Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Pintér Ilona: Gondolatok Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez c. cikkének kapcsán. • 2001. [LSZ 2001/3. 75-77. p.]
Az 1962. évi fondjegyzék-szerkesztési munkautasítás tartalmazta azt a tételt, amely szerint a fond törzsszáma állandó, meg nem változtatható. Aki hasonlított már össze azonos helyen különböző években megjelent fondjegyzékeket, tapasztalhatta, hogy ez az elv elég sokszor sérült. Pedig csak ennek az elvnek a következetes alkalmazása révén érhetjük el, hogy a törzsszám és a szavakkal kifejezett cím jelentése ugyanaz legyen. Mert ez a lényeg, ez a működő rendszer alapja. A törzsszámok állandóságának elve azt hivatott biztosítani, hogy a rendszeren belül minden lényeges változás követhető legyen. Lehet fondokat/állagokat megszüntetni, máshová besorolni, újakat felvenni, új fondföcsoportokat nyitni stb., de úgy, hogy minden törzsszám csak egyszer használható fel — vagyis egy adott törzsszám csak egy adott irategyütteshez kapcsolható. Ha a fond/állag bármely okból eltűnik — pl. kiderül, hogy nem a megfelelő fondfőcsoportba lett besorolva, vagy hogy értéktelen, levéltári őrizetet nem érdemlő iratokat tartalmaz —, eltűnik a törzsszáma is, pontosabban: üresen marad. Az új fondot/állagot új, még fel nem használt törzsszámra kell tenni. Az ebből származó átláthatóság a nyilvántartási rendszer lényege. így tudható, hogy hol volt egy adott irategyüttes az eredeti felvétel idején, mikor és miért kellett másik helyre sorolni, mikor és miért szűnt meg, hová lettek az esetleg belőle kivált irategyüttesek. A mikorokra, miértekre és hogyanokra természetesen nem a törzsszám felel, hanem a hozzá kapcsolt nyilvántartások, közülük is leginkább a fonddosszié és a fondtörzskönyv. Ha több irataegyüttes tartozna ugyanahhoz a törzsszámhoz, ezt az áttekinthetőséget lehetetlen volna biztosítani. Nyilvántartási rendszerünkben törzsszámuk a fondoknak és az állagoknak van, vagyis a fondtörzsszám és állagtörzsszám ugyanaz a kategória. Ember Győző terminológiai lexikona nem is ismeri a kétféle kifejezést, hanem csupán törzsszámról beszél, amelynek definíciója a következő: „A fondok és az állagok jelekkel kifejezett jelzetének közös neve". A törzsszám helyett a közbeszédben & fondtörzsszám kifejezést használjuk. Ez ugyanaz az eset, mint amikor fondjegyzéket mondunk a szabályszerű fond- és állagjegyzék helyett.) A munkautasításaink is fondtörzs számot emlegetnek csak, de nem azért, mert az állagtörzsszámra más szabályok vonatkoznak, hanem azért, mert beleértődik a fondtörzsszám szó jelentésébe. Nem lehet tehát különbség a fond és az állag törzsszámával kapcsolatban követendő eljárásban. Ennek rögzítését nagyon lényegesnek tartom az előttünk álló feladatok végrehajtásának megkezdése előtt. Elődeink kimunkálták a levéltári anyag nyilvántartási rendszerét, és megadták az azon való változtatások irányelveit. Ne tegyünk úgy, mintha ez az egész nem létezne! Ha mégis úgy teszünk, csak annyit fogunk elérni, hogy megszüljük a magunk kis káoszait, amelyekkel alaposan meg fogjuk nehezíteni nemcsak a magunk életét, hanem az utódainkét is. Pintér Hona 11
