Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

miatt elvetik. Többek szerint nem elvetni kellene az integrált rendszer létrehozását, hanem körültekintően meg kellene vizsgálni, van-e, lehet-e realitása? Amennyiben nem, minden bizonnyal elérhetők lesznek az adatok levéltáranként CD-n. Ennek feltétele egyrészt a kötelezően vezetendő nyilvántartások és adatainak pontos meghatározása, amely körbe beemelendők a tervezési statisztikai adatlapok és az áttekintő raktári jegyzékek. Nem célszerű viszont felvinni a kölcsönzési és az átmeneti napló adatait. A számítógépes nyilvántartás alapja a törzskönyvi nyilvántartás. Mindenképpen szükséges egy pontos, valamennyi levéltár anyagát lefedő, abból összesítéseket készítő számítógépes nyilvántartás, és az ennek létrehozását biztosító egységes program. A hangsúly a nyilvántartások számítógépre vitelén és vezetésén van. Az egyéb igények kielégítése egy második lépcsőben történhetne. A rendelettervezet a statisztikai adatszolgáltatásokhoz szükséges nyilvántartások számítógépes kezelését határozza meg, ennek megvalósítása reális. A levéltárral szemben megfogalmazódó igények (kutatók tájékoztatása számítógépes adatbázisok alapján, esetleg interneten keresztül) kielégítése még nagyon kezdetleges stádiumban van. Nincs realitása a megvalósíthatóságnak. Szükséges egységes számítógépes nyilvántartó rendszer és ennek megfelelő egységesen alkalmazható program kidolgozása. A feladat telepíthető a MOL-hoz mint intézményhez, de a mindenkire kötelező alkalmazás csak akkor lesz, lehet sikeres, ha a program kidolgozása során az eddigi gyakorlatot, beleértve a számítógépes kísérletek tapasztalatait is, messzemenően figyelembe veszik. A többletmunkák elkerülése, a költségek kímélése, illetve a rendelkezésre bocsátott pénz felhasználásával az optimális program elkészítése érdekében szükséges lenne megfogalmazni, hogy minden nyilvántartási program készítésénél kötelezően figyelembe kell venni a már futó programokat, a feltöltött adatbázisokat, az ezekben lévő információkat újabb adatrögzítés nélkül kellene „átemelni". (Többen utaltak hozzászólásaikban Budapest Főváros Levéltára korábbi és a jelenleg folyó, a levéltári anyag ISAD/G-re alapozott, a levéltári nyilvántartások vezetését, készítését és felhasználását biztosító számítógépes feldolgozás, program tapasztalataira. A fővárosi levéltárban folyó munkába évek óta más levéltárak is részt vesznek, kész adatbázisok vannak. Felhívták a figyelmet, hogy a törzskönyvi nyilvántartás számítógépes programját a nemzetközi levéltári szabványra (1SAD/G) kell alapozni. A programnak a levéltári nyilvántartások teljes körét le kell fednie, a nyilvántartások vezetését meg kell könnyítenie, a levéltáros munkáját, feladatainak végrehajtását kell szolgálnia. A programmal nem elég összesíteni, a nyilvántartások készítését (pl. raktári jegyzék) is biztosítania kell. A nyilvántartások nemcsak leltárai a levéltári anyagnak, hanem ezek alapján tájékoztatás is történik. A számítógépes megoldásnak is tudnia kell teljesíteni ugyanezt. Többen hangsúlyozták, hogy a számítógépes nyilvántartásra való áttérés korparancs. A MOL részéről elhangzott, a MOL nem akar egyedüli felelőse lenni a feladat megoldásának. A minisztérium részéről Molnár József a feladatnak a MOL-hoz való „telepítését" azzal magyarázta, hogy központi költségvetésből a fedezetet csak intézménynek lehet biztosítani, a Levéltári Kollégium nem intézmény. A nyilvántartásokba kötelezően felveendő adatok körének meghatározására, a program részletes elvi és konkrét kidolgozásába be kell vonni a Kollégiumot, de a levéltárosok egyesületeit, illetve a MLE Számítástechnikai Szekcióját is. A Magyar Levéltárosok Egyesületének Választmánya a következő javaslatot fogalmazta meg: — A választmány valamennyi tagja egyetért a nyilvántartások számítógépes feldolgozásával. — A nyilvántartásokat a program tesztelési időszakában papíralapon is (párhuzamosan) vezetni kell. — Törekedni kell az adatok valósághűségére, pontosítására. A levéltárak egy részében a nyilvántartásokat és az anyagot ellenőrizni kell. Több helyen hiányosságok vannak, ezek felszámolásához idő kell. A revíziót folyamatosan, más levéltári munkák mellett tudják csak a levéltárak végrehajtani. 16