Tanácsok közlönye, 1979 (28. évfolyam, 1-48. szám)

1979 / 4. szám

90 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 4. szám — a mikrofilm nyilvántarási számát; — hosszabb dokumentum fényképezése esetén annak a filmtekercsnek a számát, amelyen a dokumentum előző része található. Ilyen esetben újból le kell fényképezni azt az ügyirat-oldalt, amellyel az előző tekercsen a mikrofilmezés befejeződött, és ezt követően kell folytatni az új ügyirat-oldalak fényképezését. b) A mikrofilm záróképkockáján — a felvételek hitelesítéseként — fel kell tüntetni — a filmet készítő földhivatal nevét és címét, a film készítésének helyét és idejét; — a következő irat sorszámát, iktatószámát és a következő filmtekercs számát, ha a dokumentum fényképezése a tekercsen nem fejeződött be. c) A végszalaggal is ellátott filmtekercsről egyegy filmmásolatot kell készíteni a folyamatos munkához, a biztonsági őrzéshez. (2) Ha a mikrofilmen az irat állapota vagy más ok miatt a szöveg nem olvasható, az iratot eredetiben kell megőrizni. Az irat helyett egy külön lapra fel kell jegyezni, hogy az iratot eredetben őrzik, majd a lapot az irat sorrendi helyén ugyancsak le kell fényképezni. (3) A film hitelesítésre vonatkozó záradékot a jelen utasítás hatályba lépése előtt készített mikrofilmeken utólag el kell készíteni és mikrofilmre kell venni. Az így készített mikrofilm csíkot a meglevő filmek elejére és végére be kell ragasztani. 37. §. (1) A Földhivatal egyes szakrészlegeinek iratanyagát külön-külön is mikrofilmre lehet venni. A mikrofilmezést csak a feldolgozási folyamat megtervezése után lehet elkezdeni (programterv). (2) A programtervet a megye földhivatal vezetője által kijelölt bizottság készíti, maj'd a megyei földhivatal vezetője hagyja jóvá. (3) Az iratokat a mikrofilm-felvétel céljára vonatkozó szakmai utasításokban előírt módon kell előkészíteni. Az előkészítés során ellenőrizni kell az iratcsomó teljességét. Ha irat hiányzik és nem található, egy lapra fel kell jegyezni az iktatószámot, az ügy tárgyát és a következő szöveget: „Az irat hiányzik". A lapot az irat őrzéséért felelős vezető aláírja, majd azt az irat helyett le kell fényképezni. (4) A mikrofilmet zárható szekrényekben, száraz helyen kell tárolni. A filmek minőségét ötévenként ellenőrizni kell és szükség esetén új másolatokat kell készíteni. VII. Az iratok selejtezése Selejtezésköteles iratfajták i 33. §. A selejtezésnél iratnak kell tekinteni az irattári tervben (1. melléklet) felsorolt .valamennyi tárgykörben keletkezett, illetőleg kézírással, gépírással, vegyi vagy fototechnikai sokszorosítással készített írást, tervet, rajzot, térképet, nyomtatványokat. Az iratok selejtezési ideje, levéltárnak átadása 39. §. (1) Az irattári jel selejtezési jelének megfelelő selejtezési idők az alábbiak: Selejtezési jel 1 2 3 4 5 6 0 Selejtezési idő 2 év 5 év 10 év 15 év 30 év 75 év nem selejtezhető (2) Az iratanyag selejtezését az irattári tervben meghatározott selejtezési határidők figyelembevételével kell elvégezni; az iratanyagnak az illetékes megyei (fővárosi) levéltár (továbbiakban: levéltár) részére történő átadását is az irattári tervben meghatározott időben kell elvégezni. (3) Az iratokat a megfelelő selejtezési idő lejártát követő évben selejtezni kell. (4) Az utasítás hatálybalépése után keletkezett olyan iratkötegeket, amelyekben nem selejtezhető iratok vannak, első alkalommal a keletkezéstől számított 15 év után, majd azt követően 5 évenként kell — az irattári tervnek megfelelően — a levéltárnak átadni. Az átadás idejét és módját — különösen az irattári tervben határidő nélkül („HN") jelzett iratfajtákra nézve — az átadó és az átvevő egymás közötti megállapodása határozza meg. Az iratok átadásának költségei az átadó szervet terhelik. A selejtezés módja 40. §. (1) A selejtezés során ellenőrizni kell, hogy a meghatározott jelű iratok közé idegen irattári jelű irat nem került-e. (2) Az iratanyagot évenként felül kell vizsgálni és az irattári tervben meghatározott selejtezési határidők figyelembevételével selejtezni kell. Az irattári tervben foglaltaktól eltérő, rendkívüli selejtezést végezni nem lehet. (3) Fokozott védelemben kell részesíteni a gazdasági, politikai, vagy jogi szempontból jelentős, illetőleg történeti értékű „Nem selejtezhető" iratokat. (4) Az állam-, illetve szolgálati titkot tartalmazó ügyiratok selejtezését a külön jogszabályban foglaltak szerint kell végezni.