ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 35

dakako znatno razgranatiji, dok je osebujnost sustava u Banskoine vijeću vezana za njemu specifične poslove, što je rezultiralo i manjim brojem odsjeka. Pored toga, treba napomenuti daje Daubači, govoreći o djelokrugu odsjeka, naglasio da se radi o privremenome tijelu, za koje nije potrebno suviše detaljno razrađivati poslovnu osnovu te da će detalje unutar odsjeka, prema potrebi, razraditi načelnici, dodjeljujući zadatke podređenima.

30 Pored opisa poslova koje obavljaju odsjeci, Osnova je sadržavala i brojne druge odredbe kojima se nastojalo efikasnije organizirati uredsko poslovanje. Prije svega Daubači je smatrao daje neposredno rukovođenje zapisnicom, odpravnicom i pismohranom potrebno povjeriti jednoj osobi, za što je predložio Mijata Novaka, budući da je Novak stekao znanje i iskustvo radeći također u Ugarskoj dvorskoj kancelariji, na mjestu pisara i bilježnika.

31 U postupanju s poštom predvidio je, kao što je već spomenuto, da sva pisma tj. sve spise, najprije na uvid dobije banski namjesnik te da ih potom (eventualno odvojivši važnije spise) vrati natrag pisarnici na urudžbiranje (u z.apisnicu). Ondje bi se provela razdioba spisa prema odsjecima, nakon pažljivog čitanja svakog pojedinog predmeta. Za urudžbiranje je bio propisan obrazac koji je nakon dotjerivanja dobio svoju konačnu formu u prijepisu Osnove od 16. studenoga (N 561/1848). Evidentiranje u urudžbenom zapisniku bilo je predviđeno tako da svaki spis dobije glavni tj. tekući broj zapisnika, a potom, kao podbroj - broj spisa unutar pripadajućeg odsjeka za tu godinu, što je bilo zabilježeno u razlomačkoj formi, npr. N 3841/588 za 1848. godinu. Radi preglednosti upisivanja i, još više, radi lakšeg pretraživanja, Osnovom je bilo predviđeno čitave stranice u urudžbenom zapisniku vezati uz jedan odsjek, u navedenome slučaju Odsjek za unutarnje poslove. Time se u pretraživanju dobila značajna ispomoć, zbog opće preglednosti i činjenice da su odsjeci mogli imati iste podbrojeve. Bilo je također predviđeno predavati spise na rad u odsjeke pomoću dostavne knjige, koja, međutim, nije sačuvana te sedmodnevno izvještavati namjesnika o stanju riješenosti spisa. djelokrug, bio jednostavniji. Spisi kancelarije odloženi su u velikome broju skupina, prema geografskim područjima, korespondentnim uredima i problemima koje je rješavala u pojedinim razdobljima (najčešće u komisijama), uz posebne skupine normativnih spisa. Vidi: MOL, A. Magyar kancelláriai levéltár: http://duna.natarch.hu/cgi-bin/fondx/fx?file=OL.TXT&zoom^zoom&rec=2&lang (4. 5. 2007.). Nasuprot tome, za upoznavanje s radom carskih i austrijskih institucija, od kraja 18. do sredine 19. stoljeća, ilustrativan je pregledni rad J. Žontara, Razvoj sistemov poslovanja s spisi pri upravnih oblasteh do reforme pisarniškega poslovanja leta 1956, Arhivi (Ljubljana). 16, 1-2(1993), str. 31-35. w ...buduć u privremenom itredjenju banskog veća, z.a svake i pojedine stranke njegovog dtlovanja, izradjenje obširne osnove suvišno bi bilo, u obćem razporedjenje dilah medju pridružene ili podčinjene sebi osobe, bistroumnim uredbom dotičnih načelnikah povtruje se (HR HDA 67, N 516/1848). Mihajla Novaka, koj kod bivše kr: ugarske pečatnice u mnogogodišnjoj svojoj službi pisara i zakletog dvorskog bilježnika u toj struci znanje i mnogostrano iz.kustvo pribavio si jest (Isto). 3

~ Izvještavanje u sedmodnevnim razmacima također je rezultat izmjene od 6. studenoga 1848., koja se odnosila na prvi nacrt Osnove, jer je u njemu bilo predviđeno izvještavanje u trodnevnim razmacima (sic!).