Lakatos Adél - Lakatos Andor - Szabó Attila (szerk.): A Kalocsai Érseki Levéltár Levéltárismertető - A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2. (Kalocsa, 2002)
A) Bevezető - II. Szabó Attila: Az Érseki Levéltárról
BEVEZETŐ ügyvitel céljainak, mégis igen rövid ideig (az ismertetett ügyviteli rendszerek közül a legrövidebb ideig) volt használatban. 1815-ben ugyanis újra, immár negyedszerre változott az ügyvitel rendje, ez alkalommal azonban minden eddiginél jelentősebb lett a változás hatása. A „forradalmi” újítás lényege, hogy 1815-től kezdődően a szentszék előtt tárgyalt ügyeket egy-egy naptári éven belül folyamatosan számozták és jegyezték be a protokollumokba, s ezzel tulajdonképpen megkezdődött a jegyzőkönyvek iktatókönyvekké való átalakulásának hosszú folyamata. A korábbi időkben ülésenként újrakezdték a számozást, így a jegyzőkönyvekben lévő sorszámok és az iratokon lévő (fentebb ismertetett) jelzetek között nem volt semmi kapcsolat, a régebbi iratok visszakereséséhez külön segédleteket kellett készíteni. Egyedüli támpontot a felzet aljára írt dátum adhatott, ez ugyanis a szentszéki ülés időpontjára utalt, s ezt a dátumot az egész feudális korban a legtöbb iratra fel is jegyezték. 1815-től megkezdődött az iratok sorszámos iktatása. A kezdő irat és a rá adott válasz egy számot kapott. Az iratok elhelyezésében a változó alapszámos rendszert kezdték el használni, vagyis mindig az ügyre vonatkozó utolsó irathoz csatolták a korábbi iratokat, így az utolsó irat iktatószáma lett az alapszám. A következő és egyben utolsó változás Haynald Lajos érsek (1867-1891) nevéhez fűződik, aki a sorszámos iktatást fejlesztette tovább. Az érsek 1868. május 7-én, Bécsben kelt levelében pontokba foglalta az általa helyesnek tartott iratkezelési rendet, s elrendelte annak bevezetését. Az említett pontokban az érsek kérte az iratok folyószámozását, az iktatószám alatt a tárgy feltüntetését, majd a tartalom rövid kifejtését. Az aktára a válasz fogalmazványát is rá kellett vezetni. Mi ebben az újdonság? - kérdezhetnénk joggal, hiszen az iratok folyószámozását már 1815-től, a tartalom rövid leírását pedig már a kezdetektől alkalmazták, sőt arra is volt példa, hogy a válasz fogalmazványát sem külön papírra, hanem az irat hátoldalára jegyezték fel. Ám egy pontban mégis érdemi változást tapasztalhatunk, és ez a tárgy feltüntetése (praesentatio). Korábban a tartalmi leírásban a fontosabb szavakat, mondatrészeket időnként aláhúzták, ezzel adva útmutatást a segédlet készítőjének, de csak az 1868-as rendelet után kezdték el a kulcsszavakat az iratok felzetére külön is feljegyezni. Ezt eleinte a kézenfekvő módon „odakívánkozó” személy- és helynevekkel tették meg és csak több évvel később, fokozatosan alakult ki az egyházkormányzati iratokra jellemző tematikus címszavak sora. A kulcsszavak alkalmazásával befejeződött az ügyvitelben 1815 óta használatos iratkezelési rendszer fejlődése, és kialakult a jelenleg is használt címszavas iratkezelés. Az érsek 1868. augusztus 5-én újabb rendeletet hozott, melynek eredményeként az eddig együtt kezelt egyházmegyei, szentszéki és iskolai ügyek jegyzőkönyvei és iratai ezentúl egymástól függetlenül, külön folyószámozást nyertek. Döntés született arról is, hogy az érsek magániratait nem iktatják, hanem levelezőpartnerenként, alfabetikus rendben, külön kezelik őket. Haynald érseknek 1878. február 26-án újabb kérése volt: az egyházmegyei és iskolai jegyzőkönyveket lássák el mutatóval, s ezeket ne utólag, hanem az egyes ügyek sorrendjében, azonnal készítsék. Az érsek megfogalmazása szerint a protokollum „index nélkül annyit ér, mint az óra mutató nélkül". Végül a hivatali 22
