Historia est… - Írások Kovács Béla köszöntésére (Eger, 2002)

SZABÓNÉ ÚRI Éva: A tanácsi iratok rendezésének néhány problémája (Eger város példáján) • 399

sokat figyelemmel kell kísérnünk folyamatosan, ha nem akarunk saját portánkon megmerevedni" .

n Levéltárunkban 1982-től máig „megállt a lábán" az említett összetett rendezési terv. Néhány évvel ezelőtt merült fel a továbbrendezés szükségessége. 1994 őszén igazgatói utasításra a Heves Megyei Levéltár összes iratanyagára kiterjedő revízió történt. Az ellenőrzés természetesen csak olyan szintű lehetett, amilyen szintű segédletekkel az adott fond rendelkezett. Az igazgatói utasítás része volt a meglevő segédletek esetleges hibáinak (pl. elírás) korrigálása, kiegészítése. A revíziót Eger Város Tanácsa 1950-1979. évi anyagában jómagam végeztem az (egyszerű) raktári jegyzék alapján. Első ránézésre is szembeötlő volt az 1950-56. évi iratoknál, hogy az egyes raktári egységeknél a rendszámok (csoportszámok) hiányzanak Az iratok tényleges átvizsgálása során kiderült, hogy a vb szakigazgatási szervének szervezeti felépítése eltér a raktári jegyzék által vázolttól, más fondba tartozó anyagot is tartalmaz,

14 dobozon belül a rendszámok (csoportszámok) sorrendje felbomlott,

15 az iktatókartonok egy részéről nem dönthető el, hogy melyik osztály (csoport) iratainak iktatására szolgált. Az 1950-56. évi iratok rendezésének szükségessége bizonyossá vált, ezen problémákon túl egyéb késztetések is voltak. 1996-ban levéltárunk átvette Eger várostól az 1927-1966. évi árvaszéki (gyámügyi) iratokat. Az 1927-1949 között keletkezettek az V-83 fondba, az 1950-1966 évbeliek pedig a darabszintű rendezés után a XXIII-501/c állagban nyertek ideiglenes elhelyezést. Tudott volt számunkra, hogy helyük az adott év igazgatási osztályánál van, de beillesztésük több száz méter irat megmozgatását, több mint ezer raktári egység jelzetének átírását jelentette volna. Döntő érv az elhelyezéskor a használhatóság volt, még ha a megoldás csak átmeneti is. 1995-ben kerültek átvételre az 1981-84. évben keletkezett iratok. Az 1982-ben készült raktári jegyzékben, az 1950-56 közti években az adott év végére vannak sorolva az iktatókartonok, az 1957-1980 közötti években nem az adott év végén, hanem az iratok után került elhelyezésre az összes iktató- és mutatókönyv. A raktári jegyzéket kiegészíteni csak e kettősség feloldása után lehet. Az ügyfelek, kutatók részére végzett keresések és az általános revízió során meggyőződtem arról, amit több évtizede levéltárunkban tanácsi iratanyaggal foglalkozó levéltárosok panaszolnak: az anyag rengeteg „ballasztot" tartalmaz. Ezek egy ügyiraton belül tértivevények, üres nyomtatványok, borítékok, ,jürgető-lapok", egyes iratok másod-, harmad-, néha negyedpéldányai. Az 13 KOMORÓCZY Gy., 1963. 63. 14 Eger Város Mérnöki Ügyosztálya 1-383. számú, 1950. január 1.-augusztus 15. között keletkezett iratai áttéve a XXII-7 fondba. 15 Ez részben magyarázható a kárpótlási ügyekben végzett keresésekkel. 406