AZ EGYETEMI KÖNYVTÁR ÉVKÖNYVEI 2. (Budapest, 1964)

Módszertani kérdések - Balázs János–Keresztényi József–Podonyi András–Zsidai József: A leltározás néhány kérdése hazai tudományos könyvtárainkban

A mai leltári munka látszólag szabályozott keretek között folyik, annak ellenére egyrészt megmerevedést mutat abban a tekintetben, hogy évek során összeolvadt olyan természetű munkákkal — statisztika, hitelnyilvántartás, tartalmi feltárás, stb., — amelyek nem tartoznak szorosan a leltári teendőkhöz, másrészt gyakorlatban messze eltért attól az alapvető feladattól, amelyről a leltár fogalmának elemzésénél szó volt. A leltári munka végzése során az előírások helytelen értelmezése hozta magával, hogy maga a leltári munka szenved hátrányt még olyan könyvtárakban is, ahol ügyviteli szempontból a legteljesebben megoldottnak látszik. A leltározásnak vagyoni jellegű funkciójából kiindulva könyvtári területen a leltári munkát kizárólag pénzügyi feladattá kell tenni, az ezzel kapcsolatos könyvtári jellegű munkát pedig csak olyan mértékben kell művelni, amelyre feltétlenül szükség van a könyvtári munkában. így a párhuzamosan végzett munkák megszüntethetők és kialakítható olyan leltári rendszer, amely jobban szolgálja a leltári célkitűzéseket, mint a jelenlegi rendszerek. A két —- könyvtári és pénzügyi — területnek együttesen van szüksége olyan leltári rendszerre és annak alapján megfelelő nyilvántartásra, és nem nyilvántartásokra, amely szerint az állományt érték és mennyiség szerint tartják nyilván. Az érték- és a mennyiségi nyilvántartás összhangja teszi lehetővé a leltári feladatok egyszerű és gyors megoldását. Az érték- és mennyiségi nyilvántartást vizsgálva leltári és szakmai vonatkozásokban, kétségkívül megállapítható, hogy az értéknyilvántartásnak pénzügyi vonatkozása domborodik ki jobban magából a terminológiai meghatározásból is, éppen ezért az értéknyilvántartás kizárólag gazdasági jellegű, vezetése egyedül a pénzügyi részlegre tartozik és minden egyéb helyen feleslegesnek látszik. A mennyiségi nyilvántartás a szobaleltárhoz hasonlítható legjobban. A könyvtári területen a raktári kartotékkal vehető azonosnak. A könyvtári lel: ári munkánál követelmény még az időrendiség biztosítása. Az időrendiség az állomány könyvtárba való beérkezésének sorrendje, illetve annak megfelelő nyilvántartása. Az időrend a beérkezési sorrend számozásával érhető el, amit a bizonylaton kell feltüntetni. A könyvtárakban az időrendi számozás önmagában nem elég, miután a raktári elhelyezés nagyságrend kialakításával történik, majd egyes esetekben az előzőkön túl tartalmi vonatkozásokat is figyelembe kell venni. Az ismertetett könyvtárak leltári rendszeréből leszűrt tapasztalatokat, továbbá az általános leltári alaprendeletet figyelembe véve a jövőbeni leltári nyilvántartás a könyvtárak szakmai és pénzügyi részénél a következő megoldás alapján alakítható ki. I. A pénzügyi rész nyilvántartása: Az értékmjilvántartást az eredeti bizonylat tételes beszámozásával kapjuk meg. Összesítését a pénzügyi könyvelés megfelelő rovatos része biztosítja. A bizonylat számozása kettős megoldású is lehet. Az idősoros számozás —• tételszám — mellé a raktári szám vagy jelzet kerül. Az eddigiekkel szemben természetesen maga után vonja, hogy a pénzügyi rész csak bizonylat alapján könyvelheti a beszerzett anyagot. Olyan esetekben, amikor — pl. ajándékozás esetén vagy cserénél •— jegyzék nélkül érkezik az anyag, bizonylatot helyettesítő jegyzéket kell készíteni, mégpedig a szakmai résznek, illetve ott, ahol elsőnek veszik át az anyagot tételesen. 100