Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

A rendezési terv tartalmazza; a fondképző rövid történetét, feladat- és hatáskörét, szervezeti felépítését, iratkezelési rendszerét, vagy az ezek megállapítása érdekében elvégzendő feladatokat, az iratanyag mennyiségét, állapotát, továbbá a rendezés módját a fondon belül a rendezés során kialakítandó rendezettségi szinteket. (4) A rendezés során kialakított levéltári egységek rendszerbeli helyét a levéltári jelzet fejezi ki, amely az iratok azonosítását is lehetővé teszi. A levéltári jelzetet az egységeken fel kell tüntetni. Megjegyzés: A második mondat értelmezése enyhén szólva problematikus: A levéltári jelzet tartalmazza a levéltár nevét (pl.: BKMÖL=Bács-Kiskun M. Önk. Lt-a), a levéltári egység nevét vagy annakjeiét (pl.: IV. 1504. c/=fondfőcsop., fond, állag), és az adott irat rendszerbeli helyét (pl.: III. 1840/8.= III. sz. tárgycsoporton belül az 1840. évben 8. sz. irat). Ahhoz, hogy az iratok azonosítását is lehetővé tegye — a második mondat szerint — az iratra, a rajta lévő számsor mellé (III. 1840/8), fel kellene írni a jelzet többi adatát (IV. 1504. cl). És természetesen nemcsak erre az egy iratra, hanem az összesre. Ezt akarja mondani a rendelet? Ha nem, akkor mit? Milyen egységekre gondolt a mondat alkotója? A levéltári egységekre, azaz az iratokra, aktákra? Esetleg a raktári egységekre? Az utóbbiakra biztosan nem, mert a tervezet 32. § (3) bek.: „A raktári egységeket raktári jelzettel kell ellátni. A raktári jelzetnek tartalmaznia kell a fond (állag) törzsszámát, címét és az adott raktári egységnek fondonként, illetve állagonként újrakezdődő sorszámát." De levéltári egységekre sem valószínű, mert azok a raktári jegyzékben jelennek meg, de ott sem egyenként! (40. § (3) bek. b) és c) pontok) Egyetlen esetben lehet értelme a második mondatnak, ha az iratok a rendezés előtt nem voltak ellátva sem iktatószámmal, sem tételszámmal, sem másfajta irattári jellel, vagy ha volt valamiféle nyilvántartásra alkalmas adatuk (pl. dátum), az a rendezés során kiegészült vagy megváltozott. Ebben az esetben az iratok a rendszerbeli helyüket meghatározó jelzetet (pl. sorszámot) csak a rendezés során kapnak — de ilyenkor is elegendő a levéltári jelzet utolsó, az egyes iratoknak az adott, vagy kialakított rendszerbeli helyét meghatározó tagjának a feltüntetése. A példánál maradva: III. 1840/8. Ennek szükségességét sem itt, hanem a különböző rendezettségi szintek meghatározásakor kell megfogalmazni. A második mondat törlendő, helyette a levéltári jelzet tagjainak felsorolását javasoljuk: (4) A rendezés során kialakított levéltári egységek rendszerbeli helyét a levéltári jelzet fejezi ki, amelynek alapján biztosítható az iratok azonosítása, visszakereshetősége azonosítását is lehetővé teszi. A levéltári jelzet tartalmazza a levéltár nevét, valamint a kialakított levéltári egységek (fondfőcsoport, szekció, fond, állag, ügyirat vagy ügyiratdarab) nevét vagy jelét. 30. § Megjegyzés: A levéltári iratanyag fondon, illetőleg állagon belül alap-, közép-, darabszinten rendezhető. A rendezési feladatoknak „a nyilvántartás megbízhatósága és a használhatóság elősegítése érdekében" a rendezendő anyaghoz kell igazodni. Ennek megvalósítását gátolhatja, ha a rendezettségi szintek közül csak a középszint kerül meghatározásra. A tervezet ráadásul, mint valami általános, kötelezően elérendő célt fogalmazza meg: „legalább középszinten". Az alap-, és darabszinten való rendezés ismérvei kimaradtak. Lehetséges megoldás, ha valamennyi megfogalmazásra kerül a fogalomtárban, ebben az esetben elegendő az (1) bekezdésben felsorolni az egyes szinteket. Ha ez nem elfogadható, akkor a (2)-ban kellene pontosan, szintenként részletesen, valamennyit leírni. Az (l)-(2) bekezdés javasolt megfogalmazása egy általános minimum, amely biztosítja a fondon belül, az anyaghoz igazodóan az optimális rendezettségi szint kialakítását, lehetnek ugyanis olyan állagok, vagy sorozatok a fondon belül, amit alapszinten célszerű hagyni, de 33