Komoróczy György (szerk.): A helytörténetírás levéltári forrásai 2. 1848-1944 - Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményei 4. (Debrecen, 1972)

V. fondcsoport. Megyei városok és községek

- 270 -királyi Debrecen gyakorlatától. Ezért 1862 előtt a tanács igazságszolgáltatási joghatóságának iratanyaga is a tanácsi iratok között található. 1862-ben a bíróság, tanácstörvényszék neve alatt, az alhadnagy elnöklete alá került; a főhadnagy joghatósága a törvényszék fölött továbbra is fennmaradt, de neki nem volt ideje arra,hogy törvényszéki ügyekkel foglalkozzék. Emiatt fordult elő, hogy a törvényszéki iratok egy részét a főhadnagyi közigazgatás iktatókönyvében iktatták és a perfelvételről nem mindenkor vezettek külön nyilvántartást .

A tanács által közvetlenül intézett egyéb resszortok iratai önálló állagokat képeznek, mint például összeírások, katonai ügyek, birtoknyilvántartások, stb. Ezeket az iratok leírásánál részletesen ismertetjük. Ugyanez a helyzet a különböző tanácsi küldöttekből álló bizottságoknál is, amelyeknek elszámolásai, vagy akár jegyzőkönyvei önállóak, de az egyedi beadványokat a főhadnagyi, majd polgármesteri iktatókönyvben tartották nyilván.

A hadnagyszék teljesen elkülönülten kezelte az iratokat és jegyzőkönyveket, amelyek nem kapcsolódtak a főhadnagyi közigazgatás vagy a városi törvényszék irategyütteseihez.

A főhadnagy közigazgatási iktatókönyvei 1855 óta maradtak fenn. Ettől az időtől a kutató a meglévő mutató segítségével megtalálhatja az irattári elhelyezés számát is, mert az iktatószám azonos volt az irattári jelzetszámmal. Csak későbben, a megszilárdult polgári igazgatási szervezetben, az 1870-es évektől vezették be az alapszámokat, amelyeket sorkönyvekben tartottak nyilván; azok segítségével, a tárgymutató, az iktatókönyv és a sorkönyv közös használata esetén minden irat levéltári elhelyezésének jelzete megtalálható, a mutató azonban önmagában csak az iktatószámot vetiti ki, de az irattári helyrendre nem utal.

A sommás biróság, valamint a későbbi városi bíróság a megszüntetett hadnagyszék jogutódjának tekinthető; iratkezelése az előbbiével azonos, az ügyiratokat tehát a jegyzőkönyvi sorszámok alapján helyezték el.

Az árvaszékhez intézett beadványok egy részét a közigazgatási iratok között helyezték el, a centrális iktatókönyvben feljegyzett szám rendjében.

De 1876 óta önálló és folyamatos árvaügyi iktatókönyv is volt, amely az egymáshoz tartozó egyedi iratokat közös alapszám alatt tartja nyilván. Egyes években azonban nem vezettek önálló árvaügyi iktatókönyvet. Ilyenkor a gyámügyi vonatkozású adatok a közigazgatás irataiban találhatók meg, miután a polgármester egyúttal az árvaszéki elnök funkcióját is ellátta.

. A városgazda, a számvevőség, a pénztárnok és más hivatali ágazatok önállóan kezelték saját irataikat, amelyeket iktatókönyv szerint helyeztek irattárba. A rendőrség ugyancsak sorszámos kezelési módszert követett 1919-ig. Az 1920-ban történt államosítás után keletkezett iratok a VI. fondcsoportban vannak.

Ez a kezelési rendszer érvényesült a város egykori levéltárában, amely 1952-ig viszonylag gondosan őrizte a történeti forrásokat; a gondosság különösen a számvevőséget jellemezte, amelynek mintaszerű irattára alakult ki.