Levéltárismertető és fondjegyzék - Városi Levéltári Füzetek 2/1999 (Győr, 1999)

A kiegyezés után

A levéltár tervbe vett rendezését nagyban akadályozza az archívum helyiségének szűk volta, de az újonnan átengedett szoba segítségével a feladat megoldása könnyebbé válik. így a munkálatok során átmenetileg akadályt képező anyagot ide át lehet helyezni, majd pedig ebben a szobában nyerhetnek végleges elhelyezést a levéltárba már be nem férő irat-sorozatok. Ami az ügykezelést illeti, nagyon fontos, hogy az iratok, oklevelek levéltárba való utalása, illetve onnan való kiadása sohase történjék csupán szóbelileg, tehát úgynevezett rövid úton, hanem mindenkor írásbeli meghagyás alapján. Az ilyen utasításokat, megkereséseket évenkint kívánatos külön iktatókönyvbe vezetni, s erről így betűsoros mutatót felfektetni. A kezelésnek ez a módja a később netán elő nem kerülő iratok hovajutását kimutatja, és egyben tájékoztatást nyújt az iratokkal történt hivatalos eljárásokra vonatkozólag. Ezen iktatókönyvek, illetve mutatók a hozzájuk tartozó iratokkal együtt a levéltár irattáraként külön kezelendők. Ajánlatos továbbá iratok kiadása esetén, azok helyére egy hivatkozási cédulát tenni, mely feltünteti az átcsatolás helyét és idejét. A levéltári iratokat a levéltárnoknak kell kezelnie, de ha esetleg előfordulna, hogy más is hozzányúl az anyaghoz, az mindig az archivárius személyes felügyelete mellett történjék. Komoly kifogás alá esik az a tény, hogy a levéltárban kályha van használatban. Levéltári anyagot tároló helyiségben legfeljebb légfűtés engedhető meg, de kályha semmiképpen. A levéltárnok részére viszont alkalmas és fűthető dolgozószobát kell biztosítani, mert folyamatos munkáját csak így tudja zavartalanul végezni, beleértve a téli hónapok időszakát is. A rendezés alkalmával minden egyes csomagot át kell nézni és a számok, irattári jelek helyességéről is meg kell győződni. Fontos az anyagnak a hozzátartozó segédkönyvekkel való próba-összevetése és kívánatos az iratcsomóknak fedő táblákkal, valamint címlapokkal való ellátása. Ami már most a Győr városi levéltár rendezésének sorrendjét és módját illeti, az alábbiakat kellene szem előtt tartani: 1. az iratokat, segédkönyveket és protokollumokat szakok, vagy csoportok szerint s azokon belül szoros időrendben kell elrendezni és elhelyezni; 2. az esetleg hiányzó, betűrendes mutatókönyveket pótlólag kell készíteni; 3. az egyes szakokat; vagy csoportokat római számmal kell megjelölni, az időkör feltüntetése mellett; 4. olyan iratokat, okmányokat, térképeket s egyéb levéltári tárgyakat, melyek év közben ügyiratok nélkül érkeznek a levéltárba, továbbá az olyan iratanyagot, melyet hiányos irattározás, vagy elkallódás miatt eredeti csomagjába már nem lehet visszahelyezni, un. „ vegyes kötetetekbe " kell tenni s róluk részletes név-, és tárgymutatót kell készíteni; hasonlóképpen kell eljárni olyan esetekben, amikor egy ügyre vonatkozó, de több évről összeszedett, gyűjteményes iratokról van szó, mint hogy ezeknek külön való kezelése sokkal célszerűbb; 5. a levéltárban található és ezután beérkező könyvekből levéltári könyvtárt kell összeállítani és az egész könyvanyagról egy betűsoros névmutatót kell vezetni; 6. az 1885. évi XXIII. törvénycikk értelmében a vízikönyvek vezetése a levéltár kötelessége, az ezzel kapcsolatos engedélyokiratok tervrajzok és egyéb mellékletek elhelyezésére külön állványt kell beszerezni;