Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

-fé) (5) A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét, annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt c, a selejtezés alapjául szolgáló selejtezési terv, ügykörjegyzék, illetve irattári terv megnevezését, a kiselejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit, a kiselejtezett anyag mennyiségét, végül a selejtezés időpontját, a selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét. Megjegyzés

: a két személy (a selejtezést végző és a selejtezésért felelős) nem biztos, hogy ugyanaz, ezért kell a kiegészítés (7) A levéltár a az általános (4) bekezdés alapján végrehajtott selejtezésről készített jegyzőkönyvet a szakfelügyelet útján jóváhagyás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez terjeszti fel. A (2) és (3) bekezdésben leírt selejtezésről készült jegyzőkönyvet a szakfelügyelő hagyja jóvá. A selejtezési jegyzőkönyvek elintézési határideje 30 nap. Megjegyzés

: A selejtezés előkészítése során az ügykörjegyzékek, irattári tervek felülvizsgálatát a szakfelügyelő, ül. a selejtezési terveket a minisztérium jóváhagyja, ezért a selejtezési jegyzőkönyvek jóváhagyása már csak egy ellenőrzés, amelynek intézése bőven belefér az államigazgatási eljárásban előírt 30 napos ügyintézési határidőbe. Kérdés: miután a selejtezés egy, a minisztérium által jóváhagyott terv, mintegy előzetes jóváhagyás alapján történik, nem lenne elegendő és főleg gyorsabb, ha valamennyi selejtezési jegyzőkönyvet a szakfelügyelő hagyná jóvá? A raktári rend kialakítása 32. § (2) Középszintű rendezettség esetén! a 30. § (2) bekezdésének a) f) pontjában felsorolt iratanyag terjedelme a legkisebb raktári egységet általában nem haladhatja meg. A raktári egységeket a 30 § (2) bekezdésében foglaltak alapján elvégzett rendezés során kialakított legkisebb levéltári egységekből kell kialakítani. A több raktári egységre terjedő legkisebb levéltári egység (egy adott alapszámhoz, rendszámhoz, csoportszámhoz, irattári tételszámhoz, ügyköri vagy tárgyi egységhez tartozó iratok) raktári egységeit az irattári rendszerből adódó tagolás alapján kell kialakítani. Megjegyzés: A módosítás indoklása: raktári egységeket nemcsak középszintű rendezettség esetén kell kialakítani. Manapság az iratátadás-átvételek során is kialakulnak egyfajta raktári egységek. Az első mondat második fele a raktári egységek kialakítása szempontjából értelmezhetetlen volt. A második mondatot pedig a pontosítás érdekében ki kell egészíteni a levéltári egység fogalmával. (3) A raktári egységeket raktári jelzettel kell ellátni. A raktári jelzetnek tartalmaznia kell a fond (állag) törzsszámát, címet nevét és az adott raktári egységnek fondonkéat, illetve állagonként belüli helyét (sorszámát). A raktári egységek fondon, illetve állagon belüli helyét a fondonként illetve, állagos fond esetében az állagonként eggyel újrakezdődően adott sorszámét határozza meg. Megjegyzés: a tervezetben keveredett a raktári jelzet fogalma, és raktári egységek sorszámozásának módja, ez utóbbi ráadásul hiányosan került megfogalmazásra. 36