ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 120
2.4. Arhivski popisi: definiranje kriterija koji se odnose na sadržaj evidencijskog dijela obavijesnog pomagala Svjedoci smo postojanja popisa čija se kvaliteta, neovisno o vrlo davnoj godini izrade, pri svakodnevnom radu uvijek iznova potvrđuje. Takvi pojedinačni i uglavnom nezaobilazni primjeri popisivanja gradiva posljedica su pristupa pri kojem u obzir nije samo uzeta primarna evidencijska funkcija popisivanja podatka, već su prilikom izrade poštivana osnovna obilježja kakvoće informacije - njena iskoristivost i izvan konteksta u kojem primarno nastaje te, posljedično, njena prenosivost. S obzirom na to da današnja obavijesna pomagala pretežno nastaju u digitalnom obliku, postupci pri izradi popisa gradiva trebali bi već u samom početku uzeti u obzir mogućnost migracije podataka te stvoriti optimalne uvjete da postupci prebacivanja podataka, s obzirom na utrošak vremena i količinu potrebnog angažmana, budu što ekonomičniji. Posebno treba istaknuti da je danas, zahvaljujući alatima dostupnim i na najosnovnije opremljenoj konfiguraciji osobnih računala, pri popisivanju gradiva fonda potreba za izradom više popisa (primjerice: popis gradiva unutar nižih arhivskih jedinica, popis gradiva s ograničenim rokovima čuvanja, popis gradiva predloženog za restauraciju, popis gradiva na koje se primjenjuju odredbe o ograničenju dostupnosti) nadomještena zahtjevom za preciznim definiranjem oblika, sadržaja i strukture podataka i definiranjem cjelina podataka koji tvore informaciju. Naime, čak i kada izrađivač obavijesnog pomagala temeljem subjektivno uspostavljenih kriterija pretpostavlja kako je evidentiranjem gradiva u popisu »posao« dovršen, arhiv si, objektivno, ne bi smio dopustiti takav luksuz. Vezano uz sve navedeno, izrađivanje popisa pretpostavlja, uz najosnovnija stručna znanja (primjerice, razlikovanje arhivskih od tehničkih jedinica te poznavanje razlike između sumarnog i analitičkog iskazivanja podataka) i sljedeća znanja i kompetencije: sposobnost razlikovanja podatka (u ovom slučaju strukturne jedinice u popisu) od informacije (intelektualne jedinice), sposobnost formalnog grupiranja podataka, mogućnost anticipiranja cjelovitog seta podataka pri popisivanju gradiva fonda te sposobnost oblikovanja zapisa koji će osigurati preduvjete za eventualnu kasniju migraciju podataka u drugi dokument ili drugi format. Temeljni zahtjevi određeni Naputkom ističu kako bi izbor vrste, oblika i načina organiziranja podatka trebao biti usklađen sa zahtjevima vrste obavijesnog pomagala te bi se trebao zasnivati na arhivističkim kriterijima vezanim uz popisno iskazivanje podataka. Vrednovanje popisnih dijelova obavijesnih pomagala stoga je provedeno na temelju kriterija koji se odnose na: sukladnost s pravilima arhivističkog popisivanja i oblikovanje informacija, sukladnost popisa s vrstom obavijesnog pomagala, o čemu je bilo riječi prethodno tc sukladnost sa zahtjevima za iskoristivošću i prenosivošću, odnosno oblikovanjem podataka. Bezuvjetno su utvrđena dva zahtjeva: prvi se odnosi na točnost podataka iskazanih u popisu, a drugi na uvjet da popisni podaci doista u cijelosti reprezentiraju
