Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]
(3) A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. A kérőlap iktatószámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében nem nyilvános iratként meg kell őrizni. (4) A kísérőlapra a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, a levéltári anyag mennyiségére vagy állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. A kísérőlapon fel kell tüntetni azt is, hogy a levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, vagy a levéltári anyag a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni; a levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kutatótermi felügyelő a kísérőlapon igazolja és azt a kutatónak átadja. (5) Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatótermi szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti. Megjegyzés: A kérőlap és a kísérőlap adatai megegyeznek. A kísérőlap és a kérőlap azonos adatait ötvözni kell (egy lapon, két példányban legyen kitölthető). így elkerülhető a kétszeres adminisztráció. (Egyes levéltárakban már manapság is ez a gyakorlat — MOL, BFL.) Az őrjegyet ne a kutató, a levéltáros töltse ki. A kutatótermi napló kimaradt, vagy nem is lesz a jövőben? Hiányzik a kutatással kapcsolatos adminisztrációból a kutatás tárgyának, témájának megjelölése, amelyről valahol gondoskodni kell. A kutatás témáját, tárgyát a levéltárosnak ismernie kell, e nélkül ugyanis nem lehetséges a kutató megfelelő színvonalú kiszolgálása. Nagyobb levéltárakban pl. a referensekkel is konzultál a kutatótermi felügyelő, a tárgy, téma hiányában ez megoldhatatlan. Ha a látogatójegy időszakra, pl. évre szóló elképzelhető, hogy évközben változik a kutatás témája, tehát nem biztos, hogy ekkor kellene közölni. De fel lehetne tüntetni a kutatás tárgyát a kérőlapon. A kérőlapokat a róluk vezetett nyilvántartással együtt a levéltár nem nyilvános iratként őrzi, tehát az adatvédelem biztosított. A megoldást várjuk a minisztérium jogász szakértőitől. 49. § A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek esetében tíz kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig öt filmtekercsben maximálhatja. Megjegyzés: A kutatás folyamatának részletezését ilyen szinten felesleges szabályozni. Annál inkább, mert a részletek előírásában jelenleg több ellentmondás is található. A 49. § pl. részletesen meghatározza az egyszerre beadható kérőlapok számát, s a kérőlapokon szerepeltetett anyagok mennyiségét. De naponta hány alkalommal adhatók be kérőlapok „egyszerre"? Ennek meghatározása nélkül az egész mennyiségi kérdés relatívvá válik. A gyakorlati kivitelezésnek itt számos módja lehet, a helyi kutatási szabályzatoknak kell a részleteket meghatározni. 47
