Képmás, 2002
1. szám
PROJEKTEK RWM, AHOL MINDEN A HELYÉRE KERÜL Január elején fontos állomásához érkezett a dokumentumkezelés átalakítására szervezett RIM- projekt: ekkor tartották meg - a pénzügyi osztályon - az első iratátnézési napot. Lapunk megjelenéséig már más osztályon is lezajlott ez a mostantól általában évente egyszer ismétlődő program, amelyen természetesen nemcsak a papiron őrzött, de a számítógépeken tárolt adatokat és dokumentumokat is átnézték, illetve selejtezték. így sokan már élőben is megtapasztalhatták a RÍM talán leglátványosabb elemét, hiszen a dokumentumkezelés egyébként csöndes, rendszeres tevékenység. Említeni sem kell, hogy egy munkahelyen mennyi dokumentum - irat, illetve komputeres adatállomány - keletkezik. Az idő múlásával ezek egy része holt anyaggá válik, amit kerülgetünk, félrerakunk, vagy a számítógépünkön felejtünk, ahol értékes memóriakapacitást köt le, és lassítja o gép működését. Nyilvánvaló, hogy a selejtezés segíthet a feleslegessé váló dokumentumok „elszaporodásának" kordában tartásábon. Korántsem mindegy azonban, hogy mit őrzünk meg közvetlen használatra, mit archiválunk, és mit semmisítünk meg. Ebben a folyamotban segít minket a projekt vezetője, Schaffer József. A RIM-projekt az iratkezelési listák megalkotásáváI kezdődött, amiben tevékeny részt vállaltak oz egyes osztályok, munkacsoportok tevékenységét, az ott születő dokumentumokat ismerő koordinátorok. Ezek o listák képezik a dokumentumkezelés alapját, ezek segítségével dönti el ki-ki a maga munkakörében, hogy mi legyen egy-egy adott irat, vagy számítógépes állomány sorso. A RÍM hatékonyságánok titka az iratkezelés folyamotossógában rejlik: az évente megtartott iratátnézési napok nagyon fontosak, de önmagukban, kampányszerűen alkalmazva keveset érnének. Ki-ki okkor cselekszik a legbölcsebben, ha folyamatosan karbontartjo o dokumentumait. Így ugyanis hosszabb távon időt és energiát tokarít meg, hiszen egy jól kezelt adatállományt sokkal könnyebben tud kezelni, a visszakeresésre fordított munka jelentősen csökken. Ennek közvetlen pénzügyi kihatásai is vonnak, hiszen az iratkezelést külső cég, a Docuguard végzi - a jövőben Egerben is. Természetesen nem mindegy, hogy mennyi iratot adunk át nekik, hiszen o raktározott mennyiség után fizetünk. A RÍM keretében korszerűsítjük a visszakeresési rendszert is: az elektronikus nyilvántartás bevezetését követően a vonalkódhoz tartozó információs fájlokat csak az összes rovat pontos kitöltése után fogadja el a rendszer, ami az adott pillanatban oz eddig megszokottnál kicsivel több munkát jelent, hallatlanul megkönnyíti viszont a helyzetünket, ha több év távolából kell esetleg megkerestetnünk valamelyik iratos dobozt o Docuguarddal. A RÍM talán egyik legnagyobb, mindenki számára érezhető előnye, hogy meghotározásra kerültek oz egyes munkatársak felelősségi körei, így az eddigi bizonytalansággal szemben mindenki tudja, mit kell megőriznie, és mi az omit megsemmisíthet. Egyszerűbben szólva, többé senki sem kérhető számon korlátionul, csak o számára meghatározott kötelezettségek erejéig. A selejtezésről ellenjegyzett jegyzőkönyv készül, és az alkalmazott később ezzel igazolhatja, hogy az előírásoknak megfelelően, jóváhagyással szelektált a nyomtatott és elektronikus dokumentumok között.
