Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

végzett levéltári ellenőrzések időpontját. A szervnyilvántartó lapokat a levéltár a szerveknek a fondjegyzék szerkesztési utasításában meghatározott rendszere szerint [78. § (1) bek.] vagy területi alapon csoportosítja. (4) A szerv levéltári anyagának nyilvántartásba vételekor a levéltár a fondjegyzék szerkesztési utasításában meghatározott elvek szerint megállapítja a szerv levéltári iratanyagát összetevő fondokat. esetleg azok állagait is. és azokat a levéltár fordjainak rendszerébe beillesztve, annak megfelelő törzsszámmal látja el. 40. § (1) A levéltár minden nyilvántartott fondról (72. §) törzslapot vezet, amely a következő adatokat tartalmazza a) a fond törzsszáma; b) a fondképző szerv neve (minden használatos alakjában); c) a fondképző szerv alakulásának ideje és közvetlen felügyeleti szervének neve; d) a fondképző szerv jogelődei és azok megszűnésének ideje; e) a fondképző szerv saját ügyintézése során keletkezett, általa őrzött iratok évköre és mennyisége; f) a jogelőd szervek azon iratainak évköre és mennyisége, amelyek a fondképző szerv irattárába olvadtak be (az érintett jogelőd szervek nevével együtt); g) a fondképző szerv által végzett selejtezések időpontja, a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, és a selejtezés alá vont iratok évköre; h) a fondképző szerv által a múltban és a jelenben alkalmazott iratkezelési rendszer; i) a fondképző iratanyagához tartozó történeti értékű kép- és hanganyag, valamint gépi feldolgozás során keletkezett adathordozók évköre, menynyisége (fajtánként); j) az iratok őrzési helyéül szolgáló irattári helyiség jellemzése (elhelyezés, befogadóképesség, állapot); k) az irattárat kezelő, az irattárért és az iratkezelés rendjéért felelős dolgozó neve, s a munkájával kapcsolatos esetleges megjegyzések; 1) egyéb megjegyzések. (2) A törzslapok adatait a levéltár időnként felülvizsgálja, és a változásokat a törzslapon folyamatosan átvezeti. 41. § (1) A levéltár valamennyi, egyelőre még irattárban őrzött fondról külön, a fond törzsszámával megjelölt külső fonddossziét nyit. Ebben kell elhelyezni a fonddal kapcsolatos, a szervek iratkezelési rendjének és irattári selejtezésének levéltári ellenőrzése során keletkezett összes iratot, valamint a fond törzslapját. (2) A külső fondossziék rendszere alkotja a levéltárak külső fondnyilvántartását. (3) A fond anyagának fokozatos levéltárba kerülésével együtt a külső fonddossziékból az átvett anyagra vonatkozó iratokat a levéltár belső fondnyilvántartásába (fonddossziék; 88. §) kell áthelyezni. 42. § (1) A miniszterek (országos hatáskörű szervek vezetői) által a művelődésügyi miniszterei egyetértésben kiadandó, a Vhr. mellékleteként kiadott ..Irányelvek az iratkezelés szabályozásához" (a továbbiakban: Irányelvek) 2. §-ában meghatározott iratkezelési szabályzatoknak a művelődésügyi miniszter részéről történő előzetes véleményezésében a Levéltári Igazgatóság kijelölése alapján a levéltárak is közreműködnek. Mégpedig a) az Üj Magyar Központi Levéltár főleg az országos hatáskörű szervek iratkezelési szabályzatainak, valamint az e szervek felügyelete alá tartozó szervek egységes, illetőleg minta-iratkezelési szabályzatainak [Irányelvek 2. § (1) bek. a)—c)] véleményezésében ; b) a tanácsi levéltárak főleg az egységes, illetőleg minta-iratkezelési szabályzatoknak a helyi szerveket érintő részei véleményezésében.' (2) A tanácsi levéltárak, valamint állami szaklevéltárak az Irányelvek 2. § (2) bekezdésének megfelelően részt vesznek az illetékességi körükbe tartozó egyes állami szervek által készített mintaszabályzatok. a tanácsi levéltárak pedig ezenkívül (felkérésre) az egyes szövetkezetek, társadalmi szervek és más jogi személyek által a működésük szabályozására illetékes országos szerv kezdeményezése (szabályozása) alapján készített iratkezelési szabályzatoknak is a szervek közvetlen felügyeleti szerve részére történő véleményezésében. (3) A levéltár a szervek által az Irányelvek 2. § (4) bekezdésének értelmében beküldött iratkezelési szabályzatok együttesét irattári terve egy, évente le nem zárható tételeként (egyes darabjai érvényességének elmúltával pedig azokat az irattárból kiemelve, együttesen a XXXIII. sz. fondfőcsoportban [78. § (1) bek.], külön fondként) tartja nyilván és közülük a nyilvántartott szervek iratkezelési szabályzatainak jelzetét a szervnyilvántartó lapon [39. § (3) bek.] is feljegyzi. (4) Az iratkezelési szabályzatok véleményezésénél a levéltárnak különös gondot kell fordítania arra. hogy a szabályzatban az Irányelvek 3—11. §-ában kiemelt szempontok érvényre jussanak. így különösen arra, hogy a) a szabályzat az iratokat a szerv vagy szervtipusok ügyköréhez igazodó, már az ügyintézés során éppúgy, mint az irattárban is alkalmazandó irattári terv alapján rendszerezze; b) az irattári terv irattári tételenként tüntesse fel, hogy a tétel selejtezhető-e vagy sem; a nem\ selejtezhetőket mikor kell levéltárba adni, illetőleg a selejtezhetőket ügyviteli érdekből hány évig kell a szerv irattárában megőrizni;