Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

részt jelenlegi állapota, elhelyezése, őrzése és kezelése megfelelő-e. továbbá hogy a védetté nyilvánítás esetében a felsorolt szempontokból milyen korlátozó, illetőleg biztonsági intézkedésekre van szükség. (3) Ha a védetté nyilvánításra irányuló javaslat elkészítéséhez kiegészítő adatokra van szükség, azok szolgáltatására a bejelentésre kötelezett személyt ajánlott levélben kell felszólítani. A felhívásban határidőt is meg kell jelölni és utalni kell arra, hogy a kért adatok szolgáltatásának megtagadása vagy elmulasztása szabálysértésnek minősül. (4) írásbeli adatközlésen túlmenő intézkedésre (pl. a levéltári anyagnak a levéltárban való bemutatása, fénykép készítése stb.) az előkészítő eljárás során a bejelentő nem kötelezhető. (5) A levéltárnak a levéltári anyag helyszíni tanulmányozásáról a művelődésügyi miniszterhez teendő jelentésében meg kell jelölni a tulajdonos (birtokos, kezelő szerv) nevét és címét, az őrzés helyét és módját, valamint azokat az esetleges korlátozásokat, amelyeket a levéltár a levéltári anyag megfelelő elhelyezése, őrzése és kezelése tekintetében szükségesnek tart. A jelentéshez 3 példányban mellékelt iratjegyzéken le kell írni a védetté nyilvánításra javasolt levéltári anyagot. Kisebb mennyiségű értékes anyagot darabszinten, nagyobb mennyiségű anyagot legalább raktári jegyzék szinten kell leírni, utóbbin is gondosan külön kell jelölni a kiemelkedő értékű darabokat (1526 előtti oklevél, kézírásos térkép stb.). Emellett az anyagnak vagy egy részének védetté nyilvánítását illetőleg minden esetben véleményt kell adni. (6) Ha valamely levéltár olyan levéltári anyagról szerez tudomást, amelyet eddig nem jelentettek be, de amely a Tvr. 1. § (1) bekezdése értelmében jelentős történeti értékű, köteles arról az anyagról megállapítható legfontosabb adatok közlésével a Levéltári Igazgatóságot értesíteni. Tanácsi levéltár — ha az anyagot az ő illetékességi területén őrzik — a bejelentéssel egyidejűleg jogosult a védetté nyilvánítási eljárás előkészítésének megkezdésére is. (7) A védetté nyilvánítást előkészítő eljárásba a szükséghez képest szaklevéltár is bevonható, illetőleg a közreműködésre felkérhető. '185. § (1) A védett levéltári anyagok országos nyilvántartását a Levéltári Igazgatóság látja el. A nyilvántartásnak ki kell terjednie a levéltári anyag (fond) címére, évkörére, terjedelmére: tulajdonosának vagy kezelőjének nevére, címére: az őrzés helyének címére: a levéltári anyag elhelyezésével, őrzésével és kezelésével kapcsolatos korlátozásokra; a levéltári anyag kutatásának lehetőségére és módozataira (kutatási idő. engedély megszerzésének módja stb.); a védetté nyilvánítást kimondó miniszteri határozat keltére és számára; tartalmaznia kell továbbá azon levéltár (intézmény) nevét is. amelyet a művelődésügyi miniszternek az anyag védettségét elrendelő határozata az anyag felügyeletére kijelölt (a továbbiakban: felügyelet ileg illetékes levéltár). , (2) Ugyanezeket az adatokat kell nyilvántartani a felügyeletileg és (ha felügyeleti és területi illetékesség nem esik egybe) a területileg illetékes levéltárban is. A felügyeletileg illetékes levéltár az (1) bekezdésben meghatározott adatokat a védett levéltári anyag törzskönyvében tartja nyilván (95. §). (3) A nyilvántartó szervek a védett levéltári anyag nyilvántartott adataiban tudomásukra jutott bármely változásról egymást kölcsönösen és azonnal értesítik. 186. § (1) A felügyeletileg illetékes levéltár köteles a nyilvántartásában szereplő minden védett levéltári anyagot a szükséghez képest, de legalább öt évenként egyszer ellenőrizni. Az ellenőrzés tapasztalatait és a nyilvántartott adatok esetleges változásait a levéltári nyilvántartásokban fel kell jegyezni, és azokat az országos nyilvántartás kiegészítése végett a Levéltári Igazgatóságnak is be kell jelenteni. (2) Az ellenőrzés a védett levéltári anyag megfelelő elhelyezésére terjed ki. Ha a felügyeletileg illetékes levéltár az ellenőrzés során az elhelyezés, őrzés vagy kezelés szempontjából változtatásokai tart szükségesnek, a tulajdonost (birtokost, kezelő szervet) határidő megjelölésével írásban felhívja a megfelelő intézkedésre. Ha a tulajdonos a felhívásnak nem tesz eleget vagy az ellenőrzést meghiúsítja, a levéltár a művelődésügyi miniszternek a védett levéltári anyagnak levéltárban való elhelyezésére tesz javaslatot. A felterjesztésben az anyag javasolt őrzési helyére is javaslatot kell tenni. (3) A védett levéltári anyag ellenőrzését úgy kell gyakorolni, hogy az ne járjon a tulajdonos felesleges zaklatásával. (4) Ha a felügyeletileg illetékes levéltár a (2) bekezdés alapján bizonyos, az anyaggal kapcsolatos munkálatok elvégzésére hívja fel a tulajdonost, felhívásában a munka elvégzésének módját is megjelöli. (5) A védett levéltári anyagon a tulajdonos által kezdeményezett megóvási (konzerválási). helyreállítási (restaurálási) és egyéb (pl. köttetési) munkára a felügyeletileg illetékes levéltár csak abban az esetben adhat engedélyt, ha a kérelmező által megjelölt munkamód a szakkövetelményeknek megfelel, és a bejelentett kivitelező e munka elvégzésére szakképzettséggel rendelkezik. Az engedélyben fel kell hívni a tulajdonost, hogy a munka befejezését jelentse a levéltárnak: a levéltár a munkát követlénül vagy felkért szakértő útján ellenőrizheti. (6) Védett levéltári anyagnak a 71—81. §-okban foglaltak szerint történő levéltári feldolgozását, valamint a szükségesnek vélt megóvási és helyreállítási munkákat a felügyeletileg illetékes levéltár a tulajdonos (birtokos, kezelő szerv) előzetes értesítésével általában az anyag őrzési helyén köteles elvégezni.