Képmás, 2000
1. szám
BEMUTATJUK AZ ADMINISZTRÁCIÓS ÉS KOMMUNIKÁCIÓS OSZTÁLY Osztályunk sajátos szerepet tölt be a vállalat életében, abban a tekintetben, hogy szerteágazó feladatainkból adódóan egy kicsit minden osztállyal „összefonódunk". Elbizakodottság nélkül állítható, hogy egyik terület sem nélkülözheti a segítségünket, mellyel a dolgozók hatékony munkavégzését, tájékozottságát, jó közérzetét és kényelmét szolgáljuk, valamint a vállalat olajozott, fennakadásoktól mentes életéhez kívánunk hozzájárulni. Százkeiü adminisztrádó Az adminisztrációs osztály biztosítja az irodai munka háttérfeltételeit, szükségleteit, úgymint az irodák felszereltségének ellátása irodai anyagokkal (papírárukkal és írószerekkel, számítógépes kellékekkel, fénymásolókkal, telefonokkal stb.). Ők gondoskodnak az irodahelyiségek bútorairól illetve azok karbantartásáról, a különböző irodai gépek jó műszaki állapotáról, az új telefonszámok és -kódok kiadósáról, a telefonnal kapcsolatos fejlesztésekről. Naprakész nyilvántartást vezetnek az állóeszközökről (bútorok, melegital-automaták), gondoskodnak az irodaszerek megfelelő tárolásáról és igény szerinti kiadásáról, szállításáról. Felügyelik a vállalati irattárt, folyamatosan gyűjtve a vállalat történetére vonatkozó dokumentumokat, névjegykártyákat biztosítanak a vállalati alkalmazottak számára. A dolgozók tájékoztatása érdekében hirdetményeket helyeznek el, és ők ügyelnek a faliújságok híranyagainak frissítésére. Az osztályon szakfordító gondoskodik az idegen nyelvű anyagok fordításáról, és szükség esetén tolmácsolási feladatokat is ellát. Az adminisztráció feladata a vállalati tulajdonú gépkocsik irányítása, a dolgozók személygépkocsival történő utaztatásának megszervezése. Mindez nagy felelősség is, hisz nem elég az autókkal kapcsolatos költségek és nyilvántartások kezelése, a gépkocsik műszaki biztonságára, szervizeltetésére és a biztosítókkal való kapcsolattartásra ugyanúgy ügyelni kell. Hatáskörükbe tartozik még a recepciós és telefonközponti feladatok ellátása. A recepción iktatják és továbbítják a be- és kimenő leveleket, faxüzeneteket, valamint az újságokat. Az itt dolgozók tömérdek információ áramlása közepette kell, hogy naprakészen mindenkor, mindenkinek a legmegfelelőbbet nyújtsák. A rendezvények - mint például az éves értekezlet vagy a Philip Morris-nap - szervezésében az adminisztráció munkatársai aktívan közreműködnek. Az ilyen alkalmakkor kapott meghívó vagy az elfogyasztott menü, hétköznapokon a teakonyhák automatáiból kapott teánk, kávénk és ásványvizünk, az ebédjegyünk vagy akár a dolgozói munkaruhák biztosítása mind-mind az adminisztrációs osztályon dolgozók feladata. Adminisztrációs feladat a C *réiíeuéL ^ épületi tárgyalótermek használatbavételének felügyelete, az ott tartott rendezvények előkészítése, a vállalati sportpálya üzemeltetése, valamint a dolgozók számára értékesítendő reklámanyagok beszerzése és nyilvántartása is. Hatékony kommunikádó Osztályunk másik alappillére: a kommunikációs tevékenységet végzők csoportja. Feladatunk, hogy a vállalat belső ügyfeleinek pontos és időszerű tájékoztató szolgáltatást nyújtsunk arról, milyen információt, hol, mikor s milyen módon érhetnek el. Ez egyfajta kommunikációs tanácsadást jelent: a vállalaton belüli és a külső felekkel való kommunikációt támogatjuk. Az általunk működtetett információs csatornák a vállalati sajtótermékek: a heti rendszerességgel megjelenő Heti Hírlevél, amely friss, aktuális, tényszerűen közölt hírekkel szolgál, a negyedévenkénti Képmás, amely a magazin műfajában, színes és részletes, illusztrált írásokkal betekintést nyújt a vállalat életébe, bemutatja az eltelt hónapokban lezajlott fontosabb eseményeket, és az értékesítési ciklusok szerint megjelenő Sales Express, az értékesítési osztály számára készített újság. Mindezek mellett folyamatosan figyelemmel kísérjük és archiváljuk a sajtóban a vállalatról szóló vagy vállalatot érintő híradásokat, és tájékoztatjuk a különböző területek vezetőit a munkájukat érintő sajtóhírekről. Munkánknak szerves része a vállalatvezetés és a munkavállalói képviseletek megbeszélésein való részvétel. Az Eger-Philip Morris Alapítvány tevékenységeiben aktív részt vállalunk, ezzel kapcsolatos feladataink a hosszas előkészítő munkát igénylő pályázati kiírások hivatalos közzététele, a pályázókkal való kapcsolattartás, kuratóriumi ülések szervezése, a támogatottakkal kapcsolatos adminisztráció, az elbírálások nyilvánosságra hozatala stb. Az ICS-szel együttműködve részt veszünk az Intranet szervezésében, a hálózatra felkerülő, vállalati tájékoztató anyagok gyűjtésében, szerkesztési munkáiban és frissítésében. Az Intranet nemcsak fejlesztést hozott a kommunikációs rendszerbe, hanem gazdaságosságot is azáltal, hogy az elektronikus információhordozón való publikálás kiváltott egy sor, időt és pénzt nem kímélő tevékenységet, amelyeket a korábban nyomdai úton készített, a dolgozói nyilvánosságnak szánt tájékoztató kiadványok (például Munkavállalói kézikönyv, Kollektív szerződés) terjesztésével kapcsolatban végeztünk.
