Külpolitika - A Magyar Külügyi Intézet folyóirata - 1995 (1. évfolyam)
1995 / 2. szám - DIPLOMÁCIATÖRTÉNET - Nagy Péter: Információs forradalom a diplomáciában
Nagy Péter melyek összekötik a külügyminisztériumokban dolgozó munkatársakat egymással és más kormányzati intézményekkel. A külképviseletek folyamatosan kapcsolódnak ezekhez a hálózatokhoz, szinte azonnali személyközi kommunikációt téve lehetővé bárhol a világon. Munkálatok folynak a fejlett elektronikus szöveges visszakereső rendszerek (melyek lehetővé teszik a papír nélküli iktatást, az adatok gyors visszakeresését), valamint a hatékonyabb pénzügyi menedzsmentet és könyvelést biztosító szoftverek bevezetése érdekében. Az IT hasznos lehet a vélemények formálásában csakúgy, mint az információk gyűjtésében. A külképviseleteken a számítógépek alkalmazhatók például az információs anyagok kiválasztására, melyeket címzettjeiknek küldenek. A fogadók érdekeinek jobban megfelelő összehasonlítással megnövelik annak a lehetőségét, hogy a kormányok üzenetei eljussanak a címzettekhez. Változnak a kormányok attitűdjei az új IT-hez és a biztonsághoz is. Saját fejlesztések helyett a külügyminisztériumok a kereskedelemben kínált rendszereket alkalmazhatják, és biztosak lehetnek abban, hogy kisebb változtatásokkal azok megfelelnek a külügyi munka követelményeinek. Mindez csökkenti a beszerzési es fejlesztési költségeket, az oktatási és a fenntartási problémákat. A hidegháború elmúltával előtérbe lépett a kockázatvienedzsment. Ez azt jelenti, hogy ki kell egyensúlyozni a tényleges fenyegetéseket, a rendszerek inherens sérülékenységét, valamint az ellenlépések hozzáférhetőségét és költségét a biztonságot érintő döntésekben, nem pedig a biztonsági kockázatok abszolút kiküszöbölésére kell törekedni, ami lehetetlen, s ugyanakkor rendkívüli drága megoldásokat igényel. Az elektronikus biztonsági intézkedéseket is méretre lehet szabni. Ez a megközelítésmód lehetővé teszi, hogy az IT-t rugalmasabban alkalmazzák, miközben az érzékeny információk megkapják azt a védelmet, amelyre szükségük van. A külügyminisztériumok információs rendszereinek integritása azonban továbbra is alapvető megfontolásokat követel. Az intézkedéseknek arra kell irányulniuk, hogy megvédjék őket az illetéktelen behatolóktól és más nem kívánatos jelenségektől. Bár az IT gyakran motorja a szervezeti változásoknak, mégsem szabad megengedni, hogy ő irányítsa a folyamatokat. Az ipar és a kereskedelem területén működő rendszerek tapasztalata azt mutatja, hogy az új információs rendszerek bevezetése romboló hatású lehet, ha a környezeti feltételeket figyelmen kívül hagyják. A külügyminisztérium igényeinek és céljainak kell meghatározniuk az alkalmazási célokat, nem pedig a technológiának. Az IT alkalmazásának két, egymással ellentétes hatása van: vagy rutin jellegűvé teszi a munkavégzést, vagy kiszélesíti a felhasználók látókörét; vagy megerősíti a hierarchikus ellenőrzést, vagy bátorítja az önálló gondolkodást és tanulást. A vezetőknek tehát választaniuk kell, hogyan használják fel az új technológiát, hogyan és milyen irányban formálják a szervezetet. A külügyminisztériumok esetében a széles körű E-mail rendszerek kialakítása feltehetően kikristályosítja ezeket a választási lehetőségeket. A hierarchikus ellenőrzés bizonyos foka mindig szükséges 76 Külpolitika
