Képmás, 2005
1. szám
Beszéljünk róla... A kommunikáció minden csapat, közösség számára alapvető' fontosságú - egy cég esetében pedig stratégiai jelentőségű. Csak egymás jól átgondolt tájékoztatásával, informálásával érhetjük el azt, hogy mindannyian egyformán értsük a vállalat folyamatait, kövessük a célkitűzéseket és végül egy nagy csapat tagjaiként hozzájáruljunk ezek eléréséhez. Persze megfelelő módon kommunikálni nem is olyan egyszerű, mint amilyennek gondolnánk... Arra mindannyian érzékenyen reagálunk, ha valamely számunkra fontos információt nem kapunk meg, vagy nem ér el hozzánk időben. Emiatt előfordulhat, hogy nem tudjuk olyan jól végezni a munkánkat, mint szeretnénk, lekésünk egy belső pályázatról, kimaradunk egy eseményből, de érhet bennünket számtalan más kellemetlen és bosszantó következmény. Az vajon hányszor jut eszünkbe, hogy esetleg mi nem juttattunk el valamilyen fontos információt másoknak? Vagy hogy ha útjára is indítottunk egy hírt, nem gondoskodtunk arról, hogy mindenkihez eljusson, akinek az valamiért fontos lehet? Gondoljuk csak végig, hányszor bízzuk a véletlenre, hogy valamilyen hasznos vagy érdekes tudnivaló merre barangol a szervezetben, folyosói összefutásokra, vagy az „aki hallja, adja tovább” módszerre hagyatkozunk. Így aztán mindig akad olyan, aki nem hallotta, nem tud róla, nem ismeri, nem érti... Pedig egy kis odafigyeléssel elejét vehetnénk a rossz tapasztalatoknak. A kommunikációról sok téves elképzelés él bennünk. Az egyik ilyen, hogy kommunikálni mindenki tud, különösebb képzettség és erőfeszítés nélkül is. A másik, hogy a vállalati szintű tájékoztatás kizárólag a belső kommunikációs osztály feladata. Pedig a hatékony vállalati kommunikáció nagyon sok figyelmet igénylő terület, amelyből minden egyes dolgozónak ki veil vennie a részét. Kommunikációnak nevezünk minden olyan folyamatot, amelynek során valamely jelrendszer segítségével információt adunk át valakinek, vagy kapunk valakitől. Kommunikáció lehet akár egy mosoly is, ami örömöt, nyugtázást, felismerést, és még egy sor más információt közölhet. Nagyon fontos azonban, hogy a kommunikáció mindig kétoldalú, vagyis nem jöhet létre a befogadó fél tevékeny részvétele nélkül. Nem beszélhetünk kommunikációról a megfelelően megválasztott csatorna nélkül sem, amelyen keresztül az üzenet elérheti a befogadót. Csatorna lehet a beszéd - de persze csak akkor, ha mindkét fél számára érthető nyelven történik -, vagy egy levél, de csak akkor, ha eléri a befogadó személyt. A belső kommunikációs osztály persze igyekszik támogatni az információáramlást. Olyan tájékozódási lehetőségeket - szakkifejezéssel: csatornákat - hoztunk létre és gondozunk, amelyek bármelyik terület és kollégánk rendelkezésére állnak a szervezet tájékoztatására. Ilyen a Képmás, az Intranet, az utóbbi időkben a kereskedelmi marketing osztály által üzemeltetett Sales News intranetes oldal, amely a területi képviselő kollégáknak szól, a depókban pedig hirdetőtáblák segítik a tájékoztatást. Na és persze vannak olyan széles körben használatos eszközök is, mint a telefon, az sms, az email vagy a személyes megbeszélések, amelyeket mindannyian gyakran és szabadon használunk. Az DSD rendszer bevezetésével megváltozott a Philip Morris Magyarország szervezete, szerkezete, és az eddig megszokott, bevált kommunikációt is ehhez kell igazítanunk. A „legénység” földrajzilag igencsak eltávolodott egymástól, így a korábbinál nagyobb figyelmet kell fordítanunk saját kommunikációnk megtervezésére, hogy egymás bevonásával segítsük a vállalat egységének, a csapat- szellemnek, az összetartozás érzésének kialakulását. Soha ne bizzuk mások megítélésére, hogy a hírt továbbadják-e a kifelejtett munkatársainknak, mert ezzel azt kockáztatjuk, hogy az nem minden érintetthez jut el. Inkább gondoljuk végig mi magunk, ha kell, felettesünk, a személyügyi vagy a vállalati kapcsolatok osztály munkatársainak bevonásával, kiket szeretnénk tájékoztatni és hogy őket a meglévő - vagy akár új - csatornák közül melyik segítségével lehet leginkább elérni. Eleinte ez kicsit több energiát igényel, de aztán gyorsan szokásunkká válik, hogy odafigyeljünk egymásra. Sok bosszús pillanattól óvhatjuk meg egymást, ha kicsit elgondolkodunk, mielőtt megnyomnánk azt a túlságosan is kézenfekvő „Send” gombot az email-üzenetünk tetején.
