Historia est… - Írások Kovács Béla köszöntésére (Eger, 2002)

SZABÓNÉ ÚRI Éva: A tanácsi iratok rendezésének néhány problémája (Eger város példáján) • 399

ges, de nem elegendő feltétele az önálló fond kialakításának. Szükséges - Ember Győző szerint is - a szervek iratait azok részlegének irataitól megkülönböztetni, de fondképzönek csak az előbbieket tartjuk. 5. A fondok megbonthatatlanságának elvét csak lezárt anyag esetén fogadjuk el érvényesnek akkor, ha a fond felállításakor valóban a fondképző iratainak összessége ismert volt. A nyitott, gyarapodó fondok megbonthatatlansagat az elv merev alkalmazásának tartjuk, mely azzal a veszéllyel jár, hogy a fondképző szerv későbbi szervezeti, iratkezelési stb. változásait nem tudjuk követni. 6. Állagnak tekintjük a fondképző önálló részlegeit, melyek szervezetileg egymástól élesen elkülönülnek, és önálló iratkezelésük, ennek megfelelően önálló irattári segédleteik vannak. A hangsúlyt azonban a szervezeti elkülönülésre helyezzük. 7. Elfogadhatónak tartjuk olyan kisebb szervezeti egységek (pl. tanácsi osztályok vagy csoportok) olyan irategyüttesének állagon belüli sorozatként való elhelyezését, melyeknek egy-egy korszakban van ugyan önálló irattári segédlete, de ezek a kisebb egységek együttesen alkotják a fondképző egy nagyobb szervezeti egységét (pl. a tanács szakigazgatási szervei). 8. A proveniencia elvének többféle értelmezése közül elfogadjuk és betartandónak tartjuk, hogy az iratanyag rendezésekor az eredeti regisztratúra, irattári rend a fondokon belül fenntartandó, de csak akkor és oly mértékben, ha a fond szerkezete a fondképző szerv struktúráját, szervezetét tükrözi. 9. Mindezek figyelembevételével a Csongrád Városi Tanács fondjának új rendjét elsősorban gyakorlati alapon alakítottuk ki úgy, hogy a felállított fond rendszere tükrözze a fondképző tanács struktúráját, funkcióit, az azokban bekövetkezett változásokat. Az iratok felállítási rendjét a tanácsi hivatali rendszer struktúrájának, belső összefüggéseinek egésze határozza meg, alkalmazkodva az eredeti regisztratúra elveihez, az eredetileg kialakított irattári rendhez, az iratkezelésben bekövetkezett változásokhoz. A tanácstörvény elemzése, valamint Beér János könyvének olvasása után arra a további, munkánkat döntően meghatározó elvi álláspontra helyezkedtünk, hogy fondképzönek az eddigiektől eltérően magát a tanácsot tekintjük."

3 A főreferátum elhangzását követő vita leginkább akörül bontakozott ki, hogy a felső vagy magas szintű levéltári egységek közül egy tanács iratai egy levéltárat vagy egy fondot alkotnak-e. A fondjegyzék-szerkesztési alapelvek és a levéltári terminológia szerint egy városi tanács iratai - attól függően, hogy 1954-1971 között járási vagy megyei jogú város, illetve 1971 után városi vagy megyei városi tanács volt levéltárnak vagy fondcsoportnak tekintendő. 1962-ben Vörös Károly a levéltárról többek között ezt írja:, főleg egyazon igazgatási ágazatba, vagy az annak élén álló hivatalnak, hatóságnak, intézmény3 Levéltári Szemle, 1982/2-3. 249-250. 401