Évkönyv 2010 - Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Évkönyvei 19. (Esztergom, 2010)
Levéltárügy - Csapó Mária: Az országos egészségügyi intézetek iratkezelése
AZ ORSZÁGOS EGÉSZSÉGÜGYI INTÉZETEK IRATKEZELÉSE keletkezett iratok nagy részét már év, tételszám, iktatószám szerinti rendben helyezték el. Itt találhatóak az iskolán kívüli egészségügyi szakképzéssel összefüggő tanfolyamok, vizsgák dokumentumai, valamint az egészségügyi szakdolgozók országos alapnyilvántartása, továbbá működési nyilvántartása. Az Országos Nyilvántartás külön számítógépes rendszeren van. Az egészségügyi dokumentáció irattári kezelésének ellenőrzése a jogszabályok szerint nem tartozik levéltárunk illetékességébe, a szervlátogatások során azonban szembesülnünk kell ezzel a problémával is. A legtöbb intézet irattára rendkívül zsúfolt, és sok helyen nem különülnek el a hivatali működés során keletkezett iratoktól ezek a dokumentumok. Az ellenőrzések alkalmával mindig javasoljuk, hogy a két iratsorozatot különítsék el egymástól. Az intézetek többsége azonban az egészségügyi dokumentációt a kórlaptárakban, Dexion-Salgó polcokon elhelyezett dossziékban, év és törzsszám szerint őrzik. (Általában nagyobb rendben, mint a hagyományos iratokat.) Még ott is, ahol nincs központi irattár, és a hagyományos iratokat az osztályokon őrzik, az egészségügyi dokumentáció a zsúfolt, de rendezett Kórlaptárban vagy Archívumban kapott helyet. És nem mindig tudjuk elutasítani az invitálást, hogy nézzük meg ezeket is. Az iratselejtezéseket csaknem minden alkalommal a helyszínen is ellenőrizzük, hogy arról is meggyőződhessünk, mi marad meg. Sokszor hiányos adattartalommal kapjuk meg a jegyzőkönyveket, és előfordul, hogy olyan iratoktól is szabadulni akarnak, amelyek maradandó értékűek. Az intézetek általában rendszeresen, négy-öt évenként selejteznek, a Vérellátó és a Kardiológiai Intézet évente többször is. Kirívó példák is akadnak. Három intézet 1976-ban, 1978-ban, illetve 1982-ben végzett utoljára (bejelentett) iratselejtezést, egy másik 14 éve. Az egyik, 1962-ben alakult intézet még nem selejtezte iratait. A ’80-as évek elején néhány intézettől már vett át iratokat a MOL. Most ismét napirendre került az 1990-ig, a rendszerváltozásig keletkezett maradandó értékű iratok átvétele, s öt éven belül szeretnénk átvenni az intézetek ilyen iratait. Ez azonban több nehézségbe ütközik. Az iratanyagok egy része még nem található a központi irattárban, illetve csak év, iktatószám, esetleg év és tárgy szerinti rendben, de nem az irattári terv tételeinek megfelelően; az iratok rendezéséhez, selejtezéséhez meg nemigen van hajlandóság. Mi pedig csak selejtezett és rendezett iratokat veszünk át. Komoly gondot jelent a tükröződő iratok kiszűrése. Hiszen az intézetek legfontosabb iratai, pl. a tervek, beszámolók, jelentések általában megtalálhatóak az Egészségügyi Minisztérium iratai között is, ugyanakkor a minisztériumi iratanyag is hiányos. Az egyik intézet főigazgató professzora pedig újabb kérdést vetett fel: miért adják át az Országos Levéltárnak az irataikat, hiszen ott 1956-ban nagyon fontos családi iratok égtek el? 301
