ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 454

arhiva. Gospodin van Egmond iznio je problem otvorenog pristupa na pravo na korištenje informacija te na vremenski period nakon kojega je arhivsko gradivo spremno za korištenje. Naveo je kako su u radu Vanjske službe Nacionalnog arhiva Nizozemske najvažniji zakoni i pravilnici te dometnuo da su ponekad poželjna ograničenja korištenja arhivskoga gradiva. U Nizozemskoj je na snazi Zakon o javnim zapisima (Public records act) iz 1995. godine koji definira i uređuje čimbenike odgovorne za arhivsko gradivo, registraturno gradivo i spisovodstvo. Van Egmond definira odgovorno upravno tijelo kao upravno tijelo koje čuva zapise i vodi spisovodstvo, a bavi se i vrednovanjem, dakle odabiranjem s izlučivanjem. Po propisima to odgovorno upravno tijelo skrbi za spisovodstvena pravila za vlastitu dokumentaciju te za dovoljno sigurnog prostora za istu kao i za dovoljan broj obučenih zaposlenika. Registraturno i arhivsko gradivo ne smije biti starije od 30 godina kada se prenosi u arhiv, kod čega, naravno, postoje izuzeci kao i u Hrvatskoj. Liste izlučivanja su obvezatne kao i inventarni popis što je minimum uvjeta prilikom predaje gradiva arhivu. Drugi zakon koji djeluje u arhivskom okruženju, ali se ne primjenjuje izravno na arhiv, jest Zakon o slobodi informiranja po kojem vladine ustanove moraju davati informacije građenima bilo aktivno bilo reaktivno, dakle na zahtjev građana. No, pritom se od građanina očekuje da postavi precizno pitanje, inače će mu se odgovoriti da pitanje nije dovoljno specifično. Postoje ipak i ovdje ograničenja na pravo na informaciju koja se pravdaju: a: apsolutnim razlozima, kao što je ugrožavanje jedinstva krune, budući da kraljica i ministri čine jedinstvo krune: - ugrožavanje sigurnosti države, - izlaženje u javnost poslovnih ili industrijskih podataka, - izlaženje u javnost posebnih osobnih podataka; b: relativnim razlozima kao što su: - ugrožavanje odnosa s drugim nacijama, - ugrožavanje ekonomskih i financijskih interesa države i drugih organizacija. Ovaj zakon je naredio postavljanje dužnosnika za slobodu informiranja u svakom vladinom tijelu i odredio da se u roku od 8 tjedana mora dobiti odgovor na postavljeno pitanje. Nizozemski kolege su nam ispričali važni primjer iz prakse uporabe ovog zakona. Jedna nizozemska TV-kuća je postavila Ministarstvu za opće poslove, zaduženom za kraljevski dvor, pitanje o troškovima kraljevskog dvora, i tek kad je zaprijetila sudskom tužbom, dotično ministarstvo je podastrlo odgovor. U pravilnicima su precizno navedene instrukcije o zaštiti državnih tajni po kojima se državne tajne dijele na vrlo tajno, tajno i povjerljivo. Iako tajnost podataka, činjenica i saznanja prestaje automatski kada se gradivo preda u arhiv, u samom arhivu se može ponovo staviti oznaka tajnosti na dokumentaciju. Druga osjetljiva odredba o funkcioniranju tajnosti podataka i/ili dokumentacije govori da zadnji imatelj utvrđuje eventualnu tajnost podataka što u praksi stvara zastoje u predaji arhivskoga gradiva arhivima. Tu bi bilo dobro napomenuti da se, ako ne svi, a onda