Komoróczy György (szerk.): A helytörténetírás levéltári forrásai 2. 1848-1944 - Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményei 4. (Debrecen, 1972)

IV.B. fondcsoport. Megyei törvényhatóságok és törvényhatósági jogú városok iratai

- 200 -kerültek. A jegyzőkönyveket ugyanis általában a polgármesteri hivatal és nem a központi irattár tárolta, mig a többi ügyviteli iratokat a városi tanács irattára, harminc évig, amikor átadta a levéltár részére.

1930 óta önálló állagot alkotnak a kis gyűlési jegyzőkönyvek. A tárgyalási iratok, miután a kisgyülések előkészítése is a polgármesteri ügyosztályoknál történt, ezeknél sem találhatók meg. Csak maguk a javaslatok és határozatok vannak az állagban, az alapiratokat és a testületi határozatokat legföljebb ritka kivétellel kezelték együttesen. A kutatást viszont könnyen elősegiti az a tény, hogy mind a közgyűlési, mind a kisgyülési iratokon feltüntették az előadói ügyszámot, az iktatószámot, és annak alapján - a sorkönyvek igénybevételével - maga az alapirat, ha egyáltalán megvan, fellelhető.

A közgyűlés által kiküldött bizottságok közül is megmaradtak néhánynak az iratai. Annak a jegyzőkönyvekben határozott nyoma van, hogy Debrecenben is több bizottságot megszerveztek, de irataik megőrzéséről kevésbé gondoskodtak. Sok esetben a különféle állandó bizottságok az ülésekről nem is vettek fel jegyzőkönyveket, ilyenkor valamely ügyirat megtárgyalása a polgármesteri referens javaslata alapján történt, és a határozatot a javaslat előadóivén fogalmazták meg. Az ügyirat természetszerűleg a tanácsi vagy polgármesteri iktatószám alatt található. Ez alól kivétel a központi választmány, amely voltaképen csak a képviselőválasztok összeírásait, fellebbezéseket, peticiók kezdeményezését tartalmazza, de ügyiratokkal alig foglalkozott. Tárgyuk és jellegük szerint mind az országgyűlési képviselőválasztásokkal függnek össze.

A közigazgatási bizottság iratkezelését különböző szabályzatok állapították meg, amelyek azonban csak keretintézkedéseket tartalmaztak, a helyi ügykezelés néha eltért azoktól. Az egykorú rend megkívánta, hogy minden érkező vagy kimenő iratról egyetlen iktatókönyvet vezessenek, amelynek számai évenkint újrakezdődtek. Az ügy hivatalos útjának befejezésekor azonban nem az iktatott számok rendjében helyezték el az iratot, hanem kútfők szerint.

Az irattár tehát a hozzá érkezett ügydarabokat kútfős kezelés szerint tartotta nyilván. Ez az eljárás 1918-ig volt érvényben. A kútfők tárgyi egységet alkottak, amelyek alkalmazkodtak a közigazgatási bizottság szervezet szerinti referenciájához. A kútfőkön belül a tartalmilag összetartozó iratokat alszámok szerint összefogták, amelyek egyúttal alapszámokként szerepeltek* Azonos személynek azonos tárgyban keletkezett beadványait tehát az alaps^ám alatt őrizték meg.

Ez az eljárás 1919-től megváltozott, mert megszűnt a kutfős kezelés, és csak az alapszáaoa nyilvántartás maradt fenn. Az alapszámot az első Ízben alkalmazott iktatószám határozta meg. Ez a rend maradt fenn a közigazgatási bizottságnak 1950-ben bekövetkezett megszűnéséig.

A városi tanács működése során különböző kezelési módszerek érvényesültek. Iktatókönyvet kezdettől fogva vezettek; években az iktatószámon kivül feltüntették magát az irattári elhelyezés, valamint a kapcsolt ügyiratok számát is. Az iktatókönyvet tárgyak és személyek szerint összeállított mutató követte, amely az eddigi kutatások során önmagában is jó segédletnek bizonyult.

Az ügyiratok irattári elhelyezése kezdetben azonos volt azéven belül keletkezett alapszámmal.