Tanácsok közlönye, 1956 (4. évfolyam, 1-60. szám)

1956 / 56. szám

754 TANÁCSOK 3. §• Az ügyiratkezelés ellátása és felügyelete. (1) Központi ügyiratkezelés esetében a Szabályzatban ioglalt összes feladatot központi kezelőiroda látja el. (2) Osztott ügyiratkezelés esetében a küldemények és beadványok átvételét, a szervezeti egységek közötti szétosztását, valamint az ügyiratok és kiadványok továbbítását ügyiriUirúnyilo, a kitévnél r-gebb keletű iratok őrzését közpon.i irattár, a többi feladatot pedig kezelő irodák, illetőleg ügyirat/kezelők végzik. Központi irattárban kell azonban kezelni a szeivhez tartozott, megszűnt szervezeti egységek iratait a kétév leteite előtt is, ha a szervezeti egységnek jogutóda nincs, vrgy 'ha az iratok további kezelésére necn adhat rendelkezést. (3) Az ügyiratkezelés felügyeletét az igazgatási osztály (csoport), azoknál a szerveknél, amelyek pedig szei-vezeU egységekre nem tagozódnak, a szerv vezetője látja el. II. FEJEZET. A küldemények átvétele és bontása. 4. §. A küldemények és beadványok átvétele. (1) A küldeményeket és a beadványokat (a továbbiakban: küldemény) a hivatalos órák alatt központi ügyiratkezelés esetében a központi kezelőiroda, osztott ügyiratkezelés esetén pedig az ügyiratirányító vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója veszi át. A szerv a postahivatalnál fiókot bérel, a központi kezelőiroda, illetve az ügyiratirányító vezetője gondoskodik arról, hogy megfelelő meghatalmazással rendelkező dolgozó a szerv (a szervezeti egység), illetve annak dolgozói címére érkező küldeményeket minden munkanapon — szükség esetén több alkalommal is — lehetőleg zárható táskában elhozza. Ügyfél beadványait közvetlenül a szervezeti egység kezelőirodájánál is beadhatja. (2) Az olyan küldeményre, amelynek burkolata sérült, vagy azon a felbon :ás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „Sérülten érkezett ' vagy „Felbontva érkezett" és ezt alá kell írni. Ezután a küldeményt a szerv, illetve a szervezeti egység vezetőjének vagy az erre kijelölt dolgozónak kell bemutatni. Ha a burkolat már megfelelő igazolást tartalmaz, újabb igazolásra nincs szükség, de a bemutatási kötelezettség ebben az esetben is fennáll. 5. §. A küldemények elosztása és bontása. (1) Központi ügyiratkezelés esetén a küldeményeket a kezelőiroda vezetője vagy ezzel megbízott dolgozója bontja fel. Nem szabad felbontani a szerv (szervezeti egység) vezetőjének címzett küldeményeket, valamint azokat, amelyek bontásának jogát a szerv (szervezeti egység) vezetője magának rtartotta fenn, végül a névreszóló küldeményeket; ezeket a küldeményeket a vezetőhöz, illetve a címzetthez kell átadókönyvvel továbbítani. Az átadókönyvbe a számmal ellátott és az ajánlott küldeményeknek az ügyiratszámát, ennek hiányában ajánlási ragszámát, a többi küldeménynél a feladó nevét, ennek hiányában a (küldemény darabszámat kell beírni. KÖZLÖNYE 56. szárn_ (2) Osztott ügyiratkezelés esetén az ügyiraticányító az átvett küldeményeket kezelőirodák szerint csoportosítja, Ha a címzésből az illetékes szervezeti egység nem állapít, ható meg, az ügyirat irányító küldeményeket — az (ÍJ bekezdésben említett korlátok között — felbontja és az illetékes szervezeti egység megállapítása után végzi el a csoportosítást. Ezután a küldeményeket az (1) bekezdés« ben meghatározott módon be kell írni az egyes kezelő* irodák átadókönyvébe. (3) A küldeményeket az áladókönyvvel együtt olyan időben kell — szükség szerint naponként többször is — az egyes kezelőirodák vezetőjéhez megküldeni, hogy az ügyiratok nyilvántarlásbavételét lehetőleg még ugyanazon a napon elvégezzék. Táviratokat, express küldeményeket^ határidős, vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron-* kívül kell átadni. (Osztott ügyiratkezelésnél a küldeményeket úgy is el lehet oszlani, hogy azokat az egyes kezelőirodák vezetői által meobízott dolgozók előre megállapitolt időpontban maguk vdszik át az ügyirányitóban.) (4) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell^ hogy a borítékon jelzett iratok, illetve az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, azt a borítékra, illetve az iratra rá kell vezetni, és a be» küldőt lehetőség szerint egyidejűleg fel kell hívni a hiány pótlására. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (5) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a külde-s mény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket (pl. nemzetközi válaszdíjszelyényt) tártak maz, erre utaló megjegyzéssel az összeget, illetve értéket a felbontó keltezve és aláírva köteles az iraton feltünk tetni. Az illetékbélyeg, valamint a válasz bérmentesítésére szóló postabélyeg (válaszboríték) kivételével minden egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni, majd az elismervényt, valamin; az illetékbélyeget és a postabélyeget az iratokhoz csatolva a kezelőiroda vezetőjéhez kell továbbítani. (6) Az illetékköteles iratokon a felragasztott illeiékbé* lyegeket a kezelőiroda szabályszerűen érvényteleníti. Ha az illetékköteles iratokon az illetéket csak részben vagy; egyáltalán nem rótták le, az illetékszabalyzat rendelke* zései szerint kell eljárni; az eljárás azonban nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. (7) A küldemény téves bontása esetén, valamint ha a bontás után derül ki, hogy a küldeményben államtitkot tartalmazó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasz* tani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyétj majd a küldeményt téves bontás esetén a címzettihez, ál» lamtitkot tartalmazó ügyirat esetében pedig a titkos ügy* kezelést ellátó szervezeti egységhez, ha ilyen nincs, a szerv vezetőjéhez kell eljuttatni. (8) A küldemények borítékait naponta össze kell gyűj* teni és a közönséges levelek borítékait két hónapig, az ajánlott levelekét pedig hat hónapig meg kell őrizni, Ezután a bélyeges borítékokat százas kötegekben a leg« közelebbi postahivatalnál kell leadni, a bélyegtelen bori* tékokat pedig belső továbbításra lehetőleg fel kell hasz* nálni. Ha azonban a postán érkezett irat határidőben való beadásához nyilvánvalóan jogkövetkezmény fúzudik< vagy ha a beküldő nevét, illetve pontos címét csak a bori* tékról lehet megállapítani, végül ha az iraton jelzett mel-