Tanácsok közlönye, 1978 (27. évfolyam, 1-59. szám)
1978 / 51. szám
51. szám TANÁCSOK KÖZLÖNYE 1067 latot kell kiállítani és a rontott bizonylatot (illetőleg annak összes példányát) meg kell őrizni. A más gazdálkodó szervtől érkezett vagy más gazdálkodó szervnek küldött bizonylaton felfedett hibákról helyesbítő bizonylatot kell kiállítani és erről az érdekelteket értesíteni kell. (5) Gépi adathordozón levő adatok helyesbítéséről (javításáról) jegyzéket kell vezetni. Ez gépi tabló is lehet. A helyesbítésekről (javításokról) készített jegyzéket a javító bizonylatokkal együU kell megőrizni. A gépi adathordozón lévő adatok helyesbítésének módját, valamint annak esetleges változtatását a feldolgozási dokumentációban kell szabályozni. (6) Gépi adatfeldolgozásnál a — viszonylag hosszú időn át egyáltalában nem vagy csak kis mértékben változó és az adatfeldolgozási folyamatokban ismételten résztvevő — törzsadatokat a bizonylati elv alapján kell rögzíteni, illetőleg változásaikat nyilvántartani. A törzsadatok rögzítéséért és változásaik nyilvántartásáért felsiősök nevét jegyzékbe kell foglalni. Csak e jegyzékben foglaltak adhatnak utasítást törzsadatok módosítására, új adatok nyilvántartásba vételére, illetve egyes adatok törlésére. A módosított (megváltoztatott vagy újonnan besorolt) törzsadatokat a módosítás végrehajtása után ki keh iratni és azt a módosítás bizonylatával együtt a módosításért felelős szervezeti egységnek vagy személynek kell megőriznie. (7) A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét, függetlenül az adathordozók fajtájától, logikailag zárt rendszerrel biztosítani kell. A feldolgozási folyamat belső összefüggéseit, beépített ellenőrzési pontjait, az ellenőrzés rendszerét és ennek alapján a hibajavítások módszerét írásban kell rögzíteni. A bizonylatok szállítása és távadatközlés 8. § (1) A bizonylatok (adathordozók) szállításánál minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokba illetéktelenek ne tekinthessenek be, külső károsodás ne érhesse őket, el ne veszhessenek és kicserélhetők ne legyenek. A bizonylatok elhelyezésére és szállítására szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket. (2) A feladónak minden bizonylat-szállítmánynyal kapcsolatban kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítania, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete. Az átvevőnek a kísérőjegyeken szereplő adatokat ellenőriznie és az átvételt igazolnia kell. Az esetleges hiányosságokat a kísérő jegyre az átvételkor kell feljegyezni. (3) Adatok távközlése akkor engedhető meg, ha megfelelő műszaki intézkedésekkel, valamint a programozásra és a berendezések kezelésére vonatkozó szervezési intézkedésekkel biztosítják az adatok, továbbá az állami és hivatali titkok védelmére és biztonságára vonatkozó rendelkezések betartását, kifogástalanul működő hibafelismerő és -javító rendszert alkalmaznak és a teljesen megbízható, stabil adattovábbításnak — a műszakilag meghatározott hibahatár figyelembevételével — minden feltétele megvan. A bizonylatok tárolása és megőrzése 9. § (1) A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy azok a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshetők legyenek. (2) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre — a megőrzési helyről — kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni és azt bizonylatként kell megőrizni. (3) A bizonylatokat 5 évig, a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást, továbbá ezek mellékleteit — beleértve a 60/1975. (XI. 22.) PM számú rendelettel módosított 55/1970. (XII. 30.) PM számú rendelet 5. §-ában felsorolt bizonylatokat — az irattári tervben meghatározott megőrzési idő elteltéig, de legalább 15 évig kell megőrizni. (4) Gépi adatfeldolgozás esetén a dokumentációkban meg kell határozni a másodlagos adathordozók (mágnesszalag, mágneslemez stb.) törlésének szabályait. Amennyiben a törlés az előírt ellenőrzési idő lejárta előtt válik szükségessé, az adatállományt ki kell iratni. (5) Az alapbizonylatokból készített kimutatások, összesítések, táblázatok (az analitikus nyilvántartások adatai alapján készített könyvelési feladások, leltárívek, leltárösszesítések stb. ide nem értve a mérlegbeszámolót és az évközi beszámolót, valamint a mérleget és az eredménykimutatást, továbbá ezek mellékleteit) mikrofilmen is megőrizhetők, ha a gazdálkodó szerv olyan ügykezelési és ellenőrzési rendet alakított ki, amely biztosítja, hogy a kérdéses kimutatások, összesítések stb. eredeti adattartalommal kerüljenek mikrofilmre. A mikrofilm megőrzés idejére a (3) bekezdésben foglaltak érvényesek; azok a kimutatások, összesítések, táblázatok, amelyekről a mikrofilmet készítették, az éves mérleg megállapítása után egy évvel selejtezhetők. Bizonylati szabályzat 10. § (1) Az ügyrendben (szervezeti és működési szabályzatban) vagy külön összeállított bizonylati szabályzatban meg kell határozni: a) a gazdálkodó szervnél a gazdasági műveletek rögzítésére előírt bizonylatok célját, kiállításuk
