Komoróczy György (szerk.): A helytörténetírás levéltári forrásai 2. 1848-1944 - Hajdú-Bihar Megyei Levéltár közleményei 4. (Debrecen, 1972)
IV.B. fondcsoport. Megyei törvényhatóságok és törvényhatósági jogú városok iratai
- 165 -részét egykorú másolatokként kötötték be. Az 1867-1872 között működő képviselőtestület iratai három állagra tagolódnak: mutatóval ellátott jegyzőkönyvekre, az azokhoz kapcsolódó iratokra és egy önálló tisztujitási jegyzőkönyvekre. Az egyik jegyzőkönyvi irat magában foglalja az 1848/1849-es szabadságharc rokkantjainak összeírását, a honvédek névsorát, tehát a szabadságharc tanulmányozásához is jó adatokat szolgáltat. A városi tanács fondja több állagra tagolódik, az egykorú iktatási rendhez - regisztratúrához - igazodóan. Az állagokat a "leiró rész" részletesen bemutatja. Az egyes regisztratúrák kezelési módszere nem volt azonos. A tanácsi jegyzőkönyvek időrendiek, a rendelkezésre álló mutatók azonban megkönnyitik a kutatást. Ugyanez a helyzet a közgyűlési iratok esetében is. A tanácshoz intézett szenátor! jelentések mutatója is kitünően áttekinthető. A jelentések sorozata mesterséges rendet követ; a kiadott tanácsi határozatok idejének figyelmen kivül hagyásával a benyújtás időpontjában kaptak egy-egy számot s azok alapján kerültek irattárba. Sajnos, az összefüggések ritkán vannak feltüntetve, semmiféle alapszámos, vagy futószámos kapcsolás nem figyelhető meg, ezért egy-egy ügy tanulmányozásánál a rendelkezésre álló növedéknapló segítségével az egész anyagot át kell vizsgálni. Ezt a nehézséget azonban segit leküzdeni a mutatóban feljegyzett azonos ügyek számsora, amely az iratok fizikai összekapcsolása nélkül is minden vonatkozó számöt feltüntet. A tanács a hozzá benyújtott beadványokról iktatókönyvet vezetett, mutatót azonban nem. Az iktatókönyv viszont csak az előadó nevét tünteti fel, ami miatt hosszas következtetésekre, ügycsoportok megállapítására van szükség az iktatmány irattári elhelyezésének feltárásához. Az iktatást nem követte a mutatózás, ezért a beadványok esetében csak az ágazati elintézés és irattári elhelyezés során készített mutatók használhatók fel* mert azok közlik az iktatószámot. Ilyen módon bizonyos értelemben fordított kezelési rend érvényesült azáltal, hogy a beérkezett ügyiratokat iktatták, ellátták nyilvántartási számmal, majd beosztották valamely sorozatba, és ott újbóli iktatás után mutatózták. Az utóbbinál található jelzet Étlapján az irat eredeti száma az iktatókönyvben visszakereshető, ha ugyan egyáltalán szükség van erre a munkafolyamatra. A kutató számára maga az ügyirat, és nem az iktatás rendjének megismerése a lényeges, legföljebb a hivataltörténet foglalkozik a módszeres iratkezelési eljárás feltárásával. Ez pedig elsősorban a levéltártudomány feladata. A községtanács iratai részben jegyzőkönyvekből, részben a tárgyalások során a testület elé került beadványokra hozott határozatokból, vagy valamely tisztviselő kezdeményezésére megszületett javaslatokból állnak. A jegyzőkönyvek sorrendje kronologikus, minden napirendi pont önálló számot kapott. Az iratok viszont nem azonosak a jegyzőkönyvi számokkal, hanem az önállóan vezetett iktatókönyvek sorszámát követik. A községtanácsi ügyeket már sű-apszámos kezelés szerint tartották nyilván. Debrecen városigazgatása ebben az időszakban alkalmazta először az alapszámos kezelést. Az iratok használhatóságát kitűnő mutató biztosítja. A tisztiszék tevékenységét csak időrendben vezetett jegyzőkönyv őrzi.
