A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár évkönyve 1970-1971
Bene Lászlónó: Munkaszervezés a kerületi könyvtárban
E felosztás szerint a könyvtárvezető tevékenységi jegyzéke is összeállítható, szükség szerinti részletességgel bontva a fő elemeket, szem előtt tartva a könyvtári szervezet környezeti kapcsolatait és belső működését. A tervezésnek és a szervezésnek széles határai vannak a könyvtárvezető számára a működés mindkét aspektusából, a könyvtár társadalmi szerepét és belső életét tekintve egyaránt. Az önálló kezdeményezésnek itt tág tere van. Jóval szűkebb a rendelkezés-igazgatás területe a helyi vezetés szempontjából, mert itt az egységes, központilag irányított könyvtárhálózat ügyrendje, igazgatása, személyzettel való ellátása, gazdasági ügyintézése nagyon határozott medret szab. Bonyolult szervezetekben a vezetés elemei önállósulnak, mert egy vezető képtelen kézben tartani azokat. A kerületi könyvtárak működése azonban könnyen áttekinthető, bár sokrétű és nagy mennyiségben ismétlődő tevékenységeket tartalmaz. Nagyon fontos bennük a vezetési funkció elkülönülése, de magában a vezetésben nincs szükség munka- megosztásra. A vezetés feladatait mindig tudatosan és együttesen kell vizsgálnia a könyvtárvezetőnek. Olyankor előtérbe kerül egy-egy elem, így a tervezés a könyvtár felújításánál, a személyzeti kérdések egy új munkaszervezeti rendre való áttérésnél stb., de nem állhat be szakadás a vezetési tevékenység körforgásában. Mindig szem előtt kell tartania, hogy a szükséges tevékenységek a cél és a terv szerint, hol, mikor, hogyan történnek, illetve megtörténtek-e. Az említett nagyságú munkaszervezetben, tehát egy legalább 7 — 8 dolgozóval működő kerületi könyvtárban is, a vezetés külön kell, hogy váljék a végrehajtástól, hogy a vezetés minden elemét a könyvtárvezető maga, impulzust adóan, szakértelemmel és erejének teljes ráfordításával elláthassa, a rábízott könyvtár eredményes működése érdekében. A közepes és a nagy kerületi könyvtárak éppen azzal váltak minőségileg magasabb szervezeti egységekké, hogy bennük annyi vezetési feladat keletkezett, amennyi teljes időben igényel egy feladathordozót, vagyis a végrehajtási munkáktól mentesített vezetőt. (A kiskönyvtárak munkaszervezési tekintetben más kategóriaként kezelendők.) A könyvtárvezetőnek maradéktalanul vállalnia kell a vezetés funkcióit. Az a könyvtárvezető, aki nem tud tervezni, vagy szervezni, aki nem szívesen foglalkozik személyzeti problémákkal vagy nem ellenőriz, nem bizonyul vezetőnek. Másrészről a vezetőnek döntési joga kell, hogy legyen. Döntési jogkör nélkül felesleges a vezetői beosztás. (A döntési jogkör sok tekintetben bővült a közelmúltban a kerületi könyvtárakban. Az állomány fejlesztésében, gondozásában, a munkamódszerek megválasztásában, a propaganda gyakorlatában úgyszólván teljes a helyi vezető döntési joga. Sok a megkötöttség azonban a személyzeti és a gazdasági ügyekben.) A kerületi könyvtár szervezetének struktúrája A célkitűzés és a szervezet helyzetelemzésének birtokában, a vezetés feladatainak pontos körvonalazása után eljutunk a végrehajtás struktúrájának vizsgálatához. A feladatokat most önmagukban szemléljük, és elemzésükre, valamint a könyvtár jelenidejű személyi állományára támaszkodva, de természetesen figyelembe véve a várható fejlesztést vagy a végrehajtandó esetleges személyi cseréket, megkeressük a feladathordozókat. Munkatársaink képzettsége és szakmai gyakorlata mellett egyéni hajlamaikat és rátermettségüket is messzemenően figyelembe kell vennünk a reszortok elosztásánál. A szervezet zökkenő- mentes működéséhez elengedhetetlenül szükséges, hogy a dolgozók elfogadják a vezetés koncepcióját, hogy azonosuljanak a szervezettel. A szervezet csak statikus ábrájában áll ügyrendszerűen rögzített feladatok sorából, valójában cselekvési rendszer, ami olyan mértékben realizált, amilyen mértékben tagjai alávetik egyéni döntéseiket és viselkedésüket a szervezeti közösségnek. A feladatok kijelölésekor a hatáskör és felelősség áttekinthető, logikus rendjét kell megteremteni. A végrehajtás oldalán minden tevékenységet úgy kell megtervezni, hogy szabályzat szerint előírható legyen. Pontos szabályok szerint rögzíthető például a könyvek állományba vételének, az állomány gondozásának, az olvasói nyilvántartás kezelésének, 8* 115
