Lakatos Adél - Lakatos Andor - Szabó Attila (szerk.): A Kalocsai Érseki Levéltár Levéltárismertető - A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2. (Kalocsa, 2002)
C) Adattár - I. Lakatos Andor: Levéltári kronológia
ADATTÁR Az eligazodást segédletek könnyítették, s az iratok felzetén ettől kezdve az irattári jelzet egy évszámból és egy arab kútfőszámból állt. 1799. Thalher József kamarai építész elkészíti az érseki palota nyugati szárnyának terveit. A terveken látható, hogy a levéltár (Archiv) a földszinten, az épületrész végében kapott helyet, és a konzisztóriumi tanácstermen keresztül volt megközelíthető. A szomszédos helynöki hivatal (Kanzlei) szobájának nem volt közvetlen összeköttetése a levéltárral. 1815. A jegyzőkönyvek vezetésében az ügyek számozása az egyes naptári éveken belül folyamatossá válik (korábban az ügyeket ülésenként 1-től kezdődően számozták). A folyamatos ügyiratszámozás bevezetésével befejeződik a különféle ügyviteli rendszerek váltakozása, és megkezdődik a jegyzőkönyvek iktatókönyvekké alakulásának hosszú folyamata. Az iratok ettől kezdődően a szentszéki üléseken kapott sorszámot és az érkezés, ill. felolvasás dátumát viselték jelzetként. Az így kialakuló gyakorlatot, az alapszámos iktatást máig is alkalmazzák a hivatal iratkezelésében. 1818 előtt: Megépül a palota nyugati szárnya, az irattár és hivatal visszaköltözhetnek az érseki székházba. A levéltári szoba igényesen megmunkált, az épület más részeihez illő motívumokkal díszített, helyre épített fapolcozatot kapott (a szekrényrészeket klasszikus oszlopok, oszlopfők választják el, Louis seize rozetták díszítik). 1818. Kollonich László érsek halála után, hivatali átszervezés keretében létrehoznak egy újabb jegyzői állást, melyhez már levéltáros teendőket is kapcsolnak (nótárius sacra sechs una archivantes). Név szerint ekkor jelenik meg először a levéltáros beosztás a hivatalban, láthatóan a szentszéki jegyzői feladatkörrel egybekapcsolva. A káptalani jegyző a továbbiakban nem volt tagja a helynöki hivatalnak, munkaköre a káptalan ügyeire és a fokozatosan önállósuló szentszéki bíróságnál végzett ügyészi feladataira korlátozódott. 1820-as évek: Részben a hivatali átszervezés, részben az elmúlt évek tapasztalatainak eredményeként átalakításokat végeznek a helynöki hivatal és a levéltár helyiségein. A levéltár szobáját elfalazzák a szentszéki ülésteremtől, és a hivatal helyiségével kötik össze. Díszes fapolcozatát a módosításoknak megfelelően átvágják-átalakítják. 19. sz. közepe: Az érsekek személye körül külön kis hivatal, érseki udvar (aula ecclesiastica) kezd kialakulni, melynek tagjai az érseki oldalkanonok (canonicus a latere), a szertartó (ceremonarius) és a személyi titkár (secretarius) voltak. 1868. Haynald Lajos érsek hivatali reformja eredményeképpen megszűnik a helynöki hivatal, a helyébe lépő érseki hivatalt az érsek által kinevezett irodaigazgató (cancellariae director) vezeti, munkatársai az aula és a volt helynöki hivatal tisztviselői lettek. A polgári kor kívánalmainak megfelelően külön szervként, önálló iratkezeléssel válik ki a hivatalból az Érseki Főszentszék a bírósági ügyek kezelésére. A levéltárosi feladatokat a szentszéki jegyzőtől az érseki hivatal egy-egy munkatársa (eleinte az iktató, később a ceremonárius vagy a titkár) veszi át. A bővülő levéltár ez idő tájt már az egykori helynöki hivatal szobáját is igénybe veszi. 1873. Az 1868-as hivatali reform folytatásaként önálló szervként jön létre a Főegyházmegyei Tanfelügyelőség az iskolaügyek kezelésére. 310
