AZ EGYETEMI KÖNYVTÁR ÉVKÖNYVEI 2. (Budapest, 1964)

Módszertani kérdések - Balázs János–Keresztényi József–Podonyi András–Zsidai József: A leltározás néhány kérdése hazai tudományos könyvtárainkban

A leltári nyilvántartás tekintetében különbséget teszünk fogyó

1

, vagy felhasználásra kerülő anyagok és állóeszközök között. A könyvtári állomány vagyonnyilvántartás! vonatkozásban az állóeszközök csoportjába tartozik. Az állóeszközök, vagy állóalapok alatt a nemzeti vagyon azon részét értjük, amelyek a vállalatoknál, vagy intézményeknél hosszú időn át vannak használatban, a használati idő alatt azonban megtartják természetbeni — eredeti — formájukat és csak fokozatosan használódnak el. Ezek szerint tehát az állóeszközök a különféle épületek, gépek, berendezések, felszerelések, könyvek és egyéb tartósan használt eszközök, illetve vagyontárgyak. A könyvtári állománynak jellegénél és kulturális értékénél fogva is egészen sajátos elbírálás alá kell kerülnie az állóeszközök csoportján belül. Ugyanis, mint az az előzőkből kitűnik, az állóeszközök értéke az állandó használat következtében általában évről évre csökken

2

, állagukat tekintve pedig bizonyos idő után használhatatlanná és értéktelenné válnak. A könyvtári állomány vagyonjellegű értéke azonban globálisan megmarad használat után is. Sőt a könyvtári állomány jelentős részénél kettős értékről lehet szó; egyrészt beszerzési értékről (ami a mű megjelenése után közvetlenül a forgalmi értékkel azonos), másrészt eszmei értékről (ami a forgalomba hozatal utáni értéket tükrözi). Ez utóbbi a beszerzési érték alá, vagy fölé is emelkedhet anélkül, hogy a könyvtári állományt bárki is használta volna. A ritka és a kis példányszámban kiadott művek eszmei értéke ugyanis rendszerint többszöröse a beszerzési értéknek. Az eszmei érték tehát fordított helyzetet teremt az állóeszközök kategóriájába sorolt vagyontárgyakon belül. Ennek alapján az állóeszközöknél egyrészről évről-évre értékcsökkenés áll fenn, másrészről a könyvtári állomány egy részénél eszmei érték növekedés keletkezik. Ennek ellenére a vagyonnyilvántartásban nem változik meg az értéke. Nem változik, mert a beszerzés nem eladás céljából történik. Eszmei értéknek akkor van jelentősége, ha a könyvtár példánya valamilyen oknál fogva megrongálódik, vagy elvész. Ilyen esetben az eszmei érték figyelembevételével lehet a pótlást biztosítani. Az alapértékhez kell számítani a beszerzés utáni első kötési költséget abban az esetben, ha a mű nem kötött állapotban került a könyvtárba. A jelenlegi gyakorlatunk szerint azonban a kötési költséget nem vezetik a vagyonnyilvántartás értékrovatába. A könyvtári állományleltárak célja az, hogy a közkönyvtárakban található és társadalmi tulajdont képező művekről mennyiségben és értékben számot lehessen adni, vagy adatni. Ez csak úgy lehetséges, ha a könyvtárak egyes részlegei megfelelő nyilvántartásokat vezetnek. A szükséges nyilvántartások vezetését különféle rendelkezések írják elő, ezek közül a 318/100/1952. P. M. utasítást, mint legfontosabbat említjük. Ez általánosságban rendelkezik a költségvetési előirányzat alapján gazdálkodó szervek, intézmények és intézetek leltározásáról. 1 A fogyóeszköz fogalma sem tisztázott a könyvtári állomány területén. A periodikumokat sok helyen évközben fogyóeszköznek tekintik és csak az évfolyam valamennyi számának beérkezése után veszik állományba és csak akkor, amennyiben teljes az évfolyam. Szó lehet olyan vásárlásról és felhasználásról, amikor újságot, vagy képeslapot úgy vásárolunk, hogy az nem kerül az állományba, mert a tárgyév alatt nagy forgalom következtében annyira elhasználódik, hogy tovább nem volna érdemes megőrizni. Ez utóbbi megoldás helyesnek látszik, viszont az egész periodikum állomány nem kezelhető ilyen módon. Vásárolhatunk könyvjegyzékeket, ajánló bibliográfiákat stb. is úgy, hogy nem vesszük állományba. Felesleges munkát végeznénk ezek nyilvántartásba vételével, majd állományból való törlésével. Ellenkező esetben feleslegesen duzzasztjuk az állományt. 2 Azt, hogy az állóeszközök értéke mennyire csökken, külön rendelkezés határozza meg. Síi