ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 42
luke pretresane na vijećima, kao relikt ranijeg načina poslovanja, one više nisu zabilježene u posebnim sjedničkim protokolima, već su postale sastavnim dijelom spisa pojedinih odsjeka, gdje se mogu pronaći kao sažete bilješke na kraju spisa, temeljem kojih se dalje postupalo. Organizacija spisa, način na koji su oni bili označeni, kako su trebali dolaziti u obradu, kako su po završetku posla trebali biti odloženi te kako je bilo zamišljeno njihovo pretraživanje, temeljili su se na ideji o centraliziranoj kontroli i pohrani. Manjkavosti sustava nastupile su uslijed nedovoljne usklađenosti između djelomično centraliziranog i djelomično decentraliziranog vođenja evidencija, uz decentraliziranu pohranu spisa, zbog čega su nastajali problemi u pretraživanju. Kad se sravne relevantni dokumenti, vidi se daje do odstupanja od prvobitne Daubačijeve zamisli došlo poglavito zbog nedostatka prostora u središnjoj pisarnici i pomanjkanja osoblja osposobljenog za obavljanje ovih poslova. Kad znamo da su od odsjeka, samo unutarnji, bojni i pravosudni zasigurno vodili kazala, a urudžbeni zapisnik je sačuvan samo za bojni odsjek, 57 dok za ostale odgovarajuće knjige nisu sačuvane, postaje jasno da je novim mjerama sustav postao ponešto nekonzistentan, što međutim, nije bila prvobitna namjera. Od preostalih novosti koje je Bansko vijeće uvelo u uredsko poslovanje upravnih tijela na području Hrvatske i Slavonije, pored nastojanja da sustav upravljanja spisima bude svojevrsnim planom usklađen s cjelokupnim poslovanjem ustanove, o čemu najizravnije govori upravo sam Daubači, nazivajući dokument u kojemu detaljno razlaže rad pisarnice, ali i rad Vijeća, osnovom za upravljanje i rukovodjenje poslova i pisama, vrijedi spomenuti i podjelu na spise prezidijalne naravi, koji su dokumentirani u fondu bana (kao tzv. banska pisma) i spise odsjeka praćene zajedničkim odsječnim urudžbenim zapisnicima i kazalima. Ovdje je ta podjela tek naznačena (iako u širem smislu više nije novost u to vrijeme), a kasnije je na području Hrvatske i Slavonije, u poslovanju tijela ovoga ranga, posve uobičajena. 58 Uređenjem poslovanja Banskoga vijeća oblikovani su također i neki od temeljnih pojmova i naziva koji se još uvijek, u izvornoj ili pak modificiranoj formi, rabe u uredskom poslovanju. Radi se o dokumentima u kojima je po prvi puta u uporabu uveden hrvatski jezik, a korišteni izrazi nastali su prevođenjem iz dotadašnjeg latinskog nazivlja. Za spise (pisma) koji su se odnosili na neki postupak i kao takvi su uzeti u pretresanje pred Vijećem, koristio se izraz predmet, za dokumente koji su pratili spise prilozi, a za urudžbeni zapisnik i kazalo zapisnik (ali i protokol), te imenik (za ovaj potonji i: kazatelj, indeks, regestrum). Nazivi organizacijskih jedinica vezanih uz pojedine faze obrade i pohrane spisa bili su zapisnik, zapisnica ili zapisništvo, odpremnica ili otpremništvo i pismohrana ili arhiv, koje je jednom riječju povezao pojam pisarne ili pisarnice, što uglavnom koristimo i danas, ako ne u istovjetnoj, a ono u sličnoj formi, pa je i u tome velik značaj Banskoga vijeća za razvoj uredskog poslovanja na hrvatskome području. Vidi: Iveljić, I. Bansko vijeće kao upravno tijelo (...) sa sumarnim inventarom, str. 21. I danas je na neki način prisutna, jer se spisi često dijele na tajne i »redovne« (ili »opće«) spise, stoje u suštini slično.
