ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)

Strana - 124

U slučaju da cjeline popisanoga gradiva unutar inventara, odnosno pojedinačni popisi nižih razina nisu reprezentirali arhivske jedinice, utvrđivana su osobito velika odstupanja. Kako takav zahtjev nije formalno apliciran na arhivske popise, nakon provedenog postupka vrednovanja uvriježila se preporuka da se do preoblikovanja popisnih dijelova inventar evidentira kao arhivski popis, neovisno o kvaliteti opisa.

44 Sukladnost sa zahtjevima za iskoristivošću — oblikovanje podataka Koliko god je gotovo nemoguće na dulje vremensko razdoblje pretpostaviti razvoj informacijske tehnologije ili anticipirati kako će se on odraziti na području arhivske struke, jednako je nemoguće ignorirati ili odbaciti privilegije koje nam digitalna obrada i mogućnost olakšanog prijenosa podataka nude danas. Premda uglavnom možemo samo »držati plačeve« u nadi da nismo ispustili iz vida nešto što bi nam, čak i u skorijoj budućnosti, znatno olakšalo ispunjavanje temeljne informacijske zadaće - dostavu ovjerenih informacija na temelju podataka sadržanih u arhivskom gradivu, dužni smo u skladu s općom politikom održivog razvoja uskladiti svoje korake sa sve bržim ritmom razvoja tehnologije i kada se radi o obavijesnim pomagalima u cjelini, i kada se radi o specifičnim načinima oblikovanja u evidencijskom smislu najvažnijeg njihovog dijela - popisa. Budući da nastaju u računalu, pretežno u programu za obradu teksta (MS Word), za sve je popise od 2005. godine nadalje primarno postavljen zahtjev da se oblikuju u tablici, jer se time dugoročno smanjuje utrošak vremena pri prebacivanju podataka iz tekstualne datoteke u programe u kojima su podaci strukturirani tablično, odnosno unutar polja. Ovakav zahtjev za ekonomičnošću od trenutka nastajanja popisa uvjetovan je time što je redovito potrebno manje vremena da se tablično strukturiran zapis prebaci u tekst, nego što je to slučaj kada se tekstualni zapisi prestrukturiraju u zapise u poljima. Nadalje, preporučeno je da se unutar jednog stupca nalazi samo jedan podatak, a ne jedna informacija, koja u većini slučajeva uvijek predstavlja skupove podataka. Osmišljavanje strukture popisa, kao i uvodno istaknut zahtjev za pažljivim planiranjem informacija i skupova podataka na samom početku popisivanja gradiva, izravno je vezano uz zahtjeve za iskoristivošću. Provedbeno, premda smo se u početku susreli s povećanim brojem asistencija u radu s tablicama, inzistiranje na implementirani u »informatičkih privilegija« u poslove izrade popisa danas je dio svakodnevnog rada. Tome je dijelom pridonio i prilog Naputka, podnaslovljen: Opće upute za oblikovanje dokumenata. Cilj Stručnog vijeća nije bio samo podići razinu informatičke pismenosti tamo gdje je njezin nedostatak izravno utjecao na učinkovitost izvršenja poslova,

45 nego i dugoročno stvoriti preduvjete da s minimalnim utroškom vremena i praktički nikakvim financijskim sredstvima osiguramo temelj za eventualnu kasniju izradu baza Primjer ovog slučaja naveden je u bilješci 5. Radi se o osnovnim postupcima pri oblikovanju teksta, a posebno o onima pri kojima je reducirano ili neprikladno upotrebljavanje funkcija tekst editora (npr. oblikovanje bilješki, upotreba fabulatora umjesto razmaknica (»space«), nekorištenje funkcija za prijelom stranica) izravno otežavalo naknadnu obradu teksta.