A Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár évkönyve 1964-1965

Dr. Bene Lászlóné: A könyvtári manuális munka és tudományos megszervezése

A vázolt elvek és eljárásmódok alapján elemeztük a visszavétel egy-egy munkaciklusát. Munkaciklusnak tekintettük azt a munkaszakaszt, amely az olvasó által átnyújtott (vagy visszahozott könyveire helyezett) olvasófüzet kézbevételétől a következő olvasó füzetének kézbevételéig tart. (Kezdődhet a munkaciklus a munkaszakasz bármely más elemével is.) Közvetlen megfigyeléssel feljegyeztük a munkaciklus minden lényeges tevékenységét (nem a mozdulatokat !) Majd — ugyancsak a közvetlen megfigyelés módszerével — könyvtárosonként jegyeztük fel a munkafolyamatot. Hét könyvtárosról készítettünk munkafolyamat-ábrákat, kisebb és nagyobb kölcsönzési forgalomban.

A következő ábra három könyvtáros (A, B,C) munkavégzését mutatja be egy munkafolyamat-ábrán: (Lásd a 253. lapon.)

A kapott eredmények értékelése következett ezután. A munkafolyamat-ábra elemzésének szempontjai:

Kérdés

Várható hatás, illetve intézkedés

1. Mi a célja ?

1. Felesleges vagy bizonytalan tevékenységek kiküszöbölése

2. Hol kell elvégezni ?

2. Munkaterület összevonása vagy megváltoztatása

3. Mikor kell elvégezni ?

3. Az időtartam vagy a sorrend megváltoztatása

4. Hogyan kell elvégezni ?

4. A munkamódszerek egyszerűsítése, illetve összevonása

5. Ki végezze el ?

5. Munkatársak megcserélése, illetve összevonás

Nem minden dolgozónál azonosak a tevékenységek a munkaciklusban. A fenti munkafolyamat-ábrában В és C könyvtárosnál láthatók bizonytalan elemek és C könyvtárosnál el nem végzett szükséges tevékenységek. Ezek közül egyesekből még ugyanabban a munkaciklusban következnek hibák, például a 6. vagy a 14. elmaradása miatt rendetlenség lesz a munkatartományban ; könyvek, nyilvántartási eszközök elcserélődése következik. Mások a kiadásnál mutatkoznak vagy az érdekelt olvasó következő kölcsönzésénél, így a 10., 11. hiányából adódók. Fölösleges elemeket is kimutat a munkafolyamatábra, bár ilyen tétel nem szerepel a tevékenységi jegyzéken: В és C könyvtáros munkájában a 6. kimaradása miatt a 9. műveletnél keresgélés van a felgyűlt könyvcsomókban, vagy a 7. hiányakor a rendezetlen könyveket egyenként kell helyre forgatni. Időveszteséggel járnak ezek a bizonytalan vagy fölösleges elemek, azonkívül mindig zavart keltők, mert a beidegződést, a ritmust akadályozzák és vitákra, idegességre vezetnek, mivel a szükséges, de kimaradt tevékenységet másnak kell elvégeznie. A szükséges, de bizonytalan elemek határozottá tételének követelménye az első szempont a folyamatábra értékelésekor.

Kitűnt az elemzéskor, hogy a munkaciklusnak az 1. mozzanattal való indulása nem jó. A 6. mozzanattal kell kezdeni a visszavételt. A pult szélére ugyanis egyszerre több olvasó helyezi a könyvét, cserék, viták elkerülésére jobb először is „átvenni” azt a könyvcsomót, amellyel éppen dolgozunk. A 10., 11., 12. pontban szereplő tevékenységet ésszerűbb a kiadáshoz áttenni (a kölcsönzött könyvről ugyanis a tasakban levő könyvkártya a legfontosabb bizonylat), s az ellenőrző, egyeztető kérdések az olvasóhoz („Egy könyvet tetszik hosszabbítani ? Jókai Rab Ráby-ját ?”) főleg ott hangzanak el. így a visszavétel — amely a lejáratban való keresés és a visszavett könyvek rendezőállványra helyezése révén munkaigényesebb, állómunka jellegénél fogva fárasztóbb, mint a kiadás — valamelyest könnyítve lenne. A 15. tevékenységnek nem kell minden munkaciklusban jelentkeznie, összevonható 4 — 5 ciklusonként.

252