Képmás, 2001
2. szám
PROJEKTEK ELEKTRONIKUS VÁLLALATI LEVÉLTÁR A RIM-PROJEKTVÉGCÉLJA Világméretű Philip Morris-program indult útjára 2000 őszén Geoff Bible elnök üzenetével. A KIM (Records and Information Management, azaz adat- és információkezelési rendszer) a vállalatoknál keletkező papiralapú és elektronikus iratok, dokumentumok kezelését egységesíti, figyelembe véve természetesen az egyes országokban érvényes előírásokat, rendeleteket is. A projekt felelőse a Philip Morris Magyarország Kft.-né! Schaffer József, akit arra kértünk, ismertesse meg olvasóinkkal a rendszerrel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat.- Iratkezeléssel eddig is foglalkoztak a vállalatnál. Miben új ez a most bevezetés alatt álló rendszer?- Végigjárva az egyes osztályokat, azt tapasztalhatjuk, hogy az iratkezelés korántsem egységes. Van ahol nagyon jól kidolgozott rendszert működtetnek, míg más részlegekben, ahol az iratok nyomonkövet- hetősége kevésbé tűnik fontosnak, az iratkezelés kicsit ad hoc jellegű. Az új rendszer most egységes szabályokat ad a felelősségi körök és az elsődleges iratok meghatározásával. Ezt követeli az ésszerűség Schaffer József ez év április másodika óta dolgozik vállalatunknál, dokumentációs- projekt-menedzserként. Levéltárosi és államigazgatási diplomával rendelkezik, az egyetem elvégzése után a Hadtörténelmi Levéltárban, majd a KJK-Kerszövnél dolgozott, ahol a CD-jogtár egyik szerkesztője volt. Szabadidejében a történelem segédtudományaival foglalkozik, illetve egy játékos társaság tagja: logikai és kviz- kérdésekkel tornáztatják az agyukat, és rendszeresen részt vesznek különféle vetélkedőkön. de az üzleti érdek is: Egerben például 5600 doboznyi iratot tárolunk, amelyek egy része feleslegesen foglalja a helyet, Budapesten további hafszáz doboznyi dokumentumot őriz a DocuGuard Kft., és a tárolás pénzbe kerül. A világosan megfogalmazott szabályok alapján könnyebb lesz majd a selejtezés, és egyszerűbbé tesszük a visszakeresést is. Ugyanakkor a projekt segítségével folyamatosan követjük és érvényesítjük a törvényi szabályozás, a rendeletek változásait. Könnyebbé és gyorsabbá válik az adatszolgáltatás a PM központja számára is.- Milyen lépésekben halad a RÍM megvalósítása?- Elsőként a PM Magyarország Kft. vezetői ismerkedtek meg a projekttel, majd minden osztályon kijelölték azokat a koordinátorokat, akik a saját területükön összefogják, szakmailag irányítják a munkát. Az archiválási rendszer megalkotásához néhány alapkérdést kellett tisztáznunk: mely iratok jelentősek a vállalat szempontjából, azaz, mely iratokat kell esetleg hosszú éveken át megőrizni? Ezt a kérdést megválaszolva születik meg az elsődleges iratok listája. Ami nem elsődleges, az átmeneti irat, amely egy bizonyos ideig a napi munkához szükséges, utána viszont leselejtezhető. Hangsúlyozom, hogy irat alatt nemcsak papírra rögzített adatokat, hanem számítógépes adatállományokat is értünk. Becslésünk szerint az iratok mintegy tíz százaléka tartozik a megőrzendő kategóriába, kilencven százalékuk megsemmisítésre kerülhet. Ez lényegesen megkönnyíti a későbbiekben az adatkezelést és a visszakeresést. Az elsődleges iratok listáját természetesen az egyes osztályokon dolgozókkal közösen állítjuk össze, hiszen ők tudják igazán, hogy a saját területükön mi a kulcsfontosságú, és mi az, ami csak időszakosan szükséges. Legalább ilyen fontos a felelősségi körök meghatározása is. Ma nem minden esetben egyértelmű, hogy ki milyen dokumentumok megőrzéséért felel, és ki milyen információkhoz férhet hozzá. Ezen már csak adatvédelmi szempontok miatt is változtatni kell. A felelősség tisztázásával az is világos lesz, az információknak ki milyen köréért felelős, és csak annyi kérhető rajta számon, amennyi a hatáskörébe tartozik. Mindenképpen könnyebbé és egyértelműbbé válik tehát a RIM-projekt révén az iratkezeléssel foglalkozók munkája.- Kapcsolódik-e tréning a RIM-hez?- Természetesen! A vállalatvezetés és a koordinátorok már részt vettek egy tanfolyamon, és ősszel mindenki, aki iratot kezel, szervezett formában ismerkedik meg az új tudnivalókkal, a RÍM által megkívánt eljárásokkal. A tervek szerint az év végére teljesedik ki a projekt, 2002-ben már a RÍM előírásainak megfelelően, egységesen folyik az iratkezelés. A program fontos eleme, hogy évente minden osztályon úgynevezett óttekintési napokat tartunk, amikor segítünk szétválogatni a közben esetleg felgyűlt olyan iratokat, amikről nem tudták eldönteni, melyik kategóriába tartoznak. Ugyancsak évente átnézzük, pontosítjuk a leltárakat is. A hosszú távú cél az, hogy egy teljes elektronikus irattárat hozzunk létre. Az ebben tárolt iratokhoz jogosultságainak megfelelően minden alkalmazott hozzáférhet, így egyszerűvé és gyorssá válik az archívum kezelése. Schaffer József kezeli a vállalati irattárt
