Erzsébetváros, 2008 (17. évfolyam, 1-19. szám)
2008-09-25 / 14. szám
iHllimt/ÄlLN 2008/14. szám mOSOLSHIUfiTOL Ismerjék meg Önök is! Tisztelt Erzsébetvárosi Olvasók! Vs I A Polgármesteri Hivatal egyes irodái mára hagyományossá vált bemutatkozóinak egy újabb darabját tartják kezükben. Engedjék meg, hogy a következő pár percben megismertessem Önökkel az Ügyviteli Iroda feladataival és munkatársaival, Hófehérkével és a 17 törpével. Igen jól olvasták, nem 7, hanem 17 törpéről van szó. És nálunk Hófehérke sem sudár, hanem még pár hónapig gömbölyded (állítólag lány lesz). Munkatársaim azonban ugyanolyan szorgalmasak, mint mesebeli társaik, és még egyes tulajdonságaikban is hasonlítanak rájuk: nálunk is van Morgó és Szende, ahogy Tudor és Vidor is. Jómagam már több mint 15 éve dolgozom a közigazgatásban, különböző területeken. Ám én is csak akkor döbbentem rá az ügyviteli munka fontosságára a hivatal életében, amikor erre az irodára kerültem. Olyan ez a terület, hogy amíg minden rendben van, addig szinte észre sem lehet venni. pes nyilvántartásba veszünk. 2008-ban a mai napig postai úton kb. 55.000 levél érkezett hozzánk. Ugyancsak nyilvántartjuk mindazokat az ajánlott leveleket, amelyeket a hivatal küld Önöknek. vagy személyes felügyelet mellett végezzük égetéssel, zúzással, az ezzel foglalkozó minősített cégek telephelyén. Az iratkezelés területe az utóbbi időben országos szinten is előtérbe került, felállították a Kormányzati Iratkezelési Felügyeletet, több új jogszabályt adtak ki. Ennek elsődleges oka az, hogy az elektronikus ügyintézés bevezetése a jelenlegi ügyviteli; módszereket is újraírja. A hivatal ve-1 zetése 2007- ben úgy döntött, hogy a korábbi ügyviteli szoftverünket - a jogszabályoknak megfelelően - lecseréli egy olyan korszerű szoftverre, amely már az elektronikus ügyintézés követelményeinek is megfelel. Hiába küldenék ugyanis Önök beadványaikat elektronikusan, ha nem volna megfelelő megoldás arra, hogy azt a hivatalon belül fogadni és továbbítani tudjuk. Ez a program 2008. január 1. óta működik, a hivatal összes munkatársa használja Segítségével elektronikusan készülnek a munkanaplók és az ügyfelek tájékoztatása, az iratok átvétele is gyorsabb lett. Ebben az évben a fejlesztés folytatódik és terveink szerint 2009-ben megnyílik Önök előtt az út ahhoz, hogy a honlapunkon és az Ügyfélkapu rendszeren keresztül ügyeik egy részét elektronikusan is elintézhessék. Ha az ügyvitellel, irataikkal, leveleik sorsával kapcsolatos kérdésük merül fel, forduljanak hozzánk bizalommal a 462-3217 vagy 4623124 telefonszámokon. Üdvözlettel Machemé dr. Sebők Irén Andrea irodavezető Mit végez az Ügyviteli Iroda? Mi látjuk el a hivatalba történő postai anyagok fogadását és mi továbbítjuk azokat a leveleket, amiket a hivatal küld. A beérkezett és a kollegák által átvett beadványokat érkeztetjük, nyilvántartásba vesszük (iktatjuk), továbbítjuk az érdemi ügyintézőknek. Az ügyek lezárása után pedig megőrizzük az iratokat. A csoport a két „nagy” hivatali épületben található. Az Erzsébet körúton dolgozik a Postabontó csoport, valamint az iktatós, fénymásoló és, irattáros kollegák. A Garay utcában iktatós, irattáros, fénymásoló és kézbesítő kollegáim dolgoznak. Postabontó csoportunknál naponta kétszer fordul meg a Magyar Posta. Reggel hozza a zöld zsákot a levelekkel, délután elviszi, amit mi küldünk. Minden egyes beérkező levelet, legyen az akár még egy meghívó is, szá- mító- gé-i A postai úton beérkezett és az ügyfélszolgálatok által átvett beadványokat szignálás (az ügyintéző kijelölése) után iktatjuk, megkapja az irat azt az ügyiratszámot, amelyre az ügyintézés során hivatkozni lehet. A hivatal iratforgalma ugyancsak jelentősnek mondható. Ebben az évben fó- és alszámon (első irat, majd a benne keletkezett iratok) 85343 db irat került iktatásra. ___j________ A z iratok iktatását 1989. óta végezzük elektronikusan, számítógépes szoftver segítségével. Ezt megelőzően papíralapú iktatás folyt. Ma már ez szinte elképzelhetetlen, de vannak az országban még olyan kistelepülések, ahol ezt a módszert használják. Irattárunkban még mindig fellelhetőek ezek a kézi iktató és tárgymutató könyvek, hosszú évekre visszamenőleg. Mi is használjuk még őket, amikor 1989 előtti iratokat kell megkeresnünk irattárainkban. ^Az ügyek lezárása után az iratok az irattárainkba kerülnek. Azt, hogy egy-egy ügyiratot milyen hosszan kell megőriznünk, jogszabály határozza meg. A kisebb jelentőségű ügyeket 2-5 évig, a fontosabbakat 10-75 évig őrizzük. Nagy számban vannak azonban olyan irataink, amelyeket nem lehet selejtezni soha, jellemzően ezek épí- tési, gyámügyi, anyakönyvi iratok. Egy részük 15 év elteltével Budapest Főváros Levéltárába kerül. A selejtezéshez szintén levéltári jóváhagyás szükséges. Az iratok megsemmisítésének szigorú szabályai vannak, gondosan ügyelünk arra, hogy ne kerülhessen ki a szemétbe semmilyen dokumentum. A megsemmisítést vagy a helyszínre hívott zúzóautóval,
