Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

(5) Minden levéltári anyag valamely fondba tartozik. 73. § (1) A levéltár az iratanyag levéltári feldolgozása során megállapítja az őrizetében levő levéltári anyag létrehozóit (regisztratúra jellegű fond esetén fondképzőit, illetőleg gyűjtemény jellegű fond esetén fondkialakítóit), valamint a szükséghez képest (egy fondkialakító több, gyűjtemény jellegű fondja esetén stb.) a fondot jellemző egyéb tényezőket, majd levéltári anyagát ezek szerint tagolja fondokra, és az egyes fondokat címekkel látja el. (2) A tagolás során elsősorban regisztratúra jellegű fondok fel-, illetőleg visszaállítására és — még működő szervek fondja esetén — folyamatos kiegészítésére kell törekedni. (3) Mennyiségre való tekintet nélkül regisztratúra jellegű önálló fondot kell létrehozni minden olyan szerv levéltári anyagából, amely szerv illetékességi területe a levéltáréval azonos vagy annál nagyobb. (4) Működő, levéltári anyagot tehát még folyamatosan képző szervektől átvett levéltári anyagból csak regisztratúra jellegű fondok hozhatók létre. (5) Egyazon szerv vagy személy által létrehozott levéltári anyag ilyenként fel- vagy visszaállított, regisztratúra jellegű együttese egyetlen fond, amely további fondokra nem tagolható. (6) A fondok címekkel való ellátásának szabályait a Levéltári Igazgatóság munkautasítással állapítja meg. 74. § (1) Gyűjteményként letétbe helyezett vagy ajándékozott levéltári anyagot, ha ilyenként való fenntartását a letéti szerződés (57. §) vagy a levéltár által elfogadott ajándékozási nyilatkozat ([51. § (5) bek.] kifejezetten előírja, továbbra is gyűjteményjellegű fondként kell fenntartani. (2) A már meglevő, nagyobb múltú, közismert gyűjtemények, ha használhatóságuk így is biztosítottnak látszik, továbbra is gyűjteményjellegü fondokként tarthatók fenn. (3) Az olyan, minden szempontból összefüggéstelen egyedi darabokból, amelyek a levéltár egyetlen más fondjába sem oszthatók be. gyűjteményjellegü fondot kell kialakítani. 75. § Különböző fondokból — azok egészének további fenntartása mellett — egyes darabok a jobb és biztonságosabb megőrzés vagy a technikailag könynyebb kezelés érdekében kiemelhetők. Az ilyen darabok a velük azonos jellegű darabokból álló, már meglevő gyűjteményjellegü fondba beoszthatok, ilyen hiányában azonban akkor sem szabad belőlük új gyűjteményt alakítani, ha külön való kezelésük állandónak ígérkezik. 76. § (1) Fondoknak a (2) bekezdésben meghatározott elvek alapján összevont együttesét levéltárnak nevezzük. (2) Levéltárat alkothatnak az a) egyazon államhatalmi, államigazgatási vagy jogszolgáltatási ágazatba vagy az annak élén álló hivatalnak, hatóságnak, intézménynek alárendeltségébe tartozó szervek fondjai; b) egyazon gazdasági ágazatba vagy az ezt összefogó és irányító gazdasági szerv érdekkörébe tartozó gazdasági szervek fondjai; c) egyazon családba vagy annak rokonságába tartozó, vagy a családi vagyon által anyagilag, szervezetileg, vagy adminisztratíven egybekötött személyek fondjai, ha fondképzőiket, illetőleg fondkialakítóikat az ágazat, az érdekkör, a család vagy az azokat kifejező szerv a fondok együttesének irattári megjelenését is meghatározó módon összefogja, szabályozza, koordinálja vagy befolyásolja. (3/ A nem a (2) bekezdésben meghatározott ismérvek alapján létrejött, de már meglevő, nagyobb múltú, közismert levéltárak továbbra is fenntarthatók. 77. § (1) A regisztratúra jellegű fondon belül a fondképző által a szervezeti önállóság folytán vagy más okból (külön iratkezelés; tárgyi elkülönülés, amely esetleg külön segédletben is kifejeződik stb.) elkülönített levéltári anyag együttesét állagnak nevezzük. (2) Levéltári anyagnak a korábbi levéltári feldolgozó munka során kialakult együtteseit állagként kell meghagyni, illetőleg állagnak kell tekinteni, a kialakításuk során korábban elkövetett hibákat, következetlenségeket azonban az adott fond körén belül módosítani lehet. (3) Állagokra nem tagolt fondokat az (1) bekezdésben meghatározott ismérveknek megfelelően kialakítandó állagokra lehet tagolni. (4) Gyűjtemény jellegű fondokon belül az állagokat az azonos fondképzőtől származó levéltári anyagokból kell kialakítani. (5) A fondon (illetőleg annak egyes állagain) belül már korábban létrejött és elkülönített, az (1)—(4) bekezdésben meghatározott ismérveknek azonban meg nem felelő levéltári anyag együttesét sorozatnak nevezzük. 78. § (1) A kialakított fondokat a fondképzők meghatározása és a fond címének megállapítása után a levéltár rendszerezi, vagyis a fondképző jellege szerinti alábbi főcsoportok valamelyikébe osztja be: