondjaiból azokat az iratokat, amelyek nem minősülnek maradandó értékűnek, selejtezéssel különíti el.

(2) A

(4) bekezdésben foglaltak kivételével selejtezés előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján végezhető.

A selejtezési tervnek tartalmaznia kell:

a) a

fondképző levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, valamint

b) az

ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, utalva a selejtezhetőségre.

(3) Ha

a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok figyelembevételével kell elkészíteni.

(4) Selejtezési

tervet nem kell készíteni

a) az

olyan fond esetében, amelynek selejtezéséről jogszabály rendelkezik, vagy a selejtezés időpontjában is hatályos irattári terv vagy selejtezési ügykörjegyzék áll rendelkezésre,

b) kizárólag

többespéldányok, borítékok, tértivevények, a szervhez érkezett nyomtatott és sokszorosított meghívók selejtezésekor,

c) irodaszer-,

telefon- és hivatali járműhasználattal kapcsolatos iratok, úti elszámolások selejtezésekor, vagy

d) rögzített

információt, adategyüttest nem tartalmazó iratok, dokumentumok selejtezésekor.

(5) A

selejtezési eljárás befejezésekor selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell

a) a

selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét,

b) a

selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, selejtezési ügykörjegyzék vagy a (2) bekezdés szerinti selejtezési terv megnevezését,

c) a

selejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit,

d) a

selejtezett anyag mennyiségét,

e) a

selejtezés időpontját, és

f) a

selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét.

(6) A

levéltár a selejtezési tervet, valamint a selejtezésről készített jegyzőkönyvet megküldi a szakfelügyelőnek, aki véleményével ellátva elbírálás céljából a vezető szakfelügyelőnek terjeszti fel.

(7) A

vezető szakfelügyelő által jóváhagyott, és a levéltár részére visszaküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján selejtezett iratok megsemmisítéséről a levéltár vezetője a jogszabályban és a levéltár belső szabályzatában előírt adatvédelmi és biztonsági követelmények figyelembevételével gondoskodik.

(8) A

(2)-(7) bekezdés szerint kell eljárnia a nyilvános magánlevéltárnak, ha a selejtezést köziratnak minősülő levéltári anyagban végzi.