Historia est… - Írások Kovács Béla köszöntésére (Eger, 2002)

SZABÓNÉ ÚRI Éva: A tanácsi iratok rendezésének néhány problémája (Eger város példáján) • 399

SZABONE URIEVA A tanácsi iratok rendezésének néhány problémája (Eger város példáján) A tanácsok lassan lezárt fondokat alkotnak a közlevéltárakban. Rendezésük a legtöbb helyen a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek szerint történik, a Heves Megyei Levéltárban viszont mintegy két évtized óta egy összetett rendezési terv alapján. Levéltárunk Eger Város Tanácsának iratait az alábbi ütemezésben vette át: 1959-ben az 1950-51. évi, 1963-ban az 1952. évi, 1965-ben az 1950-59. évi (Műszaki Osztály), 1967-ben az 1953-55. évi, 1971-ben az 1956-60. évi, 1974ben az 1961-64. évi, 1981-ben az 1965-75. évi, 1993-ban az 1976-80. évi, 1995-ben az 1981-84. évi, 2001-ben az 1985-90. évi anyagot. Az 1959-1974 közötti átvételeket követően megtörtént azok levéltári feldolgozása. 1962-ben a ,JMagyar Állami Levéltárak Fondjegyzéke" c. sorozat III. kötetének első részeként kiadásra kerültek a területi levéltárak fondjegyzékének szerkesztési alapelvei. A fondjegyzék-szerkesztési alapelveknek megfelelően a tanács anyagát fondokba sorolták. A hatáskörök, a szervezeti felépítés gyakori változása miatt az újabb és újabb iratátadások során kiderült, hogy a rendszer gyakorlati kiépítése sok nehézségbe ütközik. Ha a fondok között a raktárban a bővítésre szánt helyet rosszul becsülték fel vagy betelt, az újonnan érkezett anyag beillesztése csak nagy mennyiség átrakásával volt megoldható. A levéltárban levő iratok használhatóságát nagyban nehezítette, hogy egy konkrét ügyre vonatkozó kereséskor a levéltárosnak 2-3 fondot is át kellett néznie, amelyek a raktár különböző helyein voltak elhelyezve. Problémát okozott az is, hogy a később bevezetésre került iratkezelési szabályzat következményeként Eger városnál az 1960-64 közötti években központi mutatókönyvet fektettek fel. A régi raktári jegyzékek átnézésével nyomon követhető, hogy a mutatókönyvet a titkársághoz sorolták, a többi osztálynál pedig utaltak a segédkönyv leltári számára. A fondjegyzék-szerkesztési alapelvek szerinti rendszer tanácsokra vonatkozó részének alapproblémáiról már 1963-ban így ír Komoróczy György: „a szakigazgatási szervek a tanács vb-jének hivatali szervezetét alkotják... az osztályok kizárólag a vb jogkörében és nevében járhattak el hatóságként, egyébként csak hivatalok voltak. Levéltári szempontból ennek a ténynek a fondképzésnél van majd később látható következménye"} Nógrád megyei tapasztalatait közli 1973-ban Schneider Miklós: „A fondok kialakítása egyelőre megoldatlan. Az eddigi gyakorlat egyértelműen amellett szól, hogy a megyei tanács osztályainak iratai önálló fondként kezelendők. Mindez már nem áll teljes mértékben a járási tanácsok esetében, ahol jogosan merül fel az egyes szakigazgatási szervek, osztályok, csoportok önálló fondKOMORÓCZY Gy., 1963. 56-57. 399