Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. (Módosítással) • 2002.04.13 [10/2002. (IV. 13.) NKÖM sz. rendelet = Magyar Közlöny 2002/47.]

(2) A fondszerkesztésról szóló Ajánlásban felsorolt főcsoportokon belül a területi általános levéltár a fondokat azok fondképzői jellegéből meghatározott csoportok valamelyikébe is beosztja. (3) Az (l)-(2) bekezdés szerinti főcsoportokon, illetőleg csoportokon belül a fond azonosító számot kap, amely a főcsoport római számával együtt a fond törzsszámát alkotja. (4) A Magyar Országos Levéltár és az Ltv. 19-21. §-a szerinti közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak anyaguk rendszerét és jelzetelési módját a fondszerkesztés általános elvei, valamint saját hagyományaik alapján maguk határozzák meg. 28. § (1) A regisztratúra jellegű fond a fondképző szervezeti és működési rendje, valamint a fondra jellemző egyéb ismérvek figyelembevételével tovább tagolható, vagyis a fondon belül állagok alakíthatók ki. (2) A gyűjtemény jellegű fond rendszerét és struktúráját a fondkialakító határozza meg. A gyűjteményen belüli állagokat az azonos fondképzőtől származó levéltári anyagból vagy a különböző fondképzőktől származó azonos tárgyú (pl. szabályrendeletek) vagy azonos tárolási módot igénylő (pl. térképek, tervrajzok) iratokból célszerű kialakítani. (3) Indokolt esetben és szakmai ismérvek alapján a fondon (illetőleg annak egyes állagain belül) sorozatok is kialakíthatók. A levéltári anyag rendezése 29. § (1) Rendezetlen az az iratanyag, amelyben a fondok vagy a fondon belül az állagok szétválasztása nem történt meg. (2) A levéltár a rendezési munka során - az eredeti irattári rend lehetőség szerinti megtartására, illetve helyreállítására törekedve - a levéltári anyagot a rendezési szintek (alap-, közép- és darabszint) szakmai ismérveinek megfelelően kialakított levéltári egységekre tagolja. (3) Rendezést írásban rögzített és az illetékes szakmai vezető által jóváhagyott rendezési terv alapján lehet végezni. A rendezési terv egy példányát a fonddossziéban (39. §) kell elhelyezni. A rendezési terv tartalmazza a fondképző rövid történetét, feladat- és hatáskörét, szervezeti felépítését, iratkezelési rendszerét, az iratanyag mennyiségét, állapotát, továbbá a rendezés szintjét. (4) A rendezés során kialakított levéltári egységek rendszerbeli helyét a levéltári jelzet fejezi ki, amelynek alapján biztosítható az iratok azonosítása, visszakereshetősége. Egy adott levéltári egység levéltári jelzete a legnagyobb levéltári egységből kiindulva - a levéltári vertikális tagolódásnak megfelelően - tartalmazza mindazoknak a levéltári egységeknek szavakkal vagy jelekkel kifejezett címét vagy nevét, amelyekbe az adott levéltári egység beletartozik. A levéltári jelzetet a levéltári egységeken fel kell tüntetni. 30. § (1) Alapszinten rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes fondok vagy - állagokra tagolódó fondok esetében - az egyes állagok egymástól már el vannak különítve, egy-egy fondon vagy állagon belül az iratok még nincsenek rendezve. (2) Középszinten rendezett az az iratanyag, amelyben a fondon vagy állagon belül egy raktári egységet általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket alakítottak ki. (3) Darabszinten rendezett az az iratanyag, amelyen belül a legkisebb levéltári egységek az ügyiratdarabok, illetve az egyes iratok. (4) A levéltári anyagot a nyilvántartás megbízhatósága és a használhatóság elősegítése érdekében legalább középszinten kell rendezni. A levéltári selejtezés 31. § (1) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag egyes fondjaiból azokat az iratokat, amelyek az Ltv. 3. §-ának j) pontja szerint nem minősülnek maradandó értékűnek, selejtezés útján távolítja el. (2) A (4) bekezdésben foglaltak kivételével selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni. A selejtezési tervnek tartalmaznia kell a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, illetőleg az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, s utalnia kell ezek selejtezhetőségére. A selejtezési tervet a levéltár a szakfelügyelet útján terjeszti fel jóváhagyásra a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez. (3) Ha a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok alapján célszerű elkészíteni.