ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 105
Način preuzimanja i predaje Unatoč tome što su osnovni podaci o akviziciji utvrđeni Pravilnikom o primopredaji, a podaci su dostupni u evidencijama DAPA-e, potreba za utvrđivanjem osnovnog seta podataka unutar ovog elementa proizašla je iz činjenice da velik dio arhivskih opisa unutar ovog elementa ne navodi sve dostupne podatke. Analizom je utvrđeno kako se najčešće ispušta osnova primopredaje. Ujedno, utvrđeno je da se vrlo često, prema potpuno subjektivnim kriterijima, ne navode sve akvizicije, odnosno, da se navodi samo prva, samo najveća ili samo posljednja akvizicija te da dopune gradiva fonda, kada se radi o manjim količinama gradiva ili o gradivu koje je prema subjektivnom sudu ocijenjeno »nereprezentativnim«, uopće nisu iskazane unutar sadržaja. Odstupanja od osnovnog seta podataka 18 dosljedno su vrednovana kao velika. Sadržaj Iako je tijekom stručnih konzultacija povodom izrade arhivskih opisa često dobivao odgovor kako je sadržaj ovog elementa opisa najlakše izraditi jer »to nije problem«, analiza je pokazala kako sadržaj Sadržaja uglavnom u nedovoljnoj mjeri daje pravu i iskoristivu informaciju o sadržaju gradiva. Norma ISAD(G) kao Cilj navodi »omogućiti korisnicima da ocijene potencijalno značenje jedinice opisa«, a Pravilo je »sažeto opisati okvir nastanka (vremenski i zemljopisni) i sadržaj (na primjer, vrsta zapisa, opći predmetni sadržaj, upravni postupci) jedinice opisa, sukladno razini opisa.« 19 Više nego drugdje, na mjestu gdje je »jasno što se traži« pokušali smo osvijestiti pitanje »Za koga pišem?«, ponudivši naoko neodređen odgovor: »Pišeš za sve one koji ne znaju gdje da traže.« Naime, ovaj element opisa implicitno se obraća onima koji upućuju tematske, odnosno sadržajne upite ili onima na čije je zahtjeve za dohvatom informacije i gradiva teško odgovoriti konzultirajući samo dijelove opisa koji se odnose na organizacijski ustroj stvaratelja ili na plan sređivanja. Upravo iz tog razloga, prilikom izrađivanja Naputka, a kasnije i vrednovanja, najteže je bilo usustaviti kriterije. Naime, gotovo je nemoguće utvrditi set podataka za sadržaj Sadržaja. Minimalno, osim što bi u sadržaj ovog elementa trebali ući podaci na temelju najmanje dva formalna kriterija: obliku (primjerice, pisma, transkripti, zapisnici ili dr.) i sadržaju 6. PODACI O OBAVIJESNIM POMAGALIMA NAPRAVLJENIM PRIJE PREUZIMANJA U ARHIV, ukoliko su izrađena. 7. PODACI O GRADIVU FONDA NAKON PREUZIMANJA U ARHIV. Podaci uključuju samo najosnovnije podatke o akviziciji (godinu preuzimanja i predavatelja). Unutar povijesti fonda u arhivu treba navesti sve podatke o spajanju i dijeljenju fonda, podatke o prethodnim sređivanjima (tko, kada i što je napravljeno). Ukoliko postoje ranije izrađena obavijesna pomagala treba taj podatak navesti kao opći uz. uputnicu na element opisa Obavijesna pomagala (vidi...). 18 Treba obuhvatiti sve akvizicije, ukoliko ih je bilo više. Za svaku akviziciju treba navesti: kada je preuzeto gradivo, je li gradivo preuzeto od stvaratelja ili imatelja i tko je predavatelj, osnovu primopredaje te spis na temelju kojega je izvršena primopredaja, uz. nadnevak i registraturnu oznaku spisa u bilješci. Ukoliko je bilo više primopredaja, podaci o svakoj pojedinoj primopredaji nadovez.uju se kronološki, od najstarijeg prema najmlađem. 19 1SAD(G), 3.3.1.
