Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések
Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]
Az iratkezelési szabályzatok végrehajtásának közlevéltári ellenőrzése 9.§ (2) A közlevéltár éves ellenőrzési tervét úgy állítja össze, hogy a kiemelt jelentőségű, az országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi önkormányzati hivatalok iratkezelésének ellenőrzésére lehetőleg kétévenként, a többi szerv iratkezelésének ellenőrzésére pedig ötévenként legalább egyszer kerüljön sor. Megjegyzés: A (2) bekezdésben leírtak indokoltságát többen megkérdőjelezték, végül is a többség a fenti kiegészítéssel elfogadta a tervezet szövegét. (3) Az ellenőrzés (új) az elektronikus iratkezelés átfogó és részletes vizsgálatára terjed ki. Megjegyzés: a 8. § új e) pontjából következő kiegészítés (4) Az ellenőrzés során észlelt súlyosabb hibák és hiányosságok esetén a közlevéltár az Ltv. 11. §ának b) és c) pontjában foglaltak szerint jár el. Megjegyzés: a paragrafus kiegészítendő az irattárral szemben támasztott követelményekkel, amelyek meglétét a levéltárosnak vizsgálnia kell. A kiegészítés szükségességéhez indoklás: nincs minden iratkezelési szabályzatban, mintákban, ill. országos hatáskörű szervezetekében sem. Sok felesleges vitától kímélné meg a levéltárosokat és az irattárak kialakíttatása területén is talán előbbre lehetne lépni. A szövegezéshez javaslat: Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani. Az iratőrző helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett, nem veszélyeztetik közművezetékek. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabilan, vagy mobil rendszerben telepített — felületi festékkel ellátott vasból vagy acélból készített — állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Erre a célra legmegfelelőbbek a speciális irattároló dobozok. A maradandó értékű iratok tárolása lehetőség szerint savmentes dobozokban történjen. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. Amennyiben ez nem lehetséges, a tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról vagy hagyományos, savmentes papíralapon való megjelenítéséről. Elektronikus irattározás esetén a tárolt információk biztonsági mentése a legfontosabb irattári feladat. A biztonsági célú másolatok irattározását úgy kell megszervezni, hogy a másolat tárolási helye független legyen az eredeti tárolási helytől. A másolatoknak az irattártól eltérő külön tárolási helyét az irattári nyilvántartásokban fel kell tüntetni. 20
