Tanácsok közlönye, 1961 (9. évfolyam, 1-85. szám)

1961 / 80. szám

80. sa&afc TANÁCSOK KMéSSáXR 779 vonatkozásokban a jelen rendelkezéstől indokolatlanul eltér, a megyei szintű tanács vb. igazgatási osztályvezető tegyen Javaslatot a végrehajtó bizottságnak az eltérés megszűnteiéire. 3. Az igazgatási osztály az al/rendelt szervek felügyeleti vizsgálatai, valamint a társosztályoknál végzett ügyiratkezelési vizsgálatod sorári a jelen rendelkezésben foglaltak végrehajtását biztosítsa. II. 1. Az ügyiratokat az alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszerben kell nyilvántartani. 2. Ha a központi iktatót még nem hozták volna létre, az igazgatási osztályvezető tegyen előterjesztést a járási, járási jogú városi, városi kerületi tanács végrehajtó bizottságának arra, hogy — az indokolt kivételektől eltekintve — rendelje el a központi iktatást. A községi tanács végrehajtó bizottságoknál, ha a végrehajtó bizottság hivatali szervezete egy épületben működik, a központi iktatástól eltérni nem lehet. 3. Minden egyes szakigazgatási szerv iratait külön kell nyilvántartani. Ez a külön nyilvántartás történhet külön iktatókönyvben, vagy — nem nagy ügy iratforgalom esetén — egy iktatókönyvben a szakigazgatási szerv részére megállapított számkereten belül. Kivételesen néhány kis ügyiratforgalmú szakigazgatási szerv részére közös iktatókönyvet is lehet rendszeresíteni, melybe az ügyiratokat a beérkezés sorrendjében szakmai elkülönítés nélkül, folyamatosan kell beiktatni. Egy-egy szakigazgatási szerv részére a fentieken kívül külön további iktatókönyveket felfektetni nem lehet. Külön kell azonban kezelni az anyakönyvi alapiratokat, az elsőfokú gyám- ésszabálysértési ügyeket, továbbá a főhatóságok által meghatározott egyéb különleges ügycsoportokat. A községi központi iktatásnál csak egy iktatókönyvet szabad rendszeresíteni, ezen belül számkeret alkalmazása sem szükséges. 4. A hatósági bizonyítványok részére az iktatókönyvben az év elején egy alapszámot kell fenntartani és az egyes bizonyítványokat a továbbiakban iratjegyzéken kell nyilvántartani. Az iratjegyzéket az év végén a megfelelő sorszám alatt a bizonyítványok kiadmányozott eredeti példányaival együtt kell irattárba helyezni. Azok a szervek, melyeknél a kiadott bizonyítványok száma az évi 5—600 darabot meghaladja, iratjegyzék helyett a Nyomtatványellátó Vállalat által e célra rendszeresített regiszteres iktatókönyvet használják. Ezeket az iktatókönyveket az év végén a többi segédkönyvvel együtt kell irattárba helyezni. 5. Az iktatókönyveket a könnyebb és hitelesebb kezelés érdekében célszerű a tapasztalati adatokon alapuló terjedelemben már beköttetve megrendelni, vagy használatbavétel előtt beköttetni. Ott, ahol nincs bekötött iktatókönyv, az egyes lapokat tíz ívenként össze kell fűzni és az. éwégi lezárást követően be kell köttetni. Az iktatókönyveket, illetőleg az összefűzött laí pokat hitelesíteni kell. j Az iktatókönyveket az év végén — a záradékban feltüntetve az utolsó iktatási számot — ->z igazgatási osztály (a szakigazgatási szerv) vezetőjének aláírásával és hivatalos pecsétjével le kell zárnia. 6. Az igazgatási osztály (a szakigazgatási szerv) vezetője havonta ellenőrizze és a havi utolsó bejegyzéssel egy sorban a lap szélén kézjegyével zárja le a bejegyzéseket. Az ellenőrzés alkalmával elsősorban a szerv ügyirathátralékát kell vizsgálni. Az ügyirathátralékot legalább három havonként tételesen ki kell mutatni. A szakigazgatási szerv vezetője köteles a hátralék felszámolására haladéktalanul megtenni a szükséges intézkedéseket. A szerv vezetőjének, továbbá a községi tanács vb. elnökének vagy titkárának személyében történt változás esetén a hivatalátadásról felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatási számot és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot. 7. Az ikatókönyv egy-egy sorszámára csak egy egyedi államigazgatási ügy jegyezhető be. Több • ügyfél ügyét egy számra csak abban az esetben lehet bejegyezni, ha a több ügyfél ugyanazon (nem hasonló) ügyben vagy együttesen lép fel. Egyes gyakrabban előforduló, azonos tárgyú ügycsoportoknak (utasítások, szabadságügyek stb.) az évi iktatás megkezdésekor egy-egy sorszámot lehet meghatározni. A tárgyrovatot azonban ebben az esetben előre ki kell tölteni. 8. Ha azonos ügyben több ügyfél szerepel, beküldőként a „fél" megjelölés helyett a beküldő nevét kell 'bejegyezni az iktatókönyv vonatkozó rovatába. 9. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni nem szabad. A tévedésből bejegyzés nélkül hagyott sorszámot. — tintával történő áthúzással —• meg kell semmisíteni. 10. Az iktatókönyvben a téves bejegyzést sem kiradírozni, sem leragasztani vagy más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Téves iktatás esetén a bejegyzést tintával olymódon kell áthúzni, hogy bár a megsemmisítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a megsemmisített sorszám „kezelési feljegyzések" rovatában röviden meg kell jelölni a megsemmisítés okát és azt, hogy a megsemmisített bejegyzés iratanyaga hol található. A megsemmisítést keltezéssel és kézjeggyel kell ellátni. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet bejegyezni nem lehet. Ha az iktatókönyv fontosabb bejegyzéseit (beérkezés kelte, tárgy) javítani kell, ennek megtör. téntét ugyancsak keltezéssel és kézjeggyel keli igazolni. Az iktatókönyvben minden végleges érdemi feljegyzést (az elő- és utószámot is) csak tin-