Priegl Judit: Struktúraelemzés az Esztergomi Babits Mihály városi könyvtárról. Vezetéselméleti évfolyamdolgozat (1998)

Ül. A szervezet információs és kommunikációs rendszere.

Belső információs és kommunikációs rendszer:

az intézmény kis létszáma lehetővé teszi a mindennapi kommunikációt, ebből adódik, hogy a legtöbb információ szóban terjed, mint alulról felfelé, mind felülről lefelé, a hierarchia csak formális. A rendszerességet elsősorban a havonta egy alkalommal, minden hónap utolsó hétfőjén megrendezett munkaértekezlet adja. Ekkor a könyvtári munka minden területe sorra kerül, valamint a városban történteket is meg lehet tárgyalni.

Mivel a könyvtár júliusba és augusztusban zárva van, egy rendkívüli munkaértekezleten vettem részt amit szeptember 2.-án tartottak. A létszám teljes volt. A szabadság előtt mindenki igyekezett lezárni az éppen elkezdett munkáját, ezért leginkább az év hátralévő feladatai kerültek előtérbe, valamint az igazgatóváltás. Miután az igazgatónő elmondta az elmúlt egy hónap főbb csomópontjait, területenként megvitatták azt, mindenki beleszólásával. Az értekezlet teljesen demokratikus volt. A leghosszabban a számítógépes helyzet megvitatására került sor.

A Babits Mihály Városi Könyvtár a legjobban ellátott számítógépparkkal rendelkezik a megyében. Ez a Vitéz János Tanítóképző Főiskolának köszönhető. Az iskola egy alapítványi pályázaton több számítógépet nyert, ebből hatot (öt asztali- és egy hordozható gépet) adományozott a könyvtárnak, valamint egy nyomtatót. 1998-ban a Soros Alapítványtól újabb 5 gépet nyert a könyvtár és egy év ingyenes internet használatot. így az intézménynek jelenleg 10 munkaállomása lenne, de pillanatnyilag szerelés alatt áll az egész rendszer. A most nyert gépeket az olvasók fogják használni, a régiek munkagépek lesznek továbbra is. A könyvtárba való beiratkozáskor a tagokat azonnal felveszik a számítógépes nyilvántartásba, a

könyvállomány is számítógépen van már, de a kölcsönzés adminisztációja egyenlőre manuálisan történik. Jelenleg ennek a programnak (SZIRÉN) a továbbfejlesztése is folyamatban van. Pillanatnyilag az iktatás, a számlázás, valamint a könyvelés is manuálisan történik. A pályázatokat, leveleket és a bibliográfiai munkákat viszont már gépen végzik.

A belső dokumentumok, szabályzatok részben már a számítógépben vannak. A kollektív szerződést bárki bármikor megnézheti, és az 1998. évi költségvetés tervezet is szövegszerkesztővel készült.

Rendszeresek még a február, május, szeptember és december utolsó napján megrendezett munkaértekezletek. Minden év február végén az igazgató beszámolót készít az előző év tevékenységéről.

Az intézmény külső kapcsolatainak rendszere:

a könyvtárat az önkormányzat tartja fenn, s ő finanszírozza a működési költségeket is. A fenntartói irányításban Esztergom Város Képviselőtestületének bizottságai és a Polgármesteri Hivatal vesznek részt. A törvényességi felügyeletet - a jegyző nevében - a Polgármesteri Hivatal Oktatási és Közművelődési Csoportja gyakorolja. A közvetlen irányítási és ellenőrzési feladatokat - a jegyző nevében - az Oktatási és Közművelődési Csoport illetve a Pénzügyi, Költségvetési és Adóügyi Iroda látja el. A fenntartó a bizottsági üléseken akkor vesz részt, ha a napirend az intézet tervét, gazdálkodását érinti.

Igen jónak mondható a szakmai testületekkel az intézmény kapcsolata. A könyvtár tagja a Magyar Könyvtáros Egyesületnek (MKE). Részt vesz a Könyvtár, a Bibliográfia és a Helyismeret szekció munkájában. Ott van az évenként megrendezendő szekciógyűlésen és a szintén évenként megrendezésre kerülő vándorgyűlésen. Ez utóbbinak Salgótarján adott otthont ebben az évben. Az ország minden tájáról érkeznek kollégák , így ezek a gyűlések remek alkalmat adnak a tapasztalatcserére.

14