Diplomáciai Iratok Magyarország Külpolitikájához 1936-1945, 3. kötet

Függelék - I. A magyar külügyminisztérium ügyosztályainak személyzeti beosztása és ügyrendje (1938 — 1939)

POLITIKAI OSZTÁLY Ügyrend : Külpolitikai ügyek. Posta, futárok vagy küldöncök útján beérkező levelek, továbbá magánfelek által benyújtott beadványok átvétele, felbontása és elosztása. A politikai osztály ügydarabjainak iktatása, indexelése, nyilvántartása, másolása, kiadása és irattározása. A külügyminisztérium ügyrendjét szabályozó rendelet igen szűkszavúan ismerteti a politikai osztály feladatkörét, ezért fentiekhez az alábbi kiegészítéseket tesszük: Postabontás : A külügyminisztériumba érkező összes ügydarabok először a politikai osztály segédhivatalának vezetőjéhez kerültek, aki az ügydarabok tárgyi tartalmának megfelelően továbbította azokat az illetékes osztályokhoz. A politikai osztály anyagának iktatása: A politikai osztály egész anyagát titkosan, a központi iktatótól függetlenül irattározták, másolták és továbbították. A politikai osztály ügydarabjai iktatás szempontjából két csoportra oszlottak: a szigorúan titkos iratokat „res. pol." (reservált politikai) jelzéssel látták el, s ezeket a politikai osztály segédhivatalának vezetője a többi anyagoktól elkülönítve személyesen iktatta (res. pol. iktatókönyvbe) és saját páncélszekrényébe irattározta. A többi anyagot „pol." (politikai) jelzéssel látták el, s ezeket a politikai osztály segédhivatalának beosztottjai iktatták és irattározták. A politikai osztály vezetője döntötte el, hogy egyegy ügydarab melyik iktatási csoportba kerüljön. A politikai osztály iratanyagának felosztása : A politikai osztály politikai és reservált-politikai iratanyagát országok és témák szerint csoportosították. Az egyes követségekről és hivatalokból beérkező, illetve a külügyminisztériumból kimenő iratok ezért nem egy iratcsomóban, hanem tartalmuknak megfelelő tételszámok alatt különböző csomókban találhatók. A politikai osztály iratait az alábbi rendszer szerint csoportosították : 1. Albánia 17. Lengyelország 2. Anglia 18. Luxemburg 3. Balti Államok 19. Mexikó 4. Belgium 20. Ausztria 5. Bulgária 21. Németország 6. Kína 22. Norvégia 7. Csehszlovákia 23. Olaszország 8. Dánia 24. Szovjetunió 9. Délamerika 25. Irán 10. Északamerika 26. Portugália 11. Franciaország 27. Románia 12. Finnország 28. Sziám 13. Görögország 29. Spanyolország 14. Hollandia 30. Svájc 15. Japán 31. Svédország 16. Jugoszlávia 32. Törökország 696