Inventare Teil 8. Inventar des Kriegsarchivs in Wien (1953)

I. Band - 14. Die Archive der Zentralstellen des Heeres

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F, H und W wie vorher traten. Diese Reform übte ihre Wirkung auch in der Kanzleigebarung aus: 1. die Akten vom November und Dezember 1801, sowie vom Jänner 1803 wurden in die Akten des Jahrganges 1802 eingereiht, da die neue Organisation auf Befehl des Erzherzogs mit 1. 11. 1801 in Kraft treten sollte; 2. an Stelle des einheitlichen Index für den gesamten Schriftenlauf aller Departements traten gesonderte Indices für jede Generaldirektion und jedes Departement; lediglich die Justizdepartements C, F, H und W behielten gemeinsame Indexführung. Es bestanden auf diese Art 11 Indexführungen nebeneinander, was doch unzweckmäßig erschien, denn ab 1806 wird die gemeinsame Indexführung für alle Departements und die getrennte für die 4 Generaldirektionen vorgenommen, sodaß 5 Indexführungen gleichzeitig bestehen. 3. Die Protokollführung wurde neuerlich aufgelassen, dagegen sogenannte „Referatsblätter“ zu ihrem Ersatz angelegt, welche die Nummer des Schriftstückes, einen kurzen Inhaltsauszug (Aktenregest) und einen Auszug aus der ergangenen Erledigung enthalten. Diese Blätter sind in der Ordnung der in e i n e r Sitzung behandelten Geschäftsstücke geheftet und departementsweise hinterlegt und als „Protokolle“ oder „Referate“ faszikuliert. Wie schon in den Bemerkungen zur Kanzleiführung der ersten Periode ausgeführt, wurden die Vermerke darüber, ob ein Akt erhalten blieb oder vernichtet wurde, später in die Protokolle eingetragen. Mit ihrem Wegfall war diese Möglichkeit nicht mehr gegeben; man legte daher ab 1802 für jedes Departement und jede Generaldirektion jährlich je zwei Bücher zum Ersatz der Protokolle an, die sogenannten „Rubriken-“ und „Ausmerzungsprotokolle“ (auch Streichbuch und Ausmerzungsverzeichnis genannt), die einem dreifachen Zweck dienen sollten: 1. in das Rubrikenprotokoll wurden nur die Nummern der Geschäftsstücke (ohne jede Inhaltsbezeichnung) eingetragen und neben jede das Datum der Erledigung und das aus Rubrik und Subrubrik bestehende Kennzeichen der Hinterlegung; 2. das Ausmerzprotokoll schlug den umgekehrten Weg ein: es verzeichnete in der Ordnungsreihenfolge der Rubriken und ihrer Subzahlen neben jeder die Nummer des darunter hinterlegten Geschäftsstückes, sodaß sich die beiden Bücher je nach Bedarf der Nachsuche ergänzten. 3. Im Ausmerzprotokoll wurde außerdem zu jeder Subzahl durch ein „a“ (= asserviert) angezeigt, ob das betreffende Geschäitsstück erhalten, und durch ein „c“ (= cassiert), ob es vernichtet worden war. Wie schon aus dem Vorstehenden erhellt, erfolgte die Aktenhinterlegung in dieser Zeit auch nach dem Rubrikensystem.

Die 8. Periode (1810—1848) kehrte im wesentlichen wieder zur Kanzleiorganisation und -manipulation der 6. Periode zurück. Die General-Artillerie- und die General-Genie-Direktionen wurden aus dem Verband des HKR. wieder ausgeschieden und als eigene Behörden eingerichtet, die General-Militär- und die General-Grenz-Direktionen wieder als Departement G bzw. B bezeichnet. Die Protokollführung wurde zwar nicht mehr aufgenommen, dagegen im „Rubrikenprotokoll“ (siehe oben; man kann es auch Exhibitenbuch benennen, wie es in der „Dienstvorschrift“ geschieht) allmählich ein den Inhalt des Geschäftsstückes bezeichnendes Schlagwort beigefügt. Die „Ausmerzprotokolle“ und die „Referatsblätter“ blieben bestehen. Dagegen wurden die für die Departements gesondert geführten Indices in dieser Periode wieder in einen einzigen, für alle Departements gemeinsamen Hauptindex geändert.

Der Schriftgutbestand des HKR. ist im AB. 310—3—10 verzeichnet, war 1944 verlagert und wurde an Hand des AB. von Dr. Kraus und w. AR. Weiginer im Jahre 1950 überprüft, wobei sich nur ein sehr geringer Verlust von 0.5% ergab.