Tanácsok közlönye, 1982 (31. évfolyam, 1-41. szám)

1982 / 5. szám

114 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 5. szám ra leginkább jellemző fő intézkedés szerint, több fajta selejtezési jel közül a leghosszabb idejű jel alapján kell meghatározni. VI. FEJEZET IRATTÁRI KEZELÉS Irattári terv 22. § (1) Az iratokat irattári terv szerinti csoportosításban kell tárolni. Az irattári terv olyan keretterv, amely felöleli az ügyintézés során a tanácsnál előforduló ügyköröket és azok csoportbesorolási lehetőségeit. (2) Az irattári terv általános része azokat az ügykörfajtákat tartalmazza, amelyek valamennyi vagy több szakigazgatási szervnél előfordulhatnak. Kézi irattár m 23. § (1) A két évnél nem régebbi iratokat un. kézi irattárban kell őrizni. A kézi irattárat lehetőleg abban a helyiségben vagy annak közelében kell berendezni, ahol az iktatást végzik. (2) Az ügyiratokat a kézi irattárban az irattári terv szerinti csoportosításban, ezen belül az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni. Az egy ügyre vonatkozó iratokat iratkötegekben, kiterített formában kell tárolni. (3) Ha az iratok kis mennyisége lehetővé teszi, több ágazatba és ügykörbe,- de azonos selejtezési csoportba tartozó iratok — szükség esetén ágazat és ügykör szerint elválasztva — együtt kötegelhetők. Év kezdetén valamennyi szervnél ez a tárolási forma célszerű (1—2—3—4—5—6—0 jelű kötegek). (4) Hangszalag két évnél tovább nem tartható az irattárban, újrahasznosításáról gondoskodni kell. Központi irattár 24. § (1) A két évnél régebbi keletű, teljes naptári év ügyirataitJ— az l-es selejtezési jelű [30. § (1) bekezdés] iratok kivételével — minden év januárjában a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a központi irattárnak kell átadni. Az l-es selejtezési jelű iratok a kézi irattárból selejtezhetek.(2) Ha a központi irattárat külön szerv vagy személy kezeli, az ügyiratok átadásáról négy példányban jegyzőkönyvet kell készíteni. Azonos kezelő szerv vagy személy esetén 3 példányban egyszerű raktárjegyzék készül. A jegyzőkönyv (raktárjegyzék) tartalmazza: — az egyes kötegekben levő iratok darabszámát; — az iratok évszámát; — az iktató- és segédkönyveket egyenként megnevezve, feltüntetve az iktatókönyv kezdő és végső folyószámát. (3) A hiányzó iratokról, a számok felsorolásával, a szükséges példányban hiány jegyzéket kell készíteni és a jegyzőkönyvhöz csatolni. Hiányjegyzéket akkor is kell készíteni, ha jegyzőkönyv nem készül. A jegyzőkönyvet (hiányjegyzéket) be kell iktatni és irattárba kell helyezni. A híányjegyzék egy példányát a központi irattárban kell elhelyezni. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet az irattári terv szerint később a levéltárnak is át kell adni, a hiányjegyzék egy példányát a levéltár részére az iktatókönyvben őrizni kell, az évfolyam iratanyagának átadásáig. A központi irattár anyagának változásait (pl. selejtezést) a megfelelő jegyzőkönyvi példányon (raktárjegyzéken) át kell vezetni. (4) A (2) bekezdésben előírt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni az esetben is, ha a központi irattár iratait, illetőleg annak egy részét az illetékes levéltárnak adják át. (5) A központi irattárban az irattári terv szerint elkülönülő csoportokba tartozó iratokat külön-külön' kell kötegelni, és minden kötegen fel kell tüntetni az irattári jelet. Indokolt esetben — kisebb iratforgalmú szerveiméi — a 23. § (3) bekezdése szerinti csoportosítás a központi irattárban is fenntartható. (6) A központi irattár céljára száraz, tűzbiztos helyiség szolgál. A központi irattár kezelőjét a 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet 8. § (2) bekezdésének figyelembevételével kell megbízni. A központi irattárban az irattár kezelőjén kívül más személy csak a kezelő jelenlétében tartózkodhat. Az irattáros személyében beálló változás esetén a- központi irattárat át kell -adni. Az átadás-átvétel a raktár jegyzék alapján történik.