Tanácsok közlönye, 1969 (17. évfolyam, 1-59. szám)

1969 / 14. szám

292 TANÁCSOK KÖZLÖNYE 14, - &m" anyag- és pénzkezelési bizonylatokon az áru, anyag, pénz átvevőjének aláírása; d) a bizonylat kiállításának időpontja; gépi feldolgozás esetén annak az időszaknak a megjelölése, amelyre vonatkozóan a gépi összesítés vonatkozik; e) gyűjtő bizonylatnál az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok megjelölése (sorszám, számtartomány stb.); j) a gépi feldolgozás során készített bizonylatokon (tablók stb.) a feldolgozás teljességét és a gép által végzett egyeztetést illetően a feldolgozást vezető személy igazolása; g) az elrendelt gazdasági művelet tartalmának leírása (megjelölése: kódszám, szimból stb.), a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi (minőségi) és értékbeni adatai. (2) Az áruszállításról (eladásokról és a teljesített szolgáltatásokról) kiállított számlának a könyvviteli elszámolásokhoz szükséges és a jogszabályban meghatározott adatokat kell tartalmaznia; ilyenek: az eladott áru (teljesített szolgáltatás) megnevezése, egységára, az esetleges engedmények, vagy felárak, valamint a külön felszámított költségek és adók összege (mértéke), a vevő által fizetendő összeg, a fizetés módja és feltételei, utalás az árukísérő bizonylatra stb.; az árukísérő bizonylatnak (szállítólevél stb.) legalább az elküldött áru megnevezését és, a megállapodástól függően, eladási egységárat kell tartalmaznia. 5. §. A bizonylatok feldolgozása (1) A bizonylatok feldolgozása során a bizonylatokon feltüntetett adatokat (információkat) ellenőrizni kell és a bizonylatok csoportosításával a megfelelő idő és számlasoros feljegyzésekben való rögzítésüket (könyvélésüket) elő kell készíteni. A feldolgozás keretében a) meg kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat (analitikus nyilvántartó lapot), amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét, illetve mennyiségi adatait rögzíteni kell (számlakijelölés); b) a bizonylatot el kell látni a számlaki jelölést végző személj' kézjegyével, valamint a könyvelés (feldolgozás, rögzítés) megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést elősegítő hivatkozásokkal. (2) A bizonylatok feldolgozása során — lehetőleg párhuzamos munka nélkül — ellenőrizni kell a) az aláírók (igazoló szervezet) jogosultságát, b) a bizonylat tartalmi és alaki helyességét, valamint azt, hogy c) a könyveléshez (adatfeldolgozó helyhez) minden bizonylat elérkezett-e. (3) A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés (szám vagy szöveg) olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell} fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés időpontját és a bizonylatot a helyesbítő személynek alá kell írnia. Pénztári és bank bizonylatokat javítani nem szabad. A rontott pénztári bizonylat helyett új bizonylatot kell kiállítani és a rontott bizonylatot (illetőleg annak összes példányát) meg kell őrizni. A más gazdálkodó szervtől érkezett hibás bizonylaton felfedett hibákról helyesbítő bizonylatot kell kiállítani és erről az érdekelteket érte-; síteni kell. (4) Gépi adathordozón levő adatok helyesbítése (javítása) esetén az érintett tárolórészek tartalmát a változtatás előtt ki kell íratni. A helyesbítés előtti, valamint a helyesbítés utáni állapotot rögzítő bizonylatot csatolni kell a javítás alapjául szolgáló bizonylathoz és azzal együtt keli megőrizni. (5) A főkönyvi könyvelés és az elsődleges bi-« zonylatok adatai közötti egyeztetés és ellenőrzés lehetőségét a bizonylatok összefüggő és áttekinthető láncolatával (elsődleges bizonylat — másodlagos bizonylat — analitikus nyilvántartás — főkönyvi könyvelés) biztosítani kell. Adatfeldolgozó' berendezéssel végzett adatfeldolgozás esetén ezt az összefüggést azokkal az eszközökkel (másodlagos információhordozók, programok — ideértve a programok változtatásait is — stb.) kell biztosítani, amelyek segítségével az adatok visszafordítása ellenőrizhetően megoldható, vagy a folyamat megismételhető. 6. §• A bizonylatok irattározása és megőrzése (1) A bizonylatok megőrzésének rendszerét úgy kell kialakítani, hogy a könyvelési feljegyzése1^ hivatkozása alapján a bizonylatok visszakereshet tők legyenek. (2) Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak' elismervény ellenében szabad. A hatósági intézkedésre kiadott eredeti bizonylatok tartalmáról kivonatot, vagy bármilyen módszerrel előállított másolatot kell készíteni és azt bizonylatként kell megőrizni. (3) A könyvviteli bizonylatokat 5 évig, a merlegek és az eredménykimutatások, valamint azok mellékletei (a mérlegbeszámolók) alátámasztására szolgáló — a 15/1968. (V. 10.) P M számú rendelet 5. §-ának (2) bekezdésében felsorolt — bizonylatokat 10 évig kell megőrizni. (4) A mágneses adattárolókat (mágnesszalag; mágnestárcsa stb.) legalább a mérleg felülvii-sgálatáig meg kell őrizni; ezután ezeket törölni le-