ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 80
g. Napomena očekuje li se izvješće više oblasti ili drugog tijela, uz navođenje roka i žurnosti očekivanog odgovora, o čemu se zabilješke upisuju na lijevoj strani koncepta i to s datumom i potpisom voditelja prezidijalnog urudžbenog zapisnika. h. Datum i broj prispjelog odgovora ili kasnije veze. 3. Svi podnesci predani u prijemni ured, u urudžbeni se zapisnik upisuju isti dan, a oni s oznakom žurnosti, prije ostalih. 4. U urudžbeni se zapisnik sa strane upisuje ime referenta kojem je predmet dodijeljen na rješavanje. 5. Nakon upisa u urudžbeni zapisnik svi se podnesci predaju tajniku Prezidijalnog ureda, koji ih prosljeđuje koncipistima ili odjelima, a koji se u rješavanju predmeta moraju pridržavati napomena Njegove Ekscelencije gospodina guvernera. 6. Samo žurni predmeti mogu iznimno na upis i razvođenje voditelju urudžbenog zapisnika biti predani tek nakon obrade ili prijepisa, ali o tome kao odgovorna osoba odlučuje tajnik Prezidijalnog ureda. 7. Voditelj je urudžbenog zapisnika isto tako dužan uredovati kako bi predmet odmah isti dan nakon otpravljanja bio predan na razvođenje. Prezidijalni brojevi navedenih predmeta ionako su mu već poznati, budući da su mu dostavljeni prije urudžbiranja, a on ih je dalje proslijedio ekspeditu. 8. Ukoliko su podnesku priloženi novac, obveznice ili druge vrijednosti, voditelj urudžbenog zapisnika o tome sastavlja potvrdu o primitku. Novac i ostale vrijednosti dostavljaju se Pristojbenom uredu koji provodi standardni postupak. 9. O predmetima koji su dodijeljeni na obradu vladinim savjetnicima, ekspeditor Prezidijalnog ureda vodi zasebnu evidenciju koja sadrži sljedeće podatke: napomenu o primitku i žurnosti, dan predaje, potpis vladinog savjetnika, dan rješavanja i dan vraćanja predmeta Prezidijalnom uredu, uz potpis tajnika Prezidijalnog ureda. 10. Riješeni se predmeti nakon otpravljanja predaju voditelju urudžbenog zapisnika na razvođenje, koje samo iz točno određenih razloga i zbog neodgodivih poslova može biti odgođeno do drugog, najduže trećeg dana. 11. Jednom tjedno, ponedjeljkom ili neki drugi određeni dan, voditelj urudžbenog zapisnika ili opunomoćeni činovnik, pregledava rubrike rokova i rješenja u urudžbenom zapisniku te izrađuje evidenciju žurnih predmeta i predmeta kojima se približava rok za rješavanje, a koju predaje tajniku Prezidijalnog ureda, prema čijem se onda nalogu sastavljaju požurnice i izvješća. Datum sastavljanja požurnice svaki se put upisuje u knjigu rokova. Za točno i pravovremeno poštivanje ovog propisa odgovara najprije voditelj urudžbenog zapisnika ili opunomoćena osoba, a cijelo poslovanje nadzire tajnik Prezidijalnog ureda. Kako bi se rokovi poštovali, potrebno je da se pri dolasku svakog izvješća i odgovora koje zahtijeva Prezidijalni ured, prezidijalni i vladin broj svakog pojedinog podneska točno zabilježi uz broj podneska kojim je određeni spis zatražen, a što prilikom ustupanja vladinog spisa, u vladin urudžbeni zapisnik, u rubriku za predmet, upisuje voditelj vladinog urudžbenog zapisnika.
