A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár évkönyve 1991-1992-1993
Papp István: A változások menedzselése a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár hálózatában
Centralizáció és decentralizáció A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár egyetlen adminisztratív-igazgatási egység, amelynek egy főnöke és egy költségvetése van. Ennek a megoldásnak számtalan előnye van. Hogy csak egyet említsek: még ha a lakosonként számított ráfordításban elmaradunk is a vidéktől, azzal, hogy ez az összeg egy kalapba van helyezve, lehetőség nyílik az ésszerű gazdálkodásra, hatékonyabb felhasználásra. Az egységes irányítás más előnyei azonban könnyen a visszájukra fordulhatnak. Hogy ezek közül is csak egyet említsek: könnyen elveszik a középvezetés szintjén a kezdeményezőerő, az önállóságból fakadó kreativitás és az egészért való felelősség érzete. A felső vezetésnek tulajdonképpen az a dilemmája, hogyan lehet ötvözni a szervezet egységességének előnyeit a szervezet részeinek viszonylagos önállóságából fakadó előnyökkel. Ez egy nagyon érzékeny kiegyensúlyozási művelet, amelyet állandóan figyelemmel kell kísérni, és a szükséges beavatkozásokat elvégezni. Ugyanis folyamatosan egyensúlyban kell tartani a központi vezetés és a középvezetés között a jogok és kötelességek elosztását, a központilag és a helyileg elintézendő feladatokat, a technológiának az egész rendszerben azonos eljárásait és a helyileg alkalmazottakat, a centrifugális és a centripetális erőket, s utoljára de nem utolsósorban az egységes költségvetés felosztását az egyes költséghelyek között. Mert legyünk őszinték: az önállóság mértékének legfőbb mutatója az, hogy egy vezető milyen mértékben rendelkezhet az anyagi és a személyi erőforrások fölött. A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár a régmúltban (50-es, 60-as, 70-es évek) igen erősen centralizált szervezet volt, amelyben nagyon kevés döntési hatásköre volt az egyes egységeknek. A 70-es évek végén már történt némi bátortalan próbálkozás a helyi önállóság növelésére, de igazából csak a 80-as évek közepére került válaszúira a könyvtár vezetése: megtartani a régi patriarkális irányítási stílust, vagy átváltani a participatívra. Némi hezitálás után az utóbbit választotta. Kétirányú intézkedések történtek. Az intézkedések egy része arra irányult, hogy egyszerűsítse a központi irányítás struktúráját, felszámolja azokat a központi irányítási funkciókat ellátó egységeket, amelyek még a régi időkben alakultak ki, s amelyeknek részben az volt a feladatuk, hogy mentesítsék a gondolkodás alól a középvezetőket pontosan előírva számukra a teendőket, részben pedig az, hogy helyettük végezzenek el olyasmiket, amik pedig az 6 dolguk lett volna. Ezzel párhuzamosan folyamatosan növelni kellett a középvezetők hatáskörét és felelősségét. Először a szakmai kérdések eldöntésében kaptak szabad kezet, majd a személyzeti ügyek intézésében, végül pedig a gazdálkodásban. A jogok és kötelezettségek átadása természetesen bizonyos játékszabályok megállapítása mellett folyt le, tehát az önállóság nem azt jelenti, hogy mindenki azt csinál, amit akar, hanem azt, hogy a könyvtár egészére érvényes előírások szabta keretek között a középvezetőre van bízva, hogy a rendelkezésére bocsátott személyi és anyagi erőforrásokat a leghatékonyabban használja fel. A vezetési hatáskör decentralizálása azt eredményezte, hogy bár a könyvtár működési feltételei nem javultak, az erőforrásokat jobban tudtuk hasznosítani. A középvezetők a szolgáltatásokat és az állománygyarapítást a tényleges igényekhez tudták méretezni, s nem központilag előírt követelményeket teljesítettek. A munkaerőt rugalmasabban tudták bevetni: nem a munkaerő kereste magának a munkát, hanem az elvégzendő feladat a könyvtárost. A legnagyobb változást a középvezetők gondolkodásmódjában és hozzáállásában pedig az egységes központi költségvetés decentralizálása eredményezte. Itt azonban ki kell térnünk egy másik problémára is. Térítéses szolgáltatások A klasszikus közművelődési könyvtári hagyományokat és a felvilágosodás eszményeit követve ingyenesnek tekintettük és tekintjük most is szolgáltatásainkat. Ezzel az elvvel nincs is semmi baj addig, ameddig a fenntartó megengedheti magának, vagy meg akarja engedni magának, hogy a könyvtárral szemben felmerülő igények kielégítését teljes mértékben finanszírozza. Egyszerűbb volt a helyzet, amikor a könyvtári szolgáltatások gyakorlatilag a nyomtatott anyag helybeli használatára és kölcsönzésére szorítkoztak, ráadásul egy olyan országban, mint amilyen Magyarország is volt, ahol a könyvek ára nevetségesen alacsony volt az állami szubvenció következtében. A pénz azonban egyre kevesebb lett, pontosabban a költségvetésünk hiába emelkedett, messze nem tartott lépést a tényleges kiadásokkal. Mit tehetett a könyvtár vezetése, azon kívül, hogy nagyobb költségvetést kért - nem sok eredménnyel - a fenntartójától? Először megpróbált takarékoskodni. Megszüntetett drága szolgáltatásokat (felszámolta két bibliobuszát). Bérbe adott helyiségeket. Mivel alacsonyak voltak a fizetések (most se magasak) és nem kapott bérfejlesztést, két ízben is csökkentette a létszámot, (nem elbocsátásokkal, hanem 21
